ERP環(huán)境下業(yè)務(wù)流程重組的探討

賈亦晨

【摘 要】隨著大型企業(yè)的擴(kuò)張發(fā)展及“大企業(yè)病”現(xiàn)象的出現(xiàn)，傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的處理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今的財(cái)務(wù)管理要求，對(duì)其業(yè)務(wù)流程重組的需求勢(shì)在必行。在ERP的環(huán)境下，許多企業(yè)都對(duì)傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組。文章以ZJ公司為例，對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組進(jìn)行了相關(guān)探討。

【關(guān)鍵詞】ERP;業(yè)務(wù)流程重組;財(cái)務(wù);信息化

【中圖分類號(hào)】F232 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2019）03-0193-02

1 ERP系統(tǒng)的相關(guān)概念

ERP系統(tǒng)的全稱是企業(yè)資源計(jì)劃，是以現(xiàn)有的信息技術(shù)為依托，將信息科學(xué)技術(shù)與現(xiàn)代企業(yè)管理思想相結(jié)合。利用統(tǒng)一而集成的數(shù)據(jù)平臺(tái)，為企業(yè)管理層的相關(guān)決策提出適當(dāng)意見及指出基層員工的業(yè)務(wù)工作的不足并完善。ERP信息管理系統(tǒng)改變了原有的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理模式，更新了現(xiàn)代化的財(cái)務(wù)信息管理，有助于提高企業(yè)的工作質(zhì)量和效率。

2 ZJ公司對(duì)于業(yè)務(wù)流程重組的需求

ZJ公司之前應(yīng)用了U8物資管理系統(tǒng)，但是由于各種原因只有一部分部門應(yīng)用，未能實(shí)現(xiàn)采購(gòu)、采購(gòu)詢價(jià)、采購(gòu)合同確立、采購(gòu)訂貨、到貨、入庫(kù)、發(fā)票結(jié)算、付款、材料領(lǐng)用成本核算一體化應(yīng)用;同時(shí)，很多審批流需要在OA系統(tǒng)中審批，審批完畢后需要手工錄入U(xiǎn)8系統(tǒng)中，導(dǎo)致工作量重復(fù)，不利于企業(yè)內(nèi)控。從整體來看，依然存在大量信息孤島，軟件平臺(tái)眾多、各自分算、信息共享度不高，以及工作效率低等問題。

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，公司經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量和業(yè)績(jī)持續(xù)上升，根據(jù)ZJ公司降本增效的要求，如何進(jìn)行成本管理管控，降低企業(yè)生產(chǎn)成本，成為公司信息化建設(shè)的重點(diǎn)。根據(jù)公司信息化建設(shè)方向，原系統(tǒng)不足之處主要體現(xiàn)3個(gè)方面：第一，信息系統(tǒng)使用深度不夠、系統(tǒng)無法為公司提供決策數(shù)據(jù);第二，信息系統(tǒng)集成度不高、數(shù)據(jù)無法共享，系統(tǒng)之間信息無法及時(shí)更新，大量工作靠人工完成，效率低下;第三，信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程未與ZJ公司系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接。

因此，ZJ公司建立了一套能夠優(yōu)化、整合現(xiàn)有信息系統(tǒng)的管理平臺(tái)，即ERP系統(tǒng)。該系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了公司信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的共享，從而重塑會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程，進(jìn)而提高公司的管理水平和各級(jí)管理人員的業(yè)務(wù)水平。

3 業(yè)務(wù)流程重組的具體流程設(shè)計(jì)

ERP系統(tǒng)功能覆蓋企業(yè)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、OA集成等各個(gè)方面。ZJ公司的ERP系統(tǒng)為用友ERP系統(tǒng)，該系統(tǒng)的主要功能模塊分為兩個(gè)部分，即業(yè)務(wù)管理模塊和財(cái)務(wù)管理模塊。

3.1 采購(gòu)管理流程設(shè)計(jì)

