大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

孫愛(ài)武

摘 要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，對(duì)檔案管理模式變化進(jìn)行深入研究是當(dāng)前發(fā)展的必然趨勢(shì)。不僅如此，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)意識(shí)到檔案部門的重要性，并給予大力支持，只有這樣才能推動(dòng)檔案工作在未來(lái)的道路上得到良好的發(fā)展，進(jìn)而為經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出重要的貢獻(xiàn)。本文基于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用展開(kāi)論述。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);信息技術(shù);檔案管理中的運(yùn)用

引言

我國(guó)當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度較快，促進(jìn)大數(shù)據(jù)也在快速發(fā)展，也在各個(gè)行業(yè)中得到了廣泛推廣和運(yùn)用，但隨大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的快速發(fā)展，就需要相關(guān)部門和工作人員提高對(duì)其的重視程度，并將傳統(tǒng)檔案管理形式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，確保檔案管理工作能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價(jià)值，并滿足時(shí)代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)，最終保障社會(huì)經(jīng)濟(jì)能夠逐漸實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

1檔案管理理論的新挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著檔案管理對(duì)象在形成形態(tài)和結(jié)構(gòu)方式的變化，利用原有的理論去指導(dǎo)檔案數(shù)據(jù)的管理顯得有點(diǎn)力不從心，就像張芳霖學(xué)者所說(shuō)的：“可以發(fā)現(xiàn)，每一次檔案資源范疇和檔案信息形式的變化，都會(huì)對(duì)現(xiàn)有的檔案學(xué)理論帶來(lái)挑戰(zhàn)，當(dāng)現(xiàn)有檔案學(xué)理論相遇大數(shù)據(jù)時(shí)，很多理論也表現(xiàn)出短板與無(wú)奈”;“更值得一提的是，大數(shù)據(jù)表現(xiàn)出來(lái)的活力似乎還不能用現(xiàn)有的理論將其概括，或許將會(huì)有新的理論來(lái)為將要發(fā)生的檔案理論變革奠定基礎(chǔ)”。

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理理論出現(xiàn)了危機(jī)和反常，面臨著新的挑戰(zhàn)。理論深度層面，表現(xiàn)為現(xiàn)有理論適應(yīng)性不足。比如，運(yùn)用職能鑒定法去鑒定大數(shù)據(jù)環(huán)境產(chǎn)生的數(shù)量大、來(lái)源廣、類型多以及數(shù)據(jù)權(quán)屬不清的歸檔文件在增加工作量的同時(shí)也會(huì)影響文件鑒定的準(zhǔn)確性，這就會(huì)對(duì)文件鑒定理論產(chǎn)生一定的沖擊。

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的新現(xiàn)象和新特征表現(xiàn)深受大數(shù)據(jù)理念方法的影響，檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、鑒定和利用等管理環(huán)節(jié)的管理都要體現(xiàn)大數(shù)據(jù)的理念，但是目前除了唐霜提出的以“條”為基本單位、用索引取代來(lái)源、不過(guò)度依賴全宗的大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案整理理論的思考外未有直接與大數(shù)據(jù)相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)管理理論。這就需要我們?cè)诜治鰝鹘y(tǒng)文件管理理論在大數(shù)據(jù)時(shí)代適用性的基礎(chǔ)之上，補(bǔ)舊創(chuàng)新，將大數(shù)據(jù)研究領(lǐng)域認(rèn)可的基本原則，數(shù)據(jù)管理的理論和方法與檔案數(shù)據(jù)的特征進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，形成大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)管理理論的建構(gòu)，創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)管理理論，促進(jìn)檔案管理理論的發(fā)展和創(chuàng)新，完成大數(shù)據(jù)背景下檔案管理范式的轉(zhuǎn)型。

2利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

2.1檔案信息整合需要結(jié)合大數(shù)據(jù)的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)的接連沖擊，導(dǎo)致檔案管理工作在短時(shí)間沒(méi)能及時(shí)進(jìn)行檔案信息的全面轉(zhuǎn)化，進(jìn)而造成很多信息記錄是由紙質(zhì)、圖像、數(shù)據(jù)等多種形式結(jié)合，而且在管理形式上出現(xiàn)各種不同類型、不同數(shù)據(jù)庫(kù)下的檔案信息管理，并且彼此間并不能完全兼容，出現(xiàn)孤島型檔案信息分布的情況。借助大數(shù)據(jù)可以盡快整合各類型檔案資源，轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，一定程度上可以有效避免出現(xiàn)檔案信息遺漏丟失情況。

2.2是檔案信息資源充分開(kāi)發(fā)的需要

檔案管理工作主要就是國(guó)家、社會(huì)以及企業(yè)保存檔案信息并提供相關(guān)服務(wù)，機(jī)構(gòu)內(nèi)存儲(chǔ)著豐富的信息資源，但在以往工作中，由于信息處理能力有限，技術(shù)應(yīng)用不足，以及管理人員檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，這些信息資源的價(jià)值沒(méi)有被充分發(fā)掘出來(lái)，再加上現(xiàn)今更多的數(shù)據(jù)資源源源不斷地融入進(jìn)來(lái)，根本不是人力能夠處理完成的，需要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理分析并整合，盤(pán)活所有的檔案信息，將其中的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，具有巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作中存在的問(wèn)題

