企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式探析

韓雪

【摘 要】：企業(yè)的檔案管理工作現(xiàn)如今已經(jīng)成為了企業(yè)管理工作的重要的一部分，需要緊跟時代的腳步，積極地進(jìn)行創(chuàng)新，這也是企業(yè)能夠穩(wěn)定地立足于當(dāng)今社會的重中之重。企業(yè)檔案是基礎(chǔ)性的信息資源，能夠?qū)⑸a(chǎn)、科研以及人力資源等內(nèi)容有效地保存下來，將企業(yè)發(fā)展的每一步都清晰地記錄下來，能夠讓企業(yè)管理者更加直觀地感受到企業(yè)的發(fā)展。本文主要分析了當(dāng)前階段的檔案管理的常見模式及不足，以及如何轉(zhuǎn)變發(fā)展模式，才能夠促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】：檔案;創(chuàng)新;管理

【中圖分類號】R271.6【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1672-3783（2019）06-03--01

在現(xiàn)代化發(fā)展迅猛的當(dāng)代社會，企業(yè)單位內(nèi)部管理的好壞已經(jīng)成為了企業(yè)能否在新時代中乘風(fēng)破浪，獲得先機(jī)的決定因素，也是影響企業(yè)競爭力的核心因素，所以企業(yè)要想提升管理能力，需要注重檔案管理的優(yōu)化力度，以及要提升信息資源的開發(fā)力度，這也是大多數(shù)企業(yè)在現(xiàn)階段發(fā)展的重要目標(biāo)。

1 當(dāng)前檔案管理的常見模式

1.1 分散管理模式

分散管理主要是各個部門自行管理的模式，企業(yè)的檔案信息按照不同的分類被分到各個部門，但是這種分散管理有著嚴(yán)重的弊端。這種管理模式因?yàn)槿狈?yán)格標(biāo)準(zhǔn)的管理制度，導(dǎo)致了各種資源使用和開發(fā)都是根據(jù)部門的實(shí)際要求做出的，雖然在某種程度上管理更加人性化，更加靈活，但是由于檔案的分散性，導(dǎo)致在總體信息管理上會出現(xiàn)信息不連貫的情況，檔案管理的協(xié)同效率，也降低了辦事效率，影響企業(yè)效益。

1.2 集中管理模式

集中管理模式是指企業(yè)檔案管理工作由一個部門集中統(tǒng)一管理，在規(guī)章制度下按照流程管理，這種管理模式雖然比較集中系統(tǒng)，但是操作難度較大，因?yàn)闄n案管理涉及的內(nèi)容很多，信息資源巨大，一個或者部分部門進(jìn)行管理并不切實(shí)際，在某種程度上可能會出現(xiàn)偷工減料等情況。

1.3 信息一體化管理模式

信息一體化管理模式主要是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這種管理模式將傳統(tǒng)管理和現(xiàn)代管理結(jié)合到了一起，從而成為了一種較為科學(xué)合理的管理模式，也能夠充分地對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，在此基礎(chǔ)上充分地對資源進(jìn)行開發(fā)和利用，也顯示出檔案信息管理的巨大優(yōu)勢和價值。

2 檔案管理服務(wù)模式在轉(zhuǎn)型階段所出現(xiàn)的問題

2.1 管理者沒有正確地認(rèn)識檔案信息管理的重要性

有些企業(yè)中的管理者一直沒有意識到檔案管理工作的重要性，許多員工也沒有正確認(rèn)識到檔案管理工作的實(shí)際功用，并且覺得檔案管理部門無法創(chuàng)造出具體的經(jīng)濟(jì)效益，沒有什么經(jīng)濟(jì)價值。而且很多人把檔案管理工作僅僅當(dāng)成是信息的一種收集，這樣就使檔案管理真正的價值得不到開發(fā)，也為檔案的管理工作帶了很多障礙。這種情況普遍存在，也就很難推動檔案管理工作的開展。

2.2 沒有建立健全的管理機(jī)制

檔案管理服務(wù)體系沒有建立健全的管理機(jī)制，這也是檔案管理中常見的問題之一。在檔案信息管理方面存在的最大的不足是沒有行之有效的管理平臺，基礎(chǔ)設(shè)施的相對落后導(dǎo)致了工作效率低下。這些導(dǎo)致了企業(yè)在市場中無法占據(jù)優(yōu)勢地位，由此循環(huán)往復(fù)，工作效率進(jìn)一步降低，導(dǎo)致重要的檔案信息損毀，從而影響到企業(yè)的決策，以及核心競爭力的下降。

