新形勢下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的途徑

杜弟麗

【摘要】受各方面因素的影響，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的整體情況并不理想，在一定程度上制約了事業(yè)單位的發(fā)展。這就需要綜合參考新形勢下事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際，全面推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，為事業(yè)單位發(fā)展提供科學(xué)合理的檔案支持。上述形勢下，本研究主要基于事業(yè)單位檔案管理實(shí)際，提出規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的建議，僅供參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

事業(yè)單位檔案客觀、真實(shí)地記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，屬于事業(yè)單位各項(xiàng)工作執(zhí)行的重要依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作規(guī)范與否，直接關(guān)系到事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化作為各項(xiàng)工作開展的重要基礎(chǔ)，其歷來是企業(yè)管理高度重視的內(nèi)容，對事業(yè)單位檔案管理工作來說，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化能夠有效保障檔案管理工作的效率與質(zhì)量，提升事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展的精細(xì)度，以此來降低各種決策性失誤的發(fā)生率。因此，如何加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)成為事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)容。

一、強(qiáng)化內(nèi)部規(guī)范化管理意識

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)，強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部規(guī)范化管理意識至關(guān)重要。這就需要事業(yè)單位積極落實(shí)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的宣傳教育，全面引入精細(xì)化的管理理念，進(jìn)一步提升檔案管理人員的精細(xì)化意識。具體來說，主要包含以下幾個(gè)方面：首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層必須要將檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化納入日常工作，將其提升到發(fā)展戰(zhàn)略的高度。其次，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)全面加大人力、物力、財(cái)力的投入力度，給予檔案管理工作高度重視，保障各項(xiàng)規(guī)章制度的有效落實(shí)。最后，事業(yè)單位需要全面加大檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的宣傳教育，不僅僅是針對檔案管理人員，還應(yīng)當(dāng)包含事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)職工，使得各個(gè)職能部門均能夠主動(dòng)配合檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的開展。

二、基于規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案重組

要想有效保障事業(yè)單位檔案的完整性、規(guī)范性，就必然需要根據(jù)相應(yīng)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，針對檔案進(jìn)行重組。首先，針對一些內(nèi)容復(fù)雜、厚度過厚的檔案資料，必須要進(jìn)行重新組卷處理，即將本身存在聯(lián)系的檔案進(jìn)行組合，針對缺乏目錄、頁碼的檔案，需要實(shí)施目錄、編碼編著，以此來保障重組之后的檔案更為規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，從而有效優(yōu)化檔案資源，提升檔案管理工作的效率。其次，針對著錄工作進(jìn)行規(guī)范，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)綜合參考《檔案著錄規(guī)則》，同時(shí)基于檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)，明確制定著錄細(xì)則，保障著錄工作的有序開展。最后，為保障計(jì)算機(jī)檢索的效率與質(zhì)量，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《中國檔案分類法》，針對檔案進(jìn)行規(guī)范的分類處理，事業(yè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人還應(yīng)當(dāng)全面加大分類審查工作力度，針對不合理的分類進(jìn)行及時(shí)處理，保障分類的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

三、建立健全檔案管理機(jī)制

科學(xué)合理的規(guī)章制度是保障各項(xiàng)工作開展的先決條件，檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)自然也不例外。這就需要事業(yè)單位檔案管理部門針對檔案管理機(jī)制進(jìn)行全面的優(yōu)化調(diào)整，基于組織保障、部門寫作、工作內(nèi)容要求、崗位職責(zé)劃分等諸多層面進(jìn)行全面的優(yōu)化。具體來說，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)基于檔案管理工作實(shí)際，全面優(yōu)化檔案管理規(guī)章制度，將對應(yīng)的責(zé)任明確到個(gè)人，并安排專門負(fù)責(zé)人，針對檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的監(jiān)管。與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)組織檔案管理規(guī)范化會議，通過內(nèi)部協(xié)商共同制定規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制，針對相關(guān)職能部門的職責(zé)、義務(wù)進(jìn)行明確的規(guī)定，使得各個(gè)部門能夠主動(dòng)與檔案管理部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)合作，全面保障檔案資料收集的準(zhǔn)確性、使用的便捷性以及借閱的安全性等。通過規(guī)章制度保障、責(zé)任落實(shí)，從管理機(jī)制層面有效規(guī)范檔案管理工作。

四、通過信息化建設(shè)完善標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理工作的主要方向。眾所周知，信息化管理作為顯著的特征在于標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及便捷化，這就需要事業(yè)單位全面推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，綜合參考信息化建設(shè)要求建立檔案管理工作的相應(yīng)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。具體來說，為有效滿足檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)要求，必須要針對檔案管理整個(gè)流程建立系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，檔案管理隊(duì)伍在開展相關(guān)操作的過程中，均能夠嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來進(jìn)行操作，基于統(tǒng)一的操作模式、規(guī)范的處理體系，使得檔案信息資料處理實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)化，最終實(shí)現(xiàn)檔案資料的統(tǒng)一化管理，提升檔案管理的效率與質(zhì)量。

五、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是一項(xiàng)系統(tǒng)、漫長、復(fù)雜的工程，其必然需要密切跟隨事業(yè)單位發(fā)展與檔案管理工作發(fā)展進(jìn)行動(dòng)態(tài)的優(yōu)化調(diào)整，才能夠全面提升檔案管理的效率與質(zhì)量。這就需要事業(yè)單位意識到檔案管理規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要性，深入分析當(dāng)前檔案管理工作存在的問題，通過強(qiáng)化內(nèi)部規(guī)范化管理意識、基于規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案重組、建立健全檔案管理機(jī)制以及通過信息化建設(shè)完善標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，促進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的發(fā)展，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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