涉密檔案管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題

劉英林 王博

【摘要】本文主要闡述了涉密檔案管理環(huán)節(jié)應(yīng)注意的保密事項(xiàng)，以期在檔案管理過程中做好保密工作，確保國(guó)家秘密安全。

【關(guān)鍵詞】涉密檔案;管理;注意事項(xiàng)

檔案是具有查考價(jià)值、憑據(jù)價(jià)值、文化價(jià)值、研究?jī)r(jià)值等歷史性的原始記錄，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富和重要資源。檔案中有一部分涉及國(guó)家秘密和商業(yè)秘密（本文統(tǒng)稱為涉密檔案）。對(duì)這部分涉密檔案管理應(yīng)當(dāng)給予高度重視，注意處理好以下問題。

一、涉密檔案庫(kù)房設(shè)置

為防止盜竊或無(wú)關(guān)人員從窗口進(jìn)入，涉密檔案庫(kù)房不宜設(shè)在辦公樓最底層，必須配備“三鐵一器”。有機(jī)密級(jí)以上涉密檔案的必須配備視頻監(jiān)控系統(tǒng)。檔案館（室）應(yīng)當(dāng)建立檔案庫(kù)房管理制度，明確相關(guān)要求。檔案人員進(jìn)入涉密檔案庫(kù)房要有登記，“雙進(jìn)雙出”，相互監(jiān)督，無(wú)關(guān)人員一律禁止進(jìn)入涉密檔案庫(kù)房。

二、涉密檔案材料收集

檔案收集工作從工作方式上，主要接受和征集兩種方式。

收集是檔案業(yè)務(wù)管理工作的首要環(huán)節(jié)，做好涉密檔案材料的收集工作具有重要意義。要建立和健全歸檔制度，明確收集工作中的保密要求，確保涉密檔案的安全性。要注意歸檔涉密材料是否標(biāo)密，是否做好登記。登記時(shí)是否注明材料密級(jí)及保密期限、份數(shù)、頁(yè)數(shù)及相關(guān)信息、歸檔單位、歸檔人和知悉范圍。要檢查涉密檔案材料是否完整，有無(wú)缺頁(yè)。檔案管理部門和歸檔單位要密切配合，認(rèn)真核實(shí)歸檔材料，既要符合歸檔要求，又要關(guān)注保密事項(xiàng)。涉密檔案材料歸檔人員應(yīng)當(dāng)兩人同行，以防意外發(fā)生。部門負(fù)責(zé)人在歸檔前應(yīng)當(dāng)審閱，在相關(guān)歸檔審批表（單）上簽字確認(rèn)。

三、涉密檔案整理

檔案整理是指按照一定的原則和方法，對(duì)零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類組合、排列、編目等，使檔案系統(tǒng)化。

整理檔案的主要目的是便于檔案的保管和利用。在整理過程中，要特別注意涉密檔案載體的密級(jí)及保密和保管期限。區(qū)分情況，分別整理、合理組合，依據(jù)卷宗文件密級(jí)和保密期限，在相應(yīng)目錄中注明，在卷皮、卷盒上注明最高密級(jí)和最長(zhǎng)保密期限。聲像檔案應(yīng)粘貼密級(jí)和保密期限標(biāo)識(shí)。

四、涉密檔案利用

檔案利用與保密的關(guān)系在利用工作中表現(xiàn)最為突出。因此，在提供利用中要特別注意保守黨和國(guó)家的秘密，保守本單位的商業(yè)秘密。

借用、提供涉密檔案載體要按規(guī)定必須經(jīng)過有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)人審批，要注意做好借閱登記，在登記時(shí)標(biāo)明密級(jí)等相關(guān)信息。一些不允許帶出檔案館（室）的涉密檔案，只能在館（室）查閱，檔案人員要注意監(jiān)管。手機(jī)等具有攝錄功能的儀器設(shè)備，不得攜帶入內(nèi)。未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制摘抄，外借檔案要嚴(yán)格執(zhí)行審批制，借出時(shí)間不宜過長(zhǎng)，借出的數(shù)量應(yīng)當(dāng)可控制，借用單位要有書面借用審批表，經(jīng)辦人要簽字，借用單位應(yīng)對(duì)所借檔案的安全和保密負(fù)完全責(zé)任。借出的檔案要保證按時(shí)完整收回。收回時(shí)，要對(duì)案卷的數(shù)量和卷內(nèi)的文件情況進(jìn)行細(xì)致檢查。電子文檔保存與利用應(yīng)符合國(guó)家安全保密規(guī)定和單位保密規(guī)章制度。

五、涉密檔案的密級(jí)變更和解密

檔案館（室）應(yīng)當(dāng)定期對(duì)即將屆滿的涉密載體檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、整理，提交給定密責(zé)任部門或定密責(zé)任人，研究決定是否進(jìn)行密級(jí)變更、延長(zhǎng)保密期限或解密。在確定國(guó)家秘密的密級(jí)、保密期限和知悉范圍的變更、延長(zhǎng)保密期限或解除時(shí)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)在需要密級(jí)變更、保密期限延長(zhǎng)或解除的涉密檔案載體上做出相應(yīng)標(biāo)志，同時(shí)要及時(shí)更新相關(guān)目錄、臺(tái)賬等檢索工具和備案材料。要登記造冊(cè)，建立密級(jí)變更、延長(zhǎng)保密期限或解除的檔案。特別注意有些涉密檔案解除后，仍不宜公開的，要繼續(xù)做好保管工作，此類檔案內(nèi)容必須經(jīng)過批準(zhǔn)才能公開。

六、建立健全涉密檔案管理制度

建立健全涉密檔案管理制度非常重要，應(yīng)當(dāng)明確涉密檔案收集、征集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、利用、編研等各個(gè)環(huán)節(jié)的保密措施，并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。要結(jié)合實(shí)際，制定涉密檔案管理應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對(duì)意外事故發(fā)生。要進(jìn)行經(jīng)常性的涉密檔案管理工作檢查，以查促改，以查促管，不斷提高涉密檔案管理水平，確保涉密檔案內(nèi)容不失密、不泄密、不被竊密。

七、加強(qiáng)涉密檔案管理人員保密教育

國(guó)家秘密關(guān)系到國(guó)家安全和利益，商業(yè)秘密關(guān)系到單位的切實(shí)利益。保密工作既有政治屬性，又具有業(yè)務(wù)屬性。保密工作是單位整體工作內(nèi)容的重要組成部分，做好涉密檔案管理的保密工作十分重要。涉密檔案管理如何關(guān)鍵在人。其管理人員知密多、知密深。加強(qiáng)涉密檔案管理人員的政治思想教育和保密教育，不斷提高涉密檔案管理人員的政治思想覺悟，不斷增強(qiáng)其保密意識(shí)和保密能力，把涉密檔案管理人員隊(duì)伍打造成政治堅(jiān)定，業(yè)務(wù)合格，作風(fēng)優(yōu)良的隊(duì)伍，是各級(jí)檔案館（室）必須認(rèn)真履行的責(zé)任。要把保密工作責(zé)任落實(shí)到每個(gè)崗位、每位同志、每個(gè)環(huán)節(jié)，時(shí)刻緊繃保密這根弦，任何時(shí)候、任何情況下都不能絲毫的疏忽和放松，全力保障和維護(hù)國(guó)家秘密安全，維護(hù)好單位利益。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王云慶，苗壯著.現(xiàn)代檔案管理學(xué)[M].青島出版社，2004.