更新檔案管理理念 實現(xiàn)檔案管理科學化

夏文君

摘 要：隨著新時代的不斷到來，現(xiàn)代化的檔案管理已是數(shù)字化技術、遠程通信技術、網(wǎng)絡技術等進行整合，全面的形成了檔案信息遠程的傳輸、社會共享完整服務體系。在科學技術的不斷發(fā)展下，檔案管理的工作按照手工檢索和人工調(diào)查問卷的方式，已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需要。檔案管理的工作人員需要清楚的認識到形勢發(fā)展變化，積極轉變觀念，勇于實踐，為國家利益所服務。在當前，高速大容量檔案影像管理系統(tǒng)逐漸的普及，綜合文書檔案建立和管理的專業(yè)化。為全面的實現(xiàn)更好的保存檔案、快速的查閱，節(jié)省檔案的存放時間，我們需要實施檔案的信息化管理，促使檔案管理工作的科學化進行。

關鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新理念;信息化

隨著數(shù)字化時代的到來，檔案信息化管理的遠程傳輸、社會共享的完成服務體系逐漸變成現(xiàn)實。新時代檔案管理必須不斷的轉變觀念，緊跟時代發(fā)展的腳步，對當前傳統(tǒng)檔案管理的方式進行改變，適應檔案管理的信息化需求。下面就結合作者實際工作經(jīng)驗，簡要的分析檔案管理理念的創(chuàng)新，希望對相關從業(yè)人員有所幫助。

1 提升檔案管理科學化應遵守的原則

1.1 服務原則

提升檔案管理科學化的第一原則就是加強服務化管理。早期的檔案管理對于權限的設置比較嚴格，只有國家有關部門相關人員才可以進行管理。而且檔案作為私密性較高的系統(tǒng)資料，長期以來都屬于嚴密的管理模式，所以導致很多的檔案資料都屬于長期的封存狀態(tài)，沒有得到很好的利用與管理，其自身的價值遠遠沒有得到有效的利用，而檔案其服務的功能一直處于弱化的狀態(tài)，所以提升服務就成為科學化的管理檔案的首要執(zhí)行原則。

1.2 發(fā)展原則

我國目前還處于信息化高速發(fā)展的時代，智能電子科技系統(tǒng)也在不斷升級。給檔案管理帶來升級發(fā)展的機遇，而檔案管理正面臨著巨大變革的考驗。所以，檔案管理人員應該從多方面了解電子科學發(fā)展的各種手段與因素，以及其外在的發(fā)展因素。充分學習并掌握更先進的管理技術，開發(fā)新的檔案管理系統(tǒng)技術，科學化檔案管理的重要考核就是不斷的進行發(fā)展與功能的創(chuàng)造。

1.3 人員素質(zhì)原則

提升檔案管理科學化的重要因素是人才的培養(yǎng)，只有檔案管理人才的整體素養(yǎng)提高，才能有效的帶動檔案管理更快發(fā)展。尤其是在一些企業(yè)內(nèi)，相關的管理人員或者后勤保障人員都要認真意識到檔案管理的重要度。結合現(xiàn)階段最先進的檔案管理手段或系統(tǒng)應用，不斷持續(xù)的提高自身的技能，將科學管理有效提高，不斷融入到實際的工作之中。

2 當前檔案科學化管理面臨的問題

2.1 面臨創(chuàng)新的挑戰(zhàn)

原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，還包括工作模式、工作方法的改進與加強。如圍繞檔案信息系統(tǒng)的上線使用及文檔管理一體化。加強信息化作業(yè)的推廣，加強檔案室與計算機室的工作協(xié)調(diào)，使系統(tǒng)逐步優(yōu)化，數(shù)據(jù)存儲更合理化，科學化，對軟件功能的新需求能夠及時進行需求分析與功能開發(fā)，不斷加強檔案管理軟件的安全性和便捷性，使整套軟件系統(tǒng)更加體現(xiàn)以人為本，科學至尚、業(yè)務全面，統(tǒng)籌兼顧的特點。對于這類進行整合，檔案管理系統(tǒng)向深層應用發(fā)展的時候，使得與其它應用系統(tǒng)整合，必須用創(chuàng)新思維來處理好各方面的矛盾。

2.2 面臨標準化、法制化的挑戰(zhàn)

由于檔案自身的復雜性 ，我國政府的檔案管理體系亦 比較復雜，分散管理是其突出特點，由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。制定和實施檔案工作標準、規(guī)范是檔案工作現(xiàn)代化的需要，實現(xiàn)提高工作質(zhì)量和效率。通過館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應該堅持規(guī)范性原則，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象發(fā)生，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應有的使用價值。

2.3 人員配備不合理，技術支持不全面

從現(xiàn)在的檔案工作人員來看，既掌握信息技術、又懂檔案專業(yè)的人才很少，多是專業(yè)知識單一，普通操作型人才。從年齡結構看，年輕的檔案人員極少，40歲以上的占絕大多數(shù)，知識和觀念老化等問題突顯。技術方面的問題有下面兩點：第一，電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好解決，可能會適得其反。第二，在檔案信息化建設初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉化的要求。

3 實現(xiàn)檔案管理科學化管理的措施

3.1 加快硬件設施建設，實現(xiàn)裝備和技術的現(xiàn)代化

要及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化辦公設備，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級政府應加大財政投入的力度，檔案部門應提高自身的工作水平，爭取更多的經(jīng)費支持;除此之外，檔案部門應充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經(jīng)濟利益。而現(xiàn)代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，為檔案工作注入新的活力，極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會、經(jīng)濟效益，為檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展提供有力保證。

3.2 建立規(guī)范體系

檔案管理科學化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。由于歷史原因，檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案管理信息化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個專業(yè)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準。同時，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關規(guī)定已不能完全適應。所以需要制定統(tǒng)一的、標準的規(guī)范體系，切實推動檔案管理工作實現(xiàn)標準化、規(guī)范化、信息化、科學化。

3.3 建設復合型的管理隊伍

檔案管理人員隊伍建設是實現(xiàn)檔案管理科學化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，檔案管理部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。

4 結束語

總之，以計算機為核心的現(xiàn)代信息技術為信息的廣泛應用提供了前所未有的技術基礎和條件。檔案管理信息化是一種全新的檔案管理模式，其依托于現(xiàn)代計算機、網(wǎng)絡技術基礎之上，逐漸實現(xiàn)管理工作智能化、技術化、規(guī)范化、科學化的發(fā)展要求。因此，加強檔案管理建設已經(jīng)成為新時期面臨和亟待解決的重要問題。

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