2.3 檔案的信息化建設(shè)滯后

現(xiàn)代化的信息檔案管理的主要手段與信息技術(shù)緊密相關(guān)，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息化的水平也嚴(yán)重地影響著檔案管理的工作，二者如果沒有達(dá)到動態(tài)的平衡，就很容易導(dǎo)致檔案管理工作的進(jìn)度。而相關(guān)人員對檔案管理的漠視，導(dǎo)致了相關(guān)投入的缺乏，使檔案管理工作與信息管理無法同步，無形中大大拉低了檔案管理的水平。

2.4 管理者自身素質(zhì)不高

檔案管理工作的管理者有些是從別的部門調(diào)動過去的，有些是沒有經(jīng)過嚴(yán)密地篩選，在某種程度上管理者并不專業(yè)，也可能沒有經(jīng)驗(yàn)，自身素質(zhì)不過硬，導(dǎo)致了檔案管理缺乏科學(xué)性以及合理性。從另一個方面看，這也是企業(yè)對檔案管理工作不重視導(dǎo)致的，管理者不熟悉流程，對檔案管理工作沒有清晰的概念，就更不用說如何改變現(xiàn)在的局面，使檔案管理工作朝著科學(xué)合理的方向發(fā)展。

3 創(chuàng)新檔案管理的新模式

3.1 創(chuàng)新檔案管理

首先需要從整體上構(gòu)建一個管理目標(biāo)，朝著這個目標(biāo)努力。在時代浪潮中，我國企業(yè)要面對著傳統(tǒng)管理模式與思想觀念和新的管理模式的沖擊，因此要利用知識管理來對檔案信息進(jìn)行管理，這也是目前許多企業(yè)正在努力的方向。企業(yè)根據(jù)知識管理理論，對不同的檔案進(jìn)行歸類保存，建立信息化的數(shù)據(jù)庫，這樣不僅提高了搜索效率，也為現(xiàn)代化的檔案管理提供了實(shí)踐依據(jù)，為企業(yè)能夠進(jìn)行科學(xué)化的決策做出了重大的貢獻(xiàn)。

3.2 完善檔案分類管理體系

大多數(shù)企業(yè)仍然采取的是傳統(tǒng)的檔案分類管理體系，這樣雖然能夠使檔案之間具備一定的聯(lián)系，卻增加了后期搜索的工程量，使查詢過程變得繁瑣，工作效率低下。因此企業(yè)需要完善檔案分類管理體系，應(yīng)該將信息以單元的方式進(jìn)行管理，對每一類的檔案進(jìn)行編號，使信息能夠滿足查詢者的需求，在查找的時候能夠降低搜索時間，不僅提高了工作的質(zhì)量，也提高了工作效率。除此之外，企業(yè)還需要對檔案室以及檔案需要的信息進(jìn)行調(diào)研，在此基礎(chǔ)之上再進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展需要合格的人才，這就需要提高檔案管理人員的職業(yè)能力和專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)在招聘時應(yīng)該篩選具備合格素養(yǎng)的優(yōu)秀人才，管理者也需要在工作的過程中不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高自己的專業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)也要定期地對員工進(jìn)行培訓(xùn)，不斷地更新知識，讓管理者提高管理的能力水平，保證新型的檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案管理者需要重新審視自己的工作定位，加強(qiáng)自己的工作能力，從而提高自己的檔案管理效率。

3.4 提高檔案管理服務(wù)水平

企業(yè)應(yīng)該提高管理服務(wù)的水平，對檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。企業(yè)需要將服務(wù)管理的理念與檔案管理工作進(jìn)行融合，將傳統(tǒng)的檔案管理的被動式變成一種主動的、自動化的服務(wù)模式，改善傳統(tǒng)的檔案管理中的記錄，企業(yè)也要結(jié)合科學(xué)技術(shù)，通過整合檔案信息建立數(shù)據(jù)庫，從而提高檔案管理服務(wù)的水平。

結(jié)束語：

在我國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展過程中，信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)遍布了社會中的各個角落，也對企業(yè)內(nèi)部的信息管理工作也提出了更多的要求。檔案管理是企業(yè)內(nèi)部信息管理工作的基礎(chǔ)，只有將檔案管理工作做到位，才能建立起一個完整的內(nèi)部控制體系，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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