辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

孫艷麗

【摘要】進入新時期后，辦公自動化系統(tǒng)得到了廣泛運用，在較大程度上方便了人們的工作。在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用辦公自動化，可以有效提升管理質(zhì)量。但是，也會有一些問題隨之出現(xiàn)，需要引起人們足夠的重視，應(yīng)該采取相應(yīng)的措施，不斷提升醫(yī)院檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化;醫(yī)院;檔案管理

在醫(yī)院發(fā)展過程中，醫(yī)院檔案起到較大的基礎(chǔ)作用;其對醫(yī)院發(fā)展歷程、發(fā)展軌跡等進行了記錄，并將大量醫(yī)療科技成果保存下來，指導(dǎo)著后續(xù)醫(yī)療工作、醫(yī)療研究的開展。因此，在新時期，就需要充分重視檔案管理工作，將檔案的作用充分發(fā)揮出來。特別是辦公自動化系統(tǒng)廣泛運用的今天，更需要對醫(yī)院檔案管理工作有效改進和完善。

一、辦公自動化的優(yōu)勢分析

將辦公自動化系統(tǒng)運用于醫(yī)院檔案管理中，具有較大的優(yōu)勢。首先，其能夠及時快速地錄入各類檔案信息，規(guī)避人工檔案管理中可能出現(xiàn)的各種誤差，提升了檔案管理的時效性和精準性。其次，在辦公自動化系統(tǒng)的支持下，能夠?qū)①Y源共享中心構(gòu)建起來，促進醫(yī)院各個部門溝通交流順利實施，能夠更加高效地利用醫(yī)院檔案資源。最后，在辦公自動化系統(tǒng)支持下，電子存儲取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲，記錄形式多樣，涵蓋文字、表格、視頻等多樣化形式，可以更加直觀地向人們顯示存儲數(shù)據(jù)，且具有更久的保存時間。

二、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理面臨的問題

（一）電子存儲文件的保密性無法保證。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨成熟的今天，盜密技術(shù)發(fā)展迅速，這樣很容易損害到電子存儲文件的保密性，容易被篡改和盜用電子檔案，這樣電子檔案信息可靠性得不到保證，無法充分發(fā)揮電子檔案的作用。相較于紙質(zhì)檔案來講，雖然其保存起來更加容易，但是修改和盜取難度更低，需要引起人們足夠的重視。

（二）檔案管理標準不夠規(guī)范。辦公自動化系統(tǒng)的實施，方便了檔案管理工作的開展，但是因為管理標準不夠系統(tǒng)和規(guī)范，也容易有很多問題出現(xiàn)。如部分員工雖然利用電子形式存儲了檔案信息，但是卻沒有保存紙質(zhì)原稿;或者在材料打印、傳輸、接收過程中，對原底稿沒有重視，直接存儲了復(fù)印件等。這些問題的出現(xiàn)，會對檔案管理效率和質(zhì)量的提升造成不利影響。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)需要進一步提升。相較于傳統(tǒng)的手工檔案管理，辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新了技術(shù)方法，改變了原則和標準，那么就要求檔案管理員具備更高的素質(zhì)水平。但是，調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，部分老員工依然保持傳統(tǒng)的思想觀念，采用傳統(tǒng)的技術(shù)手段，不具備較高的信息技術(shù)水平，不了解數(shù)據(jù)信息通信，因此制約了電子檔案管理工作水平的提升。

三、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的提升策略

（一）強化網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，保證檔案信息安全。電子檔案管理安全性的維護是辦公自動化環(huán)境下的重要任務(wù)。在未來發(fā)展中，需要加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，將潛在的網(wǎng)絡(luò)安全隱患及時排除掉，促使電子檔案信息的真實性和客觀性得到保證。具體來講，醫(yī)院要積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，保證電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的完整性、安全性和可靠性。在具體實踐中，可以將一系列安全措施運用過來，包括防火墻的使用、安全權(quán)限的設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的加密等，努力營造安全的檔案環(huán)境。譬如為了避免重要文檔信息遭到人為的惡意修改，可以加密處理一些重要文件，也可以設(shè)置登錄權(quán)限，禁止不符合查詢和閱覽文檔的用戶訪問，促使安全隱患減少。此外，還需要結(jié)合醫(yī)院自身實際情況，采取針對性的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管方法，如設(shè)置系統(tǒng)網(wǎng)頁，攔截不法分子的訪問等。

（二）統(tǒng)一醫(yī)院檔案管理標準。只有制定統(tǒng)一系統(tǒng)的檔案管理標準，方可以促使醫(yī)院檔案管理效率得到提升。首先，要對文書管理和電子檔案管理標準進行統(tǒng)一。文檔前期工作和文檔后期工作分別由文書部門和檔案部門負責，通過對規(guī)范標準進行統(tǒng)一，可以促使兩個部門的配合更加緊密，促使醫(yī)院管理工作水平得到提升。其次，對檔案管理業(yè)務(wù)流程有機統(tǒng)一，通過各種流程規(guī)范的統(tǒng)一制定，可以對工作人員的各項管理行為有機規(guī)范，達到實現(xiàn)電子檔案管理效率提升的目的。最后，要對技術(shù)操作標準有機統(tǒng)一，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案管理具有一定的差異，需要制定統(tǒng)一的技術(shù)操作標準。

（三）強化培訓(xùn)，提升工作人員的素質(zhì)水平。目前，在醫(yī)院檔案管理中積極運用了一系列的新技術(shù)，要求檔案管理人員具有更高的素質(zhì)水平。那么醫(yī)院就需要結(jié)合實際情況，制定完善的培訓(xùn)制度體系，促使工作人員的綜合素質(zhì)得到提升。首先，可以通過科學(xué)招聘人才，將招聘流程嚴格貫徹落實下去，選擇的人才除了具備較高的理論水平之外，還需要具有豐富的實踐經(jīng)驗。其次，大力培訓(xùn)新人和老人。對于新人培訓(xùn)，主要集中在入職前培訓(xùn)，促使其能夠盡快上手操作;而對于老員工，則需要幫助其革新傳統(tǒng)觀念，積極學(xué)習現(xiàn)代檔案管理知識和技術(shù)，提升其技術(shù)操作水平。

四、結(jié)語

綜上所述，辦公自動化的應(yīng)用和實施，方便了醫(yī)院檔案管理工作的開展。但是，同時也帶來了一些新問題和新情況，如安全性得不到保證、技術(shù)標準不夠統(tǒng)一等。針對這些情況，需要采取針對性的措施，如強化網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管、制定統(tǒng)一技術(shù)標準、加大培訓(xùn)力度等，促使醫(yī)院檔案管理工作效率、工作質(zhì)量得到不斷提升。

【參考文獻】

[1]劉亞男.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，5（10）：123-125.

[2]王坤.基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，4（14）：99-101.

[3]楊建民.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（14）：44-47.