信息化時(shí)代應(yīng)如何做好檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展

石偉

【摘要】檔案管理是一個(gè)具有歷史的管理方式，包括著各種記錄，對(duì)單位以后的發(fā)展起著鋪墊作用和較高的歷史價(jià)值。單位想順利發(fā)展要跟隨時(shí)代發(fā)展潮流，努力在信息化時(shí)代做好檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。本文首先對(duì)信息化時(shí)代的檔案管理進(jìn)行了必要性的闡述，其次對(duì)信息化時(shí)代檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，最后提出適應(yīng)性的解決方法，使檔案管理工作在新時(shí)代的背景下更快更好發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;檔案管理;創(chuàng)新;發(fā)展

在信息化時(shí)代的大背景下，電子技術(shù)被運(yùn)用的越來越廣，因此，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展就有了更好的發(fā)展前景。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)被逐漸取代，不再符合這個(gè)社會(huì)的高速發(fā)展，檔案的信息化管理已經(jīng)越來越廣，全面實(shí)行信息化的檔案管理也正在施行。因此，我們需要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展潮流，對(duì)檔案管理的信息化進(jìn)行創(chuàng)新與發(fā)展，從而提高檔案信息的安全性與便捷性。

一、信息化時(shí)代檔案管理創(chuàng)新的重要意義

在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)被人們熟練的使用，同時(shí)，也便利人們的交流與溝通。電子技術(shù)不但在生活中運(yùn)用，在工作中也融入各行各業(yè)之中，在檔案管理的行業(yè)之中，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)帶來沖擊，檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)新與發(fā)展，對(duì)單位的檔案管理具有促進(jìn)與提高的作用。

二、檔案管理工作出現(xiàn)的問題

（一）管理方法不先進(jìn)。當(dāng)前來看，檔案管理還是在用原來的以人工手寫人工保存的方法來進(jìn)行保護(hù)。但是，在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的情況之下，信息化技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的人工管理檔案提出了新的要求，被管理的檔案越來越多，原來越復(fù)雜，僅僅依靠單純的人力來撰寫很容易出現(xiàn)差錯(cuò)并且時(shí)間不充足，這樣就可能造成檔案的失誤，影響檔案的安全性和真實(shí)性，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成負(fù)面的影響。

（二）管理人才不專業(yè)。管理人才在檔案管理的工作中，起著重要的作用，工作認(rèn)真、技術(shù)熟練就會(huì)對(duì)檔案的管理形成積極的促進(jìn)作用;相反，則會(huì)出現(xiàn)有弊端的場(chǎng)面。由此可見，檔案管理的人才有很大的影響，需要專業(yè)的人士來進(jìn)行管理檔案，這樣才會(huì)保證檔案的安全性、真實(shí)性和可靠性。但是目前來看，我們?nèi)狈ο鄳?yīng)的管理人員，管理人員不能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和了解相應(yīng)的知識(shí)背景。計(jì)算機(jī)技術(shù)不能熟練應(yīng)用就會(huì)對(duì)檔案的管理造成一些誤差，違背管理檔案的科學(xué)性。只有提高管理人員的技術(shù)層面才會(huì)促進(jìn)檔案管理的成長(zhǎng)與創(chuàng)新。另外，管理人員的工作態(tài)度也十分的重要，如果管理人員對(duì)工作不認(rèn)真，甚至忽視這個(gè)工作的重要性，那么就會(huì)對(duì)檔案管理工作造成很大的負(fù)面影響，這就對(duì)單位的檔案管理工作有制約作用。

（三）認(rèn)識(shí)不夠，資金不足。在一個(gè)單位的發(fā)展之下，檔案的作用極其重要，對(duì)單位的發(fā)展有很大指導(dǎo)和促進(jìn)作用。但是，經(jīng)濟(jì)發(fā)展非常迅速，人們更加注重利益的變化。一個(gè)單位的利益變化固然重要，但是檔案的管理也需要受到相應(yīng)的重視。當(dāng)前，檔案管理還是停留在原來的最基本的基礎(chǔ)之上，采用人工撰寫、檔案袋儲(chǔ)存的方式。檔案管理的傳統(tǒng)方式需要改變，如果沒有繼續(xù)改變，就容易造成檔案保管不當(dāng)，對(duì)單位的發(fā)展造成不利的影響。

三、信息化時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展

（一）管理方法的創(chuàng)新。在計(jì)算機(jī)技術(shù)走入大眾生活時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理很難再繼續(xù)下去，需要傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)其自己認(rèn)真審視，改變自己的工作方式，有一個(gè)創(chuàng)新和發(fā)展。在檔案信息的管理中，需要用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行錄入，取代傳統(tǒng)的人工手寫。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)，會(huì)有多種排檔選項(xiàng)，可以根據(jù)類型、時(shí)間、部門進(jìn)行分類，這樣方便調(diào)查信息的快捷和使用。

（二）不斷增強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)力度。專業(yè)的管理檔案人才在管理工作中起著重要的作用。當(dāng)然，現(xiàn)在專業(yè)化的管理人才相對(duì)短缺，所以現(xiàn)有人才價(jià)值更高。如果想要最大限度地對(duì)人才進(jìn)行管理并且保證檔案管理的高水平，首先，可以對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，增加他們的工作技術(shù)，并且加強(qiáng)他們的工作理念，檔案管理是一個(gè)很嚴(yán)肅的工作，需要付出一定的精力。其次，教授管理人才系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，方便他們工作時(shí)使用，如果可以實(shí)現(xiàn)老員工帶新員工就更好了。最后，單位在重視檔案管理的背景之下，可以安排員工外出進(jìn)修，為了單位的發(fā)展謀取更多的價(jià)值。

（三）提高認(rèn)識(shí)，加大資金投入。在新時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理需要一定的創(chuàng)新與發(fā)展，需要符合時(shí)代發(fā)展的潮流。當(dāng)然，單位也要充分認(rèn)識(shí)到這份工作的重要性與影響性。首先，可以加大對(duì)于檔案管理人才的培訓(xùn)資金，提高管理人才對(duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)，引起管理人才的重視。其次，加大管理人才的辦公使用條件，確保大數(shù)據(jù)系統(tǒng)下員工可以順利高效科學(xué)地完成工作分類與保存。最后，定期檢查檔案管理工作，確保檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，單位想要蓬勃發(fā)展，首先必須意識(shí)到信息化時(shí)代檔案管理工作的重要性及其意義。其次要糾正信息化時(shí)代檔案管理工作存在的弊端，為了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，在人力方面加大管理，制定相應(yīng)的培訓(xùn)策略，增加辦公用品，對(duì)檔案管理的工作具有一個(gè)新的創(chuàng)新管理方法，提高單位的管理技術(shù)和對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，確保資金能夠促進(jìn)工作順利進(jìn)行。最后，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展需要大家一起努力，只有工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，才可以在信息化時(shí)代實(shí)現(xiàn)更好的創(chuàng)新與發(fā)展。

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