人事檔案信息化給職業(yè)院校管理帶來的挑戰(zhàn)

閆宇潔

【摘要】人事檔案管理是職業(yè)院校管理的重點內(nèi)容，信息化時代，高校的各項管理工作都加大了對信息化的利用，人事檔案管理也逐步開始實行信息化的管理模式，對于人事檔案的管理效率有著很大的幫助。從檔案管理的發(fā)展來看，信息化管理是未來發(fā)展的大趨勢，在實行信息化管理的過程時，也對職業(yè)院校的管理工作提出了新的要求。本文主要研究人事檔案信息化給職業(yè)院校的管理帶來的挑戰(zhàn)以及應(yīng)對這些挑戰(zhàn)的對策。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;信息化;挑戰(zhàn);對策

一、人事檔案信息化概述

（一）人事檔案。人事檔案是國家檔案的重要組成部分，人事檔案主要產(chǎn)生于人們的社會活動，將經(jīng)過組織審查，記錄和反映人的精力和能力的內(nèi)容，以文字、圖片等方式記錄下來，建立檔案。人事檔案有著實時性、動態(tài)性、真實性和機密性的特點，是進行人才考核的重要依據(jù)。在我國，人事檔案十分重要，直接與人們的職稱、政審、養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、戶口等內(nèi)容掛鉤。

（二）人事檔案信息化。信息化就是利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，將研究對象的信息進行匯總，形成數(shù)據(jù)庫。人們可以利用數(shù)據(jù)庫信息進行工作、學(xué)習(xí)、生活和輔助決策等。檔案管理信息化就是進行檔案管理時，采用信息化技術(shù)，使檔案上升為一種信息資源。信息化時代下，人們利用計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、存儲技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案的電子化轉(zhuǎn)換，人事檔案通過各種載體，變?yōu)橐环N信息資源。人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立，實現(xiàn)了人事檔案資源的共享，提升了人事檔案資源的利用率。

二、人事檔案信息化給職業(yè)院校管理帶來的挑戰(zhàn)

（一）對檔案管理體制和管理理念的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理體制，管理比較分散，例如，教務(wù)處、人事處、財務(wù)處、學(xué)生處都可以進行人事檔案的存放。檔案資料比較分散，管理工作無法形成科學(xué)化、規(guī)范化、標準化管理。這種管理體制下，檔案管理難度大，檔案利率用低。人事檔案信息化管理勢必需要將檔案集中起來，進行信息化的轉(zhuǎn)化，檔案分散放置的情況嚴重，影響檔案信息化的進程。此外，對于人事檔案的管理，主要將其視為一種檔案的保存，未將其視為一種檔案服務(wù)，因此，檔案管理工作滯后，效率低下，缺乏服務(wù)意識。信息化時代，對職業(yè)院校的管理體制和管理理念都帶來了挑戰(zhàn)，只有調(diào)整管理體制和理念，才能保證檔案信息化的建設(shè)。

（二）給檔案管理人員帶來的挑戰(zhàn)。人事檔案管理工作主要依靠人事檔案管理人員進行，檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系著人事檔案信息化的進程。由于人事檔案管理工作一直不受重視，檔案管理部門的資金投入和人力資源的投入都較少。職業(yè)院校人事檔案管理部門成員比較固定，很少有新成員加入，而且崗位工作的員工，大多為一些老員工，不僅工作沒有熱情，而且工作效率低，缺乏創(chuàng)新能力，對于信息化的技術(shù)要求，無法適應(yīng)。年齡大、學(xué)歷低、工作量大是職業(yè)院校人事檔案管理的寫照。信息化時代，人事檔案實現(xiàn)信息化管理，勢必需要運用新的管理方法和管理技術(shù)，對于檔案管理人員的素質(zhì)要求比較高，既要掌握檔案管理的專業(yè)知識，還有懂得計算機網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)技術(shù)。因此，檔案管理人員的素質(zhì)偏低，是人事檔案信息化面臨的巨大挑戰(zhàn)。

三、職業(yè)院校應(yīng)對人事檔案信息化挑戰(zhàn)的對策

（一）完善人事檔案管理體制，強化管理意識。由于職業(yè)院校在人事檔案管理方面存在分散管理的模式，不利于檔案管理的標準化和統(tǒng)一化管理，也阻礙著檔案信息化的建設(shè)。因此，必須建立起完善的人事檔案管理制度，以此來約束檔案管理行為。人事檔案管理體制的完善，需要結(jié)合國家關(guān)于檔案的規(guī)定、職業(yè)院校檔案管理工作，完善規(guī)章制度，為檔案管理提供制度保障。首先，規(guī)范檔案管理的流程。明確檔案管理部門的職責(zé)，檔案管理工作落實到個人，結(jié)合院校人事檔案管理實際，建立管理流程。其次，完善人事檔案的使用、傳遞、保存和保密制度。尤其是人事檔案的信息化建設(shè)，還需要加強網(wǎng)絡(luò)安全，保證人事檔案信息的安全。最后，強化人事檔案管理意識。檔案管理并非簡單地進行檔案的存儲、取放操作，而是應(yīng)該重視檔案管理的重要性，提升服務(wù)意識和檔案資源利用意識。

（二）加強檔案管理人員的培養(yǎng)。提升檔案管理人員的素質(zhì)，是保證檔案信息化實施的重要途徑。針對職業(yè)院校存在檔案管理人員素質(zhì)水平偏低的情況，需要加強檔案管理人員的培養(yǎng)，培養(yǎng)一支具有高素質(zhì)和復(fù)合型的檔案管理人才。首先，更新檔案管理人員的觀念。加強檔案管理的宣傳，讓檔案人員意識到檔案管理的重要性。其次，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)。針對檔案管理的基礎(chǔ)知識、檔案管理信息化的相關(guān)技術(shù)，進行培訓(xùn)，打造具有檔案管理知識和現(xiàn)代化技術(shù)的高素質(zhì)隊伍。最后，加強思想政治的培訓(xùn)。人事檔案是一項安全性較高的工作，尤其是檔案信息化之后，檔案成為一種資源，存在被人為泄漏的情況，需要加強檔案管理人員的思想政治培訓(xùn)，提升其職業(yè)道德。

四、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案信息化給職業(yè)院校的檔案管理體制和管理人員提出了更高的要求。要求職業(yè)院校完善檔案管理體制，提升檔案管理的意識，明確檔案管理流程，加強檔案管理人員的培訓(xùn)，打造具備檔案管理知識和現(xiàn)代技術(shù)的高素質(zhì)人才隊伍，逐步推進人事檔案的信息化建設(shè)。

【參考文獻】

[1]扈妍珺.人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].山東工會論壇，2011，17（2）：174-175.

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