企業(yè)文書檔案保密工作探討

王金英

【摘要】對于企業(yè)來說，檔案管理工作是非常關(guān)鍵的，而其中最為重要的一項就是檔案保密工作。企業(yè)檔案往往涉及許多企業(yè)內(nèi)部運轉(zhuǎn)的重要內(nèi)容，一旦出現(xiàn)檔案泄漏的情況，勢必會對企業(yè)未來的發(fā)展造成一定影響，還會使企業(yè)的經(jīng)濟效益有所下降。基于此，本文對企業(yè)文書檔案保密工作進行了探討，希望對企業(yè)檔案管理工作的實際展開起到一定的幫助。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);檔案管理;保密措施;分析

企業(yè)的檔案往往涉及內(nèi)部運行的重要機密，對企業(yè)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用，因此，對企業(yè)檔案進行保密管理意義重大。但是，在實際工作展開的時候，很多企業(yè)往往沒有找到較為理想的檔案保密方法，從而導(dǎo)致一些機密文件出現(xiàn)泄漏的情況，這經(jīng)常會對企業(yè)的穩(wěn)定運行造成一定的影響，在對檔案進行保密管理的時候應(yīng)該掌握方式方法，這樣才能夠保證檔案管理的實際效果。

一、企業(yè)檔案保密工作的重要性分析

通常情況下，企業(yè)檔案主要是以文字或者聲像的形式出現(xiàn)，并且會采用最為原始的方式對其保存，其中主要包含企業(yè)內(nèi)部的重要活動影像記錄以及企業(yè)經(jīng)營方案的歸納總結(jié)。做好檔案的保密工作才能夠保證企業(yè)的整體發(fā)展處于一個穩(wěn)定的狀態(tài)，如果檔案保密工作出現(xiàn)問題，就會出現(xiàn)檔案泄漏的情況，這對企業(yè)造成的損失往往是很難彌補的。想要做好檔案保密工作，首先應(yīng)該給予此項工作充分的重視，對于企業(yè)檔案來說，最為重要的就是文書檔案，近幾年我國電子信息化技術(shù)的發(fā)展速度在不斷加快，并慢慢融入各行業(yè)的發(fā)展當(dāng)中，為行業(yè)創(chuàng)造了很多便捷，現(xiàn)階段的檔案保密工作也開始與計算機信息技術(shù)相結(jié)合，采用電子稿儲存的方式，這樣一來，文書檔案就不會被外界的種種因素干擾，但是如果計算機設(shè)備感染病毒，很有可能導(dǎo)致一些重要的信息丟失或者被篡改，這類文件非常重要，一般不會對外開放。

隨著我國科技的發(fā)展，很多企業(yè)在進行信息檔案儲存的時候，往往采用自動化的方式，這對于企業(yè)來說，往往為實際保密工作的展開帶來了難度，自動化信息保存的方式使得企業(yè)的工作開展變得更加方便快捷，但也導(dǎo)致信息泄露或者遺失的可能性加大，只有不斷對設(shè)備系統(tǒng)進行更新維護，才能夠保證信息的儲存安全，而這樣一來，無疑加大了整體工作量，并且也很難保證保密工作萬無一失。我們在展開企業(yè)檔案保密工作的時候，應(yīng)該找到工作當(dāng)中的重點，只有對重點環(huán)節(jié)有了較為全面的掌控之后，才能夠保證整體工作開展的有條不紊，并且在進行檔案保密工作的時候應(yīng)該始終秉持著“負責(zé)”的原則。

二、企業(yè)檔案的保密措施

（一）嚴格按照保密文件的歸檔程序來展開保密工作。在展開企業(yè)檔案保密工作的時候，通常會遵循保密主管部門制定的一套較為完善的保密標(biāo)準，這是由保密業(yè)務(wù)部門、多個單位以及部門長期工作積累的寶貴經(jīng)驗。一般情況下，在開展檔案保密工作的時候，需要人機的合作才能夠完成，自動化的檔案保密往往存在一定漏洞。所以在開展檔案保密工作的時候，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該嚴格遵照保密管理標(biāo)準或規(guī)定對檔案進行分類，并且按照所表述的內(nèi)容以及重要程度進行歸檔處理，這樣會使之后的檔案保密工作開展效果更加理想。

（二）加強對檔案庫房的管理?，F(xiàn)階段，我國大部分企業(yè)對檔案庫房的管理并沒有給予充分的重視，在很大程度上增加了后期檔案管理的難度。通常情況下，檔案都是存放在庫房當(dāng)中，有書面形式也有電子形式，所以加強對庫房的管理工作是非常有必要的。庫房的檔案管理工作在實際的開展過程中也常會遇到一些問題，主要是由于管理的方式不同使得文件的保密程度也存在不同。對于很多大中型企業(yè)來說，檔案管理的庫房往往會設(shè)立在地下室或是辦公樓的底層，這樣對于檔案的保存是不利的，如果檔案庫房選擇在樓層的最底層，日常來往人員眾多，都會經(jīng)過最底層，這在無形當(dāng)中為檔案的保密工作帶來了一定的難度，使得檔案出現(xiàn)泄漏的可能性有所增大。如果將檔案管理庫房設(shè)置在樓層的地下室，很可能會因為光照不足，從而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損壞或者缺失，影像等電子檔案也很可能會出現(xiàn)返潮的情況，這對于檔案的保存都是非常不利的。應(yīng)該將檔案庫設(shè)置在較高的樓層，這樣既保證了整體光照充足，同時也在一定程度上避開了嘈雜的人群，增加了檔案的安全性。另外，要實現(xiàn)強有力的保密檔案管理，還需要配備必要的保密設(shè)施，如保密檔案柜，系統(tǒng)記錄保密檔案的利用情況，加強對保密檔案管理工作人員的工作程序的日常監(jiān)管。

（三）加強對保密檔案工作人員的教育與管理。保密檔案管理工作由保密檔案工作人員來實施，提升保密檔案管理人員的保密意識，是保密的關(guān)鍵。要定期對保密檔案管理人員進行保密教育，提高工作責(zé)任心，細化、規(guī)范保密檔案的利用程序，嚴格按照要求進行操作和檢查，謹防人員工作疏忽大意造成保密檔案失密情況，避免對企業(yè)經(jīng)營造成損失。只有保證保密檔案在日常利用過程中的規(guī)范性、安全性，才能保證保密檔案的保密性。

三、結(jié)語

對于企業(yè)來說，做好檔案管理工作是平穩(wěn)發(fā)展的前提，在檔案管理工作當(dāng)中最為重要的一項就是檔案的保密工作。在進行檔案保密工作的時候，應(yīng)注意方式方法的選擇，通常情況下，企業(yè)的文書檔案管理工作是相對困難的，由于紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)破損或者是返潮的情況，這不僅需要相關(guān)的檔案管理人員對自身工作有高度的重視，同時也需要工作人員足夠細心。所以，在實際工作展開的過程中，應(yīng)該嚴格按照相關(guān)標(biāo)準制度的規(guī)定來進行，這樣才能夠?qū)⒈Ｃ芄ぷ髯龊?，從而使企業(yè)未來的發(fā)展變得更加穩(wěn)定。

【參考文獻】

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