ERP系統(tǒng)中的發(fā)票結(jié)算替代了之前人工記錄的暫估結(jié)算，結(jié)算時(shí)只需選取系統(tǒng)內(nèi)已有的入庫(kù)單據(jù)，形成相應(yīng)的發(fā)票、結(jié)算單，能夠根據(jù)發(fā)票清單明確到具體經(jīng)銷商的具體物資結(jié)算情況，做到有據(jù)可查，便利了與經(jīng)銷商的對(duì)賬過程。采購(gòu)業(yè)務(wù)的全部流程都交由采購(gòu)管理模塊處理，目前系統(tǒng)處理普通采購(gòu)、固定資產(chǎn)采購(gòu)、火工采購(gòu)等多種業(yè)務(wù)類型，后期計(jì)劃通過與供應(yīng)商協(xié)同實(shí)現(xiàn)企業(yè)零庫(kù)存管理，即供應(yīng)商將貨物存放在倉(cāng)庫(kù)，使用一批則結(jié)算一批。

整個(gè)采購(gòu)管理的目標(biāo)是降低企業(yè)采購(gòu)成本，減少不良進(jìn)料，提高采購(gòu)過程效率，改進(jìn)企業(yè)采購(gòu)流程，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)總體的物料持有成本。

3.2 庫(kù)存管理流程設(shè)計(jì)

倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)已簽訂的采購(gòu)合同生成采購(gòu)訂單，在實(shí)際收到貨物時(shí)，經(jīng)過驗(yàn)貨，確認(rèn)貨物無損壞時(shí)，再將貨物入庫(kù)，生成采購(gòu)入庫(kù)單。這樣可及時(shí)記錄采購(gòu)合同的具體到貨情況。再根據(jù)實(shí)際到貨情況入庫(kù)，及時(shí)增加庫(kù)存，而各使用單位也可及時(shí)查到所報(bào)物資的領(lǐng)用情況，相較于之前電話溝通或是直接到供銷部查詢，為生產(chǎn)單位提供了極大的便利，能夠更好地配合企業(yè)的生產(chǎn);在實(shí)行業(yè)務(wù)流程重組后，將出庫(kù)業(yè)務(wù)由供應(yīng)銷售部及機(jī)械動(dòng)力部的核算員統(tǒng)一出庫(kù)改為由各使用部門獨(dú)立出庫(kù)，同時(shí)結(jié)合OA系統(tǒng)，將原有的領(lǐng)導(dǎo)手簽出庫(kù)單變?yōu)樵诰€審批出庫(kù)單，既節(jié)約了領(lǐng)用單位排隊(duì)開票的時(shí)間，又給使用單位提供了便利。同時(shí)，ERP系統(tǒng)能夠即時(shí)記錄每種物資的入庫(kù)、出庫(kù)情況，確保庫(kù)存準(zhǔn)確無誤。

一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膸?kù)存管理系統(tǒng)包括庫(kù)存業(yè)務(wù)、庫(kù)存控制、庫(kù)存分析3個(gè)方面，能夠?qū)崟r(shí)動(dòng)態(tài)地反映存貨的收發(fā)存的具體情況，在存貨管理發(fā)生非常情況（例如缺貨、積壓等情形）時(shí)，能夠及時(shí)預(yù)警，為有效解決非正常情況爭(zhēng)取了時(shí)間，提供了充分且必要的信息。

3.3 成本管理流程設(shè)計(jì)

月末各項(xiàng)出庫(kù)業(yè)務(wù)及結(jié)算工作完成時(shí)，財(cái)務(wù)人員需全面審核材料出庫(kù)單，檢查采購(gòu)發(fā)票的審核及結(jié)算情況，在確認(rèn)操作無誤時(shí)，在U8系統(tǒng)進(jìn)行月末結(jié)賬。同時(shí)，按照對(duì)應(yīng)單據(jù)依次生成憑證：采購(gòu)入庫(kù)單（報(bào)銷與暫估）、紅字回沖單、藍(lán)字回沖單、出入庫(kù)調(diào)整單、材料出庫(kù)單、材料成本差異結(jié)轉(zhuǎn)單，憑證生成后通過U8系統(tǒng)傳遞到NC系統(tǒng)中。以上6類單據(jù)均為系統(tǒng)自動(dòng)生成，減少了人工操作的失誤，增加了核算的準(zhǔn)確性，極大地提高了工作效率。