3.1缺乏專業(yè)化的人才

我國(guó)當(dāng)前大部分單位在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，還是會(huì)采取傳統(tǒng)管理工作的方式，這樣就會(huì)導(dǎo)致不能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，并且還缺乏專業(yè)化的處理人員，其自身的專業(yè)化水平與綜合素質(zhì)也不能夠滿足相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，從而阻礙檔案管理工作的快速發(fā)展。

3.2管理方式不科學(xué)

盡管單位里都制定了嚴(yán)格的管理制度，但是由于管理方式的不科學(xué)，組卷及具體保管方式不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。隨著信息時(shí)代以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)在檔案管理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。但是由于不健全的信息系統(tǒng)，導(dǎo)致事業(yè)單位未能實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。特殊的部門，存在人員流動(dòng)性大，相對(duì)不穩(wěn)定等特點(diǎn)，檔案管理難免會(huì)出現(xiàn)收集不及時(shí)、歸檔不規(guī)范，應(yīng)用技術(shù)不科學(xué)等問(wèn)題。這就要求相關(guān)責(zé)任主體一定要做到權(quán)責(zé)認(rèn)知，科學(xué)管理。

3.3不能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一備份

我國(guó)當(dāng)前各個(gè)地區(qū)的各個(gè)單位都是通過(guò)其自身的方式對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行管理，不能夠在全國(guó)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣就會(huì)對(duì)檔案管理工作的水平和效率造成影響，從而導(dǎo)致信息經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)安全方面的問(wèn)題。

4加強(qiáng)檔案管理工作水平的措施

4.1提高信息化共享平臺(tái)建設(shè)工作的水平

我國(guó)當(dāng)前各個(gè)行業(yè)的發(fā)展速度較快，而相關(guān)部門在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過(guò)程中，都會(huì)產(chǎn)生不同的交際和聯(lián)系，這就需要相關(guān)部門和工作人員提高對(duì)信息化共享平臺(tái)建設(shè)工作的重視程度，從而保障能夠滿足各個(gè)行業(yè)發(fā)展過(guò)程中的需求和標(biāo)準(zhǔn)。

4.2強(qiáng)創(chuàng)新，加大檔案服務(wù)能力建設(shè)

對(duì)檔案利用服務(wù)體系加以完善實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新，可以從以下幾個(gè)方面著手：一方面，應(yīng)當(dāng)采取有效措施加快檔案資源開(kāi)放的腳步，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)檔案資源，檔案部門應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“公開(kāi)為原則，不公開(kāi)為例外”的理念不動(dòng)搖，并且應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間公布已經(jīng)超過(guò)保管期限的檔案，最大程度做到應(yīng)開(kāi)應(yīng)盡，保障保密檔案的安全;另一方面，加大檔案服務(wù)理念的創(chuàng)新力度，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案資源若想達(dá)到物盡其用的效果，那么檔案部門就應(yīng)對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行剖析，并建立相應(yīng)的知識(shí)庫(kù)。除此之外，對(duì)于檔案利用者來(lái)說(shuō)，他們會(huì)依據(jù)自身的需求對(duì)檔案服務(wù)水平提出相應(yīng)的要求，檔案部門應(yīng)對(duì)他們提出的要求引起必要的重視，對(duì)以往的檔案利用服務(wù)理念做出恰當(dāng)?shù)恼{(diào)整，緊跟時(shí)代的步伐，為檔案利用服務(wù)開(kāi)辟一條新的道路。

4.3促進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)工作的開(kāi)展

檔案管理工作在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展目標(biāo)的情況下，就能夠直接通過(guò)先進(jìn)化的技術(shù)直接對(duì)信息進(jìn)行檢索，還能夠通過(guò)微信公眾號(hào)的方式，實(shí)現(xiàn)公眾號(hào)檔案查詢發(fā)展的目標(biāo)，從而保障能夠進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化水平。

4.4提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響整套檔案管理工作。一是要轉(zhuǎn)變陳舊的思想觀念。將“新鮮血液”注入到檔案管理工作的隊(duì)伍中，選擇學(xué)歷中上、能力中上的職員開(kāi)展檔案管理工作。二是要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。將最前端的技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，提高檔案管理的科學(xué)性、實(shí)效性。

結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)作為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的重要應(yīng)用技術(shù)，不僅能夠快速處理日益復(fù)雜繁多的數(shù)據(jù)，而且可以有效保證數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)穩(wěn)定以及存儲(chǔ)安全，是當(dāng)下眾多領(lǐng)域都在不斷探索和發(fā)掘應(yīng)用創(chuàng)新的重要技術(shù)。以信息管理為核心的檔案管理工作，將大數(shù)據(jù)融入其中可以有效解決面臨的檔案信息量大、復(fù)雜等問(wèn)題，規(guī)范檔案管理工作內(nèi)容，提高工作效率和服務(wù)能力，是構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系的重要組成部分。

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