加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的若干思考

邵山

【摘要】檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展中具有十分重要的作用，本文通過筆者多年事業(yè)單位辦公室工作經(jīng)驗，從實踐操作上對加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作提出幾點(diǎn)思考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;思考

檔案管理工作就是對單位的各項工作資料進(jìn)行收集、整理和保存，并通過檔案記錄來反映事物發(fā)展的具體過程。檔案管理工作是辦公室工作的一項重要內(nèi)容，檔案管理工作開展的如何，關(guān)系到辦公室工作水平，也關(guān)系到單位整體工作水平。本文從事業(yè)單位辦公室工作實踐出發(fā)，就如何加強(qiáng)單位檔案管理工作進(jìn)行思考。

一、加強(qiáng)單位檔案管理工作的重要性

檔案作為一種特殊的信息資源，是歷史的真實記錄，它包含了很多重要的信息資料，真實記載了工作人員在工作時產(chǎn)生的所有資料，記錄著單位的發(fā)展歷史、人事關(guān)系、工作流程、工作痕跡等重要信息，是工作執(zhí)行的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，為單位的未來發(fā)展提供了重要依據(jù)，是單位寶貴的資源和財富。隨著新形勢下反腐倡廉工作的不斷深入，各項工作是否符合法律法規(guī)，是否按規(guī)范開展、按流程運(yùn)行，都要通過檔案的形式進(jìn)行留存和記錄，檔案的作用日益凸顯。因此如何全面、真實、系統(tǒng)地對單位檔案材料進(jìn)行歸集，加強(qiáng)單位檔案管理工作至關(guān)重要。

二、加強(qiáng)單位檔案管理工作的探索和實踐

（一）促進(jìn)文秘工作與檔案管理工作的有序銜接。現(xiàn)階段多數(shù)單位實行的是文檔分開的管理體制，文秘工作和檔案管理工作是兩個獨(dú)立的系統(tǒng)，分別運(yùn)行。在文件辦結(jié)之前，檔案管理人員無法直接參與文件的形成、處理等環(huán)節(jié)，造成文件是否符合歸檔要求，檔案管理人員無法控制，只能被動接收，大大影響了檔案管理工作的質(zhì)量。為促進(jìn)文秘工作與檔案管理工作有序銜接，在辦公室人員分工上，可將從事文件收發(fā)、傳閱的工作人員與檔案管理人員合二為一，這樣從文書起草、接收開始到檔案形成，就可以進(jìn)行“前端控制”“全程管理”。比如：在文書形成階段，工作人員就可以從檔案管理的角度出發(fā)，注意歸集文書的簽發(fā)稿、印制稿和重要文件的修改稿以及關(guān)聯(lián)的附件材料。擬歸檔的文件可以不先進(jìn)行裝訂，以方便后期按檔案要求進(jìn)行裝訂，從而避免重復(fù)勞動;在文書辦理階段，工作人員可實時跟蹤領(lǐng)導(dǎo)對文件的批示意見，收集相關(guān)部室辦理過程中產(chǎn)生的相關(guān)材料以及辦理情況，確保辦文全過程的檔案體現(xiàn);在文書辦結(jié)以后，工作人員就可將上級批復(fù)文件與單位請示文件、會議紀(jì)要與會議材料等相關(guān)聯(lián)的材料歸集在一起、將不同類型的文件分類存放。在文件辦理完畢的同時，也可同步把文件以電子檔保存的形式錄入到檔案管理軟件。從而確保文書材料的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率，保證了檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）保持各類專業(yè)檔案的完整性。各類專業(yè)檔案，如修繕工程檔案等，一般具有時間跨度較長、程序步驟較復(fù)雜、各環(huán)節(jié)之間關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)等特點(diǎn)。因此，在檔案收集方面往往存在材料較零散，完整性受影響等問題，從而對后期檔案的利用以及后期工作的順利開展造成影響。為確保專業(yè)檔案的完整性，我單位專門出臺規(guī)范檔案管理工作的文件，要求每個業(yè)務(wù)部門指定專人兼任檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集整理，辦公室進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。同時通過定期開展檔案知識培訓(xùn)、指派上述人員參加檔案專業(yè)人員崗位培訓(xùn)等，提高他們檔案管理專業(yè)化水平。在檔案收集過程中實行動態(tài)管理，強(qiáng)調(diào)材料的完整性、工作的延續(xù)性，保證檔案管理工作貫穿始終。比如：修繕工程檔案，從項目申請立項開始，即開展材料收集、整理工作，工程設(shè)計、預(yù)算編制、工程招標(biāo)、現(xiàn)場施工、驗收竣工、結(jié)算審核等各個環(huán)節(jié)的材料都記錄收集起來，形成一條完整的信息鏈，以一項工程一檔的形式，定期移交辦公室保管。這樣，當(dāng)修繕工程項目在未來使用過程中出現(xiàn)問題或需要維護(hù)時，都可以依據(jù)原始檔案進(jìn)行快速和有效的解決，取得提高工程質(zhì)量的效果。還有經(jīng)營性資產(chǎn)運(yùn)營檔案，資產(chǎn)招租申請、資產(chǎn)評估報告、招租公告、招租過程、成交情況、租賃合同等等，也是實現(xiàn)全流程動態(tài)管理和材料收集，完整記錄經(jīng)營性資產(chǎn)運(yùn)營全過程，有效提高經(jīng)營性資產(chǎn)運(yùn)營管理水平。

（三）確保零星檔案的全面收集。零星檔案是各單位在工作過程中臨時形成的，具有保存利用價值的材料。這些零星檔案也是單位工作活動的重要體現(xiàn)，但由于不屬于單位既定范圍內(nèi)的工作內(nèi)容，往往無法系統(tǒng)、全面收集。為了確保零星檔案全面收集，除了要求各部門檔案管理人員日常工作中注意收集整理這部分零星材料外，辦公室還特別要求管理印章的工作人員，凡是涉及單位的各類材料，在用章時都進(jìn)行留存并定期移交檔案管理人員，再由檔案管理人員甄別后整理歸檔。

三、加強(qiáng)單位檔案管理工作的下一步目標(biāo)

隨著我國信息化時代的到來，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”改革已經(jīng)形成。筆者所在的單位是處級事業(yè)單位，目前多數(shù)事業(yè)單位普遍存在檔案管理信息化建設(shè)比較薄弱，檔案管理人員電子檔案管理專業(yè)化水平較低等問題。為進(jìn)一步加強(qiáng)單位檔案管理工作，下一步檔案管理工作目標(biāo)如下：一方面要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，引入檔案信息管理系統(tǒng)，將電子文件歸檔工作納入單位立卷歸檔范圍，強(qiáng)化電子檔案管理和利用，創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)檔案的紙質(zhì)與電子版相結(jié)合，提高檔案管理質(zhì)量和工作效率。第二方面要加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，促進(jìn)檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變，提升專業(yè)技能水平。同時完善電子檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)電子檔案管理工作的規(guī)范性，提高檔案資源的使用率，為單位的可持續(xù)發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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