檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策

趙亞玲

【摘要】隨著云時(shí)代的來臨，大數(shù)據(jù)也受到各行各業(yè)的關(guān)注，其不僅對(duì)海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和整理，而且能夠?qū)?shù)據(jù)信息進(jìn)行分析。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，需要我們不斷創(chuàng)新檔案管理模式，并找出應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);檔案管理;挑戰(zhàn);對(duì)策

隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，人們?cè)絹碓疥P(guān)注對(duì)數(shù)據(jù)的挖掘和運(yùn)用，昭示著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來。大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理工作帶來機(jī)遇的同時(shí)，也帶來了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新要求。我國檔案管理工作在各行各業(yè)中起步較晚，海量的數(shù)據(jù)使得檔案管理工作的壓力增大。傳統(tǒng)檔案管理方式主要以紙質(zhì)為載體，在數(shù)據(jù)信息大量增加之后，檔案管理工作人員的工作難度也隨之增大。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作急需創(chuàng)新和改革。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理模式

大數(shù)據(jù)背景下，受到大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的影響，檔案管理工作模式發(fā)生了新變化，電子化、數(shù)字化檔案管理模式隨之出現(xiàn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理模式也表現(xiàn)出了新的特點(diǎn)。首先，大數(shù)據(jù)時(shí)代改變了檔案信息資源的管理方式，檔案管理工作人員必須為電子介質(zhì)設(shè)置一個(gè)安全有效的存儲(chǔ)空間，為海量的檔案數(shù)據(jù)信息建立一個(gè)信息管理系統(tǒng)，通過管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)資源的有效利用，充分發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)效。其次，大數(shù)據(jù)給檔案數(shù)據(jù)挖掘工作提出了新的要求，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作除了管理大量的文檔外，還要管理龐大的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)的價(jià)值遠(yuǎn)高于文檔的價(jià)值，因此，檔案管理人員必須提高數(shù)據(jù)挖掘方面的能力，提高檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，為管理者作決策提供科學(xué)有效的依據(jù)。最后，大數(shù)據(jù)拓展了檔案管理內(nèi)容，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的內(nèi)容不再僅限于本企業(yè)內(nèi)的檔案資料，還需要獲取企業(yè)外部的信息資源，檔案管理工作人員要不斷收集符合企業(yè)發(fā)展需求的數(shù)據(jù)信息，并加以整合，幫助領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行正確的決策。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案信息的安全性面臨的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的升級(jí)，雖然在很大程度上推動(dòng)了信息傳播和發(fā)展的優(yōu)化升級(jí)，但是信息的安全性遭受到了極大的沖擊。檔案管理人員不僅要科學(xué)有效地分析和處理數(shù)據(jù)信息，而且更要關(guān)注檔案丟失和信息泄露帶來的相關(guān)問題。從檔案數(shù)據(jù)的處理方面來說，要想保證檔案信息的安全性，就必須在保證工作效率的基礎(chǔ)上，優(yōu)化信息傳輸，否則若是信息的安全性遭到破壞，就會(huì)給企業(yè)造成較大的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）傳統(tǒng)檔案管理思想轉(zhuǎn)變面臨的挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理更加關(guān)注檔案數(shù)據(jù)信息的完整性和多樣性。這就對(duì)檔案管理工作人員的思想提出了更為嚴(yán)格的要求，他們必須清晰地認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值并非檔案本身，而在于檔案信息的利用，檔案管理工作既要獲取原始檔案數(shù)據(jù)，又要關(guān)注檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值。另外，檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)具備數(shù)據(jù)思維，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新工作方式，為企業(yè)決策提供科學(xué)的參考。

（三）檔案管理人員素質(zhì)面臨的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)在不斷更新和升級(jí)，而相關(guān)的人員卻不具備專業(yè)的技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理工作效率不高，不能取得應(yīng)有的效果。同時(shí)，檔案管理工作人員不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，不僅在理論知識(shí)方面欠缺，在專業(yè)技術(shù)方面也存在明顯的劣勢，也就不能將大數(shù)據(jù)技術(shù)更好地應(yīng)用于檔案管理工作中。

三、檔案管理面臨挑戰(zhàn)的解決措施

（一）實(shí)現(xiàn)檔案資源的統(tǒng)一管理。大數(shù)據(jù)以其獨(dú)特的整合和分析數(shù)據(jù)能力獲得了廣泛的關(guān)注，這就要求檔案管理人員必須對(duì)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理。就筆者所在的煉油廠來說，檔案管理工作中存在著龐大的檔案數(shù)據(jù)，其中記載著企業(yè)發(fā)展相關(guān)的各種數(shù)據(jù)信息，因此必須重視檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，為了防范檔案丟失或者泄露的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)對(duì)機(jī)密的檔案進(jìn)行加密處理，對(duì)于一些重要的、有丟失風(fēng)險(xiǎn)的檔案采取異地備份的措施，通過統(tǒng)一管理和統(tǒng)一備份的方式全面掌握企業(yè)檔案資源。

（二）健全檔案管理工作制度。在開展檔案管理工作的過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷完善相應(yīng)的檔案管理制度，保證檔案管理工作在制度的保障下順利開展。因此，我們應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的管理規(guī)范，明確檔案管理人員的職責(zé)，從制度方面對(duì)檔案管理工作進(jìn)行約束，同時(shí)針對(duì)相關(guān)的管理制度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，保證相關(guān)工作人員按照制度規(guī)定的檔案管理流程開展工作，這樣才能促進(jìn)檔案管理體系優(yōu)化升級(jí)。

（三）提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。作為檔案管理工作的主力軍，工作人員應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高專業(yè)素質(zhì)。一方面，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的潮流，轉(zhuǎn)變檔案管理思想，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理由單純保管向保管和利用相結(jié)合轉(zhuǎn)變，建立信息一體化的檔案管理模式。另一方面，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)提高專業(yè)技能，認(rèn)真學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)，掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，熟練運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)采集、分析和整理檔案數(shù)據(jù)信息，擴(kuò)大檔案信息的利用范圍，真正提高檔案資源的利用率。

四、結(jié)語

總而言之，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作面臨著極大的挑戰(zhàn)，對(duì)檔案管理工作人員也提出了更高的要求。檔案管理部門及其工作人員應(yīng)當(dāng)充分有效地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案管理工作模式和工作方式進(jìn)行創(chuàng)新，提升人員素質(zhì)，不斷提高檔案管理工作的效率，來保證檔案資源的有效利用。

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