基于檔案管理員檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策研究

劉波

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）2-107-02

摘 要 現(xiàn)如今，檔案管理在我國社會發(fā)展中占據(jù)著重要的單位，作為記載個人或者團(tuán)體發(fā)展的歷史載體，對于人才的開發(fā)以及人才的科學(xué)利用都具有很重要的意義。隨著我國信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，在新的形勢下傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能夠滿足社會生產(chǎn)的發(fā)展需要，為了能夠更好的與現(xiàn)代化社會的發(fā)展完美結(jié)合，更好的適應(yīng)現(xiàn)代化社會的科學(xué)管理水平，我們必須要提高對檔案的管理水平。因此，建設(shè)好檔案信息管理，提升檔案管理的規(guī)范化就顯得格外重要了。本文對于日常單位的檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并針對相關(guān)管理條例的策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞 檔案管理 工作現(xiàn)狀 對策研究

一、完善檔案管理建設(shè)的必要性

（一）我國信息化管理工作的迫切需要

隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，信息資源已經(jīng)發(fā)展成為人類經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)的一項重要資源，信息資源的的發(fā)展離不開檔案資料的記載。檔案作為記載各項信息發(fā)展的歷史載體更是得到人們的廣泛關(guān)注與重視。尤其是近幾年來信息資源管理在社會發(fā)展中的重要作用凸顯，再加上現(xiàn)代社會中信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，各個單位由于信息化的建設(shè)加強(qiáng)，對于檔案管理的規(guī)范化要求也隨之提升，所以對檔案進(jìn)行信息化管理是當(dāng)今社會發(fā)展提出迫切的要求。

（二）提高工作效率和工作質(zhì)量

檔案管理記載了各項資料的歷史載體，必然會有大量的信息不斷更新，我們對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)不僅可以提升對于檔案信息管理的速度，而且對于一些新舊更替的信息還可以進(jìn)行及時的更新補充，將更新后的實時信息與大家共享，成為共享資源。通過對檔案管理的信息化建設(shè)可以在一定程度上消除傳統(tǒng)紙質(zhì)工作的繁瑣流程，對于檔案管理的工作人員來說減少了很大的勞動量，可以預(yù)留出更多的時間進(jìn)行業(yè)務(wù)知識補充，對于個人的發(fā)展來說也是有一定的輔助作用的。信息數(shù)據(jù)庫上有關(guān)于員工和干部的最新考核信息，對于提升工作效率以及提升員工的工作質(zhì)量有很大的幫助，因為通過這些電子信息的瀏覽就能夠篩選出最有價值的信息，且各項信息不斷更新，時效性不斷增強(qiáng)。

（三）創(chuàng)建和諧勞動關(guān)系的重要手段

檔案的管理過程中，需要不斷增加一些新的信息，檔案信息就是在不斷地查詢、整理和修改中完善的。我們對檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)后，所有的操作流程均利用計算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行，這樣一來可以有效地避免相關(guān)人員對檔案信息的修改，更是避免了對原始檔案的破壞。所以檔案信息化建設(shè)管理不僅可以使得信息保持一定的完整性更重要的是保證了原始檔案的權(quán)威性與客觀性。

二、加強(qiáng)檔案管理工作的建設(shè)策略

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想

如今人們對于信息化的建設(shè)越來越重視。我們在加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)水平時主要的建設(shè)管理目的是要加強(qiáng)檔案的管理水平利用各項計算機(jī)軟件系統(tǒng)，不斷地對信息化的建設(shè)進(jìn)行開發(fā)和利用，從而才能夠體現(xiàn)動態(tài)性、即時性和快捷性，不斷提高檔案管理水平。因此，為了能夠提升信息化建設(shè)的管理水平必須要不斷加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)指導(dǎo)思想。首先，檔案信息的管理人員必須要堅持以人為本的統(tǒng)籌管理思想，從全局出發(fā)，統(tǒng)籌兼顧，對于各項檔案的管理必須要安排專門工作人員對接，對于重要的檔案信息還有加強(qiáng)管理的規(guī)范性。其次，在對檔案進(jìn)行信息化管理的過程中要從實際出發(fā)，對各項檔案信息進(jìn)行細(xì)致綜合分析，將相關(guān)檔案放在一起綜合管理。