存貨核算系統(tǒng)將企業(yè)存貨的收發(fā)存業(yè)務(wù)作為最主要的核算對(duì)象，實(shí)時(shí)了解存貨的入庫(kù)、出庫(kù)及結(jié)余情況，高效且準(zhǔn)確地完成對(duì)各項(xiàng)成本的分配，為企業(yè)做出正確的成本管理決策提供了有力的信息支撐。

3.4 財(cái)務(wù)管理流程設(shè)計(jì)

（1）總賬管理?？傎~管理主要包括建賬，輸入、審核、過賬等日常記賬憑證處理，查詢打印賬簿，以及輸出日記賬、一般明細(xì)賬、總分類賬等功能。為滿足不同用戶提供不同格式的報(bào)表，報(bào)表系統(tǒng)在賬務(wù)處理的基礎(chǔ)上支持自定義生成各種財(cái)務(wù)報(bào)表。這在一定程度上保證了財(cái)務(wù)管理者獲取財(cái)務(wù)信息的時(shí)效性，便于針對(duì)當(dāng)前市場(chǎng)形勢(shì)制定新型財(cái)務(wù)戰(zhàn)略。總賬模塊支持分部門、分往來單位、分個(gè)人、分項(xiàng)目及數(shù)量核算等多種輔助核算;總賬模塊支持外幣業(yè)務(wù)，可以錄入任何幣種的憑證并進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)分析，支持期末自動(dòng)計(jì)算匯兌損益并生成記賬憑證。本次建設(shè)管理信息系統(tǒng)將通過接口將單位經(jīng)營(yíng)的財(cái)務(wù)憑證自動(dòng)傳遞到集團(tuán)的NC系統(tǒng)中，既滿足公司的管理需要，也滿足集團(tuán)的管理要求。

（2）應(yīng)收款管理。業(yè)務(wù)流程重組前，客戶直接向銷售部門下訂單，然后將這些訂單明細(xì)打印分交于倉(cāng)儲(chǔ)部門和財(cái)務(wù)部門，按訂單明細(xì)發(fā)貨給客戶，同時(shí)附寄貨物簽收單，在客戶核對(duì)貨物明細(xì)無誤，寄回簽收單后，財(cái)務(wù)部門將訂單、發(fā)票和簽收單整理歸檔，在收到貨款時(shí)，整理入賬。由于各個(gè)分公司的客戶檔案的保密性，因此加大了集團(tuán)內(nèi)部各分公司、子公司與同一家信譽(yù)不佳的客戶合作的可能性，加大了壞賬風(fēng)險(xiǎn)。在業(yè)務(wù)流程重組后，所有客戶的信息都統(tǒng)一存儲(chǔ)于財(cái)務(wù)共享中心，有效地避免了這種意外損失。通過業(yè)務(wù)流程重組后，該業(yè)務(wù)模塊將針對(duì)應(yīng)收賬款的產(chǎn)生，沖銷并進(jìn)行分析作為模塊目標(biāo)，可以實(shí)時(shí)查詢某一類項(xiàng)的應(yīng)收賬款余額，并根據(jù)應(yīng)收賬款產(chǎn)生的日期，推算賬齡，以便于下一步催賬行動(dòng)的實(shí)施。而且可以依據(jù)各項(xiàng)應(yīng)收賬款的到期狀況規(guī)劃現(xiàn)金來源。企業(yè)產(chǎn)品銷售形成的應(yīng)收款，可通過出貨管理自動(dòng)轉(zhuǎn)入，財(cái)務(wù)部和銷售部可加強(qiáng)資金管理和客戶信用額度管理。

