檔案鑒定銷毀創(chuàng)新技術(shù)與實(shí)踐應(yīng)用

劉本珠

【摘要】在普遍增強(qiáng)的檔案意識環(huán)境下，企業(yè)的合法性權(quán)益應(yīng)受到一定的保護(hù)，企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作是企業(yè)檔案管理的艱巨任務(wù)，現(xiàn)如今大中型企業(yè)管理相對嚴(yán)格，企業(yè)對于檔案的鑒定與銷毀工作的監(jiān)督正在加強(qiáng)，有效對企業(yè)期滿檔案進(jìn)行鑒定與銷毀，可以確保企業(yè)檔案的有效性，準(zhǔn)確性。從而，在企業(yè)發(fā)展的必要時(shí)期給企業(yè)減少了不必要的損失。

【關(guān)鍵詞】有效性;準(zhǔn)確性;及時(shí)性;檔案鑒定與銷毀

一、鑒定與銷毀任務(wù)滯后的主要原因

隨著時(shí)間的流逝，有很多期滿的企業(yè)檔案長期滯留在檔案庫房內(nèi)，使得檔案管理工作人員的任務(wù)量加大，更有一些工作人員因配備不合理，造成檔案整理不及時(shí)，導(dǎo)致大量檔案堆積以及企業(yè)經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)，因此對企業(yè)期滿檔案的鑒定與銷毀成了工作中的重中之重。及時(shí)對期滿檔案進(jìn)行有效鑒定與銷毀，有利于優(yōu)化企業(yè)檔案管理結(jié)構(gòu)，提高企業(yè)檔案管理的效率。

在檔案鑒定的工作崗位上，對于檔案技術(shù)人員的要求極高，且檔案作為不可再生、價(jià)值不可評判的資源，很可能工作人員的一點(diǎn)失誤不僅導(dǎo)致了檔案資源的損失，工作人員也會(huì)有丟失工作的風(fēng)險(xiǎn)。

南京自來水總公司，是一家百年歷史的名牌企業(yè)，保存著南京自來水總公司建企以來的各門類檔案，因?yàn)橐恢睕]有一支專業(yè)性強(qiáng)的鑒定小組，導(dǎo)致大量失去保存價(jià)值的企業(yè)檔案，長期保留在企業(yè)檔案館內(nèi)，使得一些有價(jià)值的企業(yè)檔案被堆積，被掩蓋。日積月累，導(dǎo)致企業(yè)各門類檔案堆積過多，使得館藏檔案結(jié)構(gòu)優(yōu)化變得很難。

然而，鑒定銷毀工作并不是明面上那么簡單，它會(huì)涉及各方面的問題，通常開展鑒定銷毀任務(wù)時(shí)，先要拆卷，仔細(xì)鑒定卷中目錄標(biāo)注不可刪除銷毀內(nèi)容，有時(shí)剔除的內(nèi)容較多時(shí)，還會(huì)重新組卷，調(diào)整檢索目錄、檔案記錄，還會(huì)刪除銷毀涉及的案卷。

二、鑒定檔案中的難點(diǎn)

我國企業(yè)對檔案管理保管期限的規(guī)定不夠嚴(yán)謹(jǐn)，使企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作都偏重于傳統(tǒng)方法。例如，一些企業(yè)對于期滿的檔案鑒定都是采用一般分析法，而且企業(yè)對于期滿檔案的鑒定我國沒有明確的指示，基本上采用一些專家對企業(yè)期滿檔案表的基本理論，又因?yàn)檫@些專家研究的技術(shù)應(yīng)用不得體，有些技術(shù)不僅不實(shí)用而且操作起來比較難且缺乏足夠的實(shí)用性。雖然我國對企業(yè)檔案保管期限有所規(guī)定，但是這些規(guī)定只是明確了一個(gè)大概的方向，對于很多細(xì)節(jié)還不是很完善，又因?yàn)檫@些規(guī)定應(yīng)用的范圍比較大，在日常工作中，實(shí)用性不大，也會(huì)出現(xiàn)很多的變數(shù)，因此企業(yè)期滿檔案多數(shù)滯留。因此制定一個(gè)可行的規(guī)定是檔案鑒定與銷毀工作的重中之重，使得原本落后的鑒定與銷毀工作變得輕松起來。

三、完善檔案鑒定與銷毀工作的創(chuàng)新措施

企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作當(dāng)中很重要一個(gè)環(huán)節(jié)就是要有一個(gè)安全可靠的企業(yè)檔案鑒定工作小組。從而使企業(yè)檔案管理中心管理優(yōu)化結(jié)構(gòu)，使館藏檔案得到有效的鑒定與銷毀，一支對企業(yè)期滿鑒定與銷毀專業(yè)性強(qiáng)的小組能讓企業(yè)檔案得到及時(shí)的清理，也能有效提高館藏檔案的利用率，這樣才能夠讓鑒定與銷毀工作快速有效展開。如何有效改善對企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作，我們要正確認(rèn)識企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作的意義，而不是因?yàn)橥瓿扇蝿?wù)，刷工作業(yè)績，我們應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案鑒定銷毀操作意識，具體的做法如下：

（一）加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)檔案管理鑒定工作的及時(shí)性。長期以來，鑒定與銷毀工作的思想建設(shè)明顯不足，平時(shí)的工作過程中，沒有顯示出特殊的作用，因此延遲了鑒定、銷毀等一系列過程，做不到檔案鑒定的及時(shí)性。

（二）將檔案鑒定與銷毀工作放在首位。因?yàn)閷τ谄髽I(yè)檔案鑒定與銷毀工作的要求比較高，希望把企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作納入考核范圍，建立健全的可執(zhí)行的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)也是重中之重，明確工作的流程和制度才能加快工作的步伐，這樣才能使企業(yè)檔案管理得到有效的優(yōu)化，也能使館藏的企業(yè)檔案變得更加有效，大大增加有效利用率。也能有效且有目標(biāo)地對企業(yè)檔案開展鑒定與銷毀工作。

（三）需要建立一支穩(wěn)定的、專業(yè)性強(qiáng)、學(xué)科雜的專業(yè)檔案鑒定工作小組。必須由企業(yè)內(nèi)部考核選出這樣一支安全可靠、專業(yè)性強(qiáng)的小組，只有這樣，才能推動(dòng)企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作順利開展。

（四）企業(yè)要改進(jìn)企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作等一系列規(guī)章制度。每個(gè)企業(yè)都不一樣，所以每個(gè)企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際狀況，制定一個(gè)有完善體制的《企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作》規(guī)章制度，這也是后期開展企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作的重要指南與保障，想做好這一方面，需要一些特定的人去完成這項(xiàng)工作，而這些人就必須要從企業(yè)考核小組中里去抽取，企業(yè)也要對這些人制定一些新的規(guī)定，確保企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作的順利進(jìn)行。

四、總結(jié)

新時(shí)期企業(yè)檔案有效鑒定和銷毀工作意義重大，我們在面對現(xiàn)實(shí)的同時(shí)，又要加以創(chuàng)新，根據(jù)實(shí)際的需求，將銷毀、鑒定工作進(jìn)行到底。

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