（二）實現(xiàn)一體化管理

檔案管理實現(xiàn)信息化的管理過程，要重視對其過程的管理和監(jiān)控，檔案管理是歷經(jīng)時間比較久的一項工作，確保檔案信息的完整性是對氣管里的基本前提。所以在這一過程中我們務(wù)必要對整個檔案信息管理的過程實現(xiàn)一體化，現(xiàn)如今，在信息技術(shù)的發(fā)展趨勢下，檔案管理方式也發(fā)生很大的變化，由原來紙質(zhì)版的分項記錄逐漸發(fā)展為信息技術(shù)一體化的管理，一體化的檔案管理可以減少很多檔案處理的誤差，例如檔案歸檔管理、檔案調(diào)出等系列流程。

（三）加大對檔案管理信息化軟件的研發(fā)力度

檔案管理信息化建設(shè)需要一定的信息化操作平臺，只空談而不行動是不現(xiàn)實的，這就要求檔案管理人員和科技人員加大對檔案管理信息化軟件的研發(fā)，加快各類操作系統(tǒng)的更新和升級，在此基礎(chǔ)上，應(yīng)建立一套完整的檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。對于檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的建立，必須考慮檔案管理工作的具體需求，系統(tǒng)必須具有代碼和格式管理功能、維護(hù)功能、查詢功能、傳輸功能、交換功能、處理功能等。在檔案信息化管理中，信息數(shù)據(jù)庫集合了相關(guān)檔案的全部數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)需要重復(fù)使用，因此，必須將信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為檔案管理信息化建設(shè)的核心，尤其是信息技術(shù)發(fā)展速度不斷提升，對于數(shù)據(jù)管理以及各項信息的更新都在不斷提升，尤其是實現(xiàn)了檔案信息化管理后在電子信息時代隨時可能會有黑客的入侵，所以我們加強(qiáng)信息信息管理軟件的研發(fā)力度勢在必行。

三、中醫(yī)藥檔案管理的特點

（一）復(fù)雜性

中醫(yī)藥檔案的管理相比其他單位的檔案管理更加復(fù)雜，我國目前關(guān)于中醫(yī)藥方面得檔案都涉及一些保密計劃，對于一些關(guān)鍵的技術(shù)操作或者專業(yè)的技術(shù)配方都要進(jìn)行特殊保護(hù)。我國現(xiàn)在有很大一部分中醫(yī)藥項目其關(guān)鍵技術(shù)以及專業(yè)配方都沒有進(jìn)行公開，這也就說明我們在對這些檔案進(jìn)行管理時難度增加許多。還有一些中醫(yī)藥在藥性研究以及創(chuàng)新方面不斷發(fā)展，比如：提取方法、古法炮制以及給藥劑量等。這些方面的相關(guān)記載以及檔案管理均有科研人員仔細(xì)歸檔立卷管理。

（二）連續(xù)性

中醫(yī)藥項目具有完整連續(xù)性，包括審批、研究、分析等各個階段。在這漫長的審批過程中個別項目還會存在跨年度周期長的情況。這種情況下對于中醫(yī)藥項目的管理就更具復(fù)雜性了。例如，我國在2014年的時候投資建立16個國家重點的中醫(yī)藥科研研究站，這項中醫(yī)藥項目就歷時3年。我們在對這項中醫(yī)藥項目進(jìn)行檔案管理的時候，針對其連續(xù)性這一特性將各個時期的科研調(diào)查工作以及相關(guān)工作時期的勘察、基建工作進(jìn)行統(tǒng)一同步管理。需要保證每個階段投入的生產(chǎn)使用以及各個階段中醫(yī)藥的投入都有完整的記錄，為日后某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤的時候提供查詢的依據(jù)，使其變得更加規(guī)范。做到各時期檔案工作與科研、設(shè)計、基建、勘察等工作的同步管理。一般跨年度的建設(shè)項目，應(yīng)放在針對建設(shè)項目的第一年歸檔。本年度作下年度的項目計劃、預(yù)算應(yīng)放在針對的下年度歸檔。