（3）應(yīng)付款管理。業(yè)務(wù)流程重組前，一張單據(jù)需要層層審批，層層傳遞，耗時(shí)久，效率低，這種低效率的傳遞和審批方式往往會(huì)使企業(yè)喪失較好的付款時(shí)期，有時(shí)甚至逾期而必須繳納一定的違約金。這無疑加大了業(yè)務(wù)人員的工作量和追求準(zhǔn)確性的難度。在業(yè)務(wù)流程重組后，各地的項(xiàng)目部門的采購(gòu)申請(qǐng)?jiān)诮?jīng)過審核后會(huì)錄入企業(yè)的ERP系統(tǒng)中，生成采購(gòu)編號(hào)，采購(gòu)部門在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中查找到相關(guān)信息，通過系統(tǒng)錄入采購(gòu)訂單并生成訂單編號(hào)，并聯(lián)系供應(yīng)商為企業(yè)供貨，供應(yīng)商在向企業(yè)發(fā)貨的同時(shí)會(huì)附寄交易發(fā)票，由庫(kù)存管理部門在收到貨時(shí)進(jìn)行驗(yàn)貨，不合格的貨物和發(fā)票會(huì)被退回，合格的貨物將進(jìn)行驗(yàn)收和確認(rèn)收貨，應(yīng)付項(xiàng)目組會(huì)在系統(tǒng)中確認(rèn)付款，并生成付款憑證。這一系列的流程均通過線上操作，可以實(shí)時(shí)跟蹤每個(gè)訂單的進(jìn)度，減少了層級(jí)傳遞帶來的失誤和業(yè)務(wù)處理時(shí)間，加大了財(cái)務(wù)管理中心對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的管控。

4 結(jié)語(yǔ)

傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程無法適應(yīng)當(dāng)今復(fù)雜的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的需要，因此必須在ERP的系統(tǒng)平臺(tái)上進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組。通過業(yè)務(wù)流程重組，使企業(yè)無論是從具體的業(yè)務(wù)，還是宏觀的管理方面，都有了較大的進(jìn)步，具體表現(xiàn)為以4個(gè)方面。第一，提升業(yè)務(wù)管理效率，管理層無需登陸復(fù)雜的U8系統(tǒng)門戶界面，即可輕松參與到企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)中的業(yè)務(wù)審批與監(jiān)控，有效提高了業(yè)務(wù)管理效率。第二，提高了具體業(yè)務(wù)的工作效率，數(shù)據(jù)無需多次輸入，避免了U8系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，工作繁瑣度和數(shù)據(jù)出錯(cuò)的概率大大降低，工作效率得到提升。第三，減少了業(yè)務(wù)糾紛，業(yè)務(wù)審批意見在OA系統(tǒng)中清晰可見，業(yè)務(wù)來龍去脈了如指掌，問題根源不再難查究竟，業(yè)務(wù)節(jié)奏及業(yè)務(wù)準(zhǔn)度有效提升。第四，解決遠(yuǎn)程應(yīng)用問題，解決異地機(jī)構(gòu)人員業(yè)務(wù)單據(jù)上報(bào)和審批困難。

經(jīng)由業(yè)務(wù)流程的重組，實(shí)現(xiàn)了ERP系統(tǒng)中的各個(gè)子模塊的無縫對(duì)接，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)層與管理層信息的共享和集成，從而使經(jīng)營(yíng)活動(dòng)更高效運(yùn)營(yíng)，也使管理層對(duì)企業(yè)實(shí)施的管理措施更加行之有效。

參 考 文 獻(xiàn)

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[2]蓋麗瑋.淺探會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組[J].財(cái)會(huì)月刊，2008

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[3]孫浩.業(yè)務(wù)流程再造研究[J].中外企業(yè)家，2014（8）.

[責(zé)任編輯：高海明]