四、醫(yī)院文書檔案整理的完善方案

（一）檔案收集要完整

醫(yī)院的工作繁雜且重要，醫(yī)院里的各項檔案更是有非常重要的作用，檔案管理員對于檔案的管理必須要予以高度的重視。首先，檔案信息管理員要對自己所管理的檔案信息有一定的了解相關(guān)主業(yè)知識需及時補充，其次每項檔案的調(diào)轉(zhuǎn)或者查閱及時追蹤去向并在規(guī)定時間內(nèi)將檔案收回。最后，作為檔案管理員要定時對自己管理的檔案信息進(jìn)行檢查，檔案資料繁雜，各項資料是在不斷積累的過程中建立的。所以，定期檢查檔案信息的完整性，對于醫(yī)院內(nèi)檔案信息管理更是具有重要的意義。

（二）注重信息技術(shù)的融入

現(xiàn)如今信息化技術(shù)的不斷改進(jìn)，在醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)中我們改變以往那種傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理，多引進(jìn)一些管理軟件，將醫(yī)院的檔案票據(jù)通過軟件系統(tǒng)進(jìn)行管理。我們要對檔案票據(jù)管理進(jìn)行信息化改革，目前HIS 與MIS軟件應(yīng)用最多，將各類檔案信息電子錄入、電子查詢。同時可以減少工作中出現(xiàn)的相關(guān)問題，既可以提升工作的規(guī)范化，又可以防止在處理工作中檔案人員對票據(jù)的篡改、丟失等。此外我們將信息技術(shù)引進(jìn)檔案系統(tǒng)，對于醫(yī)院后期的經(jīng)營管理以及上級領(lǐng)導(dǎo)審查工作都有極大的幫助。對于醫(yī)院檔案的透明化也提供了更加便利的條件。

（三）加強(qiáng)專業(yè)人才培訓(xùn)

檔案的管理直接關(guān)系到醫(yī)院檔案系統(tǒng)的正常運行，因此對于相關(guān)檔案據(jù)的管理人員的選擇，我們必須任用專門人士，相關(guān)檔案管理的從業(yè)人員必須要有一定的相關(guān)專業(yè)知識水平，對于這些檔案人員要實行定期的專業(yè)技能培訓(xùn)，在工作的同時，定期對他們進(jìn)行理論知識培訓(xùn)增強(qiáng)他們的思想道德覺悟，這樣才能力與綜合素質(zhì)的不斷提升。

（四）提升中醫(yī)藥處方檔案管理

具體來說，在中醫(yī)的角度來看，開處方是很重要的一項操作，中醫(yī)上保留處方檔案具體也有很多作用。比如以來是可以給病人提供相應(yīng)的憑證，中醫(yī)抓藥會有好多藥材糅合在一起，并且每一個處方用藥的計量也非常有講究，所以中醫(yī)的處方除了記載相應(yīng)的藥材名外還要備注相應(yīng)的用藥劑量。在日后消費者有不良反應(yīng)的時候中醫(yī)可以及時查閱檔案，找到原因解決問題。更有伸甚者在日后消費者服用中藥產(chǎn)生問題時，中醫(yī)的處方當(dāng)當(dāng)病逝消費者維權(quán)的重要證據(jù)。再次，中醫(yī)藥處方檔案管理的提升也可以為醫(yī)生總結(jié)一些經(jīng)驗，老中醫(yī)將自己醫(yī)生研究的抓藥用藥經(jīng)驗記載下來，可以作為后人借鑒的重要參考。

五、結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟(jì)水平的提高，對人才的標(biāo)準(zhǔn)要求也越來越高，檔案管理的作用越來越突出，因此，利用現(xiàn)代化科技和信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是社會和時代發(fā)展的必然趨勢，是實現(xiàn)檔案管理安全性、加快檔案信息更新速度、提高資源利用率的要求，也是構(gòu)建和諧勞動關(guān)系、提升人力資源管理水平的必要途徑。所以，必須做好檔案管理信息化建設(shè)，只有這樣才能使管理主體更好服務(wù)于現(xiàn)代社會的發(fā)展。

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