淺析事業(yè)單位人事檔案管理現狀及對策

賈坤濤

摘 要：隨著信息化時代的不斷深入發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理工作取得了一定的成績。但是，面對新時期的新任務和新挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)紙質版檔案管理不再適應工作需要，以及檔案管理人員的專業(yè)化程度不高等問題，一定程度上限制著人事檔案管理工作的規(guī)范化、高效化。從事業(yè)單位人事檔案管理現狀入手，客觀全面分析存在的問題，并從實際出發(fā)提出有效對策。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理

中圖分類號：G278 ? ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2019）13-0123-02

一、引言

人事檔案管理，是指對人事檔案進行的從收集、整理到存儲再到被利用的整個過程。作為事業(yè)單位工作的重要構成，人事檔案管理扮演著重要角色，主要表現于社會地位與社會職能兩方面，是干部在個人經歷及專業(yè)素質方面的重要體現之一，更是事業(yè)單位干部評價、考核、任用的重要參考依據。通過長期的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理工作已經逐步制度化、規(guī)范化。隨著企業(yè)現代化管理理念的不斷深入，以及企業(yè)管理制度的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作也需通過創(chuàng)新取得發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案工作存在的主要問題

1.對檔案管理工作不重視。大部分單位和人事檔案管理專干對人事檔案管理存在誤區(qū)，重要性意識有待加強。相對于其他事業(yè)單位的業(yè)務，人事檔案管理工作處于被“邊緣化”的地帶，尤其是與核心業(yè)務相比，更是可有可無。由于人事檔案工作非核心業(yè)務，又不可取得有效業(yè)績，對單位的貢獻又是忽略不計。因此，人事檔案管理工作很不受重視。除此之外，部分人事檔案管理人員認為檔案管理工作簡單機械，不出成績，需要了就查詢下，是一項沒有難度和意義的工作。

2.人事檔案更新不及時。很多事業(yè)單位都存在檔案陳舊、更新不及時的問題。目前事業(yè)單位個人檔案中，大多存檔的是個人信息、干部考察表、任命文件、職稱評定材料、入黨材料和年度考核表等等。但是，對于干部每年更新的個人信息、獎勵及培訓資料，未能及時存檔更新。一般都是人事專干收集更新，干部本人也沒有意識或者不知道需要提交每年最新的資料給人事專干用于存檔。

3.人事檔案信息化程度不高。在科學技術的不斷發(fā)展中，信息化技術也日新月異，對人事檔案管理應用現代信息技術已是普遍現象。但在實際操作中，對于一些先進的技術手段沒有進行充分挖掘和發(fā)揮其作用，人事檔案管理現代化、智能化、數據化有待推廣，有些單位只是簡單地將人員信息、檔案目錄進行了電腦輸入，資料檢索、調閱則進行手工操作，對于無紙化閱檔基本沒有實施。由于投入不足，電子化硬件設備無法保障。有些單位甚至有沒有仿真掃描儀，計算機硬件和檔案存儲設備落后，無法滿足新時期檔案管理工作的信息體系需要。

4.檔案管理人員專業(yè)度不高，存檔工作不規(guī)范。檔案管理工作對于檔案管理人員的業(yè)務能力和綜合素質都有一定要求，需要專業(yè)人員從事檔案管理工作，具體是指具備先進理念與專業(yè)技能知識的人事檔案管理人才。但是由于目前很多事業(yè)單位檔案管理專干的非專業(yè)性、非專職性，導致檔案管理工作依然存在存檔不及時、不仔細甚至不規(guī)范的現象，這些現象直接影響了檔案管理工作的質量，不利于事業(yè)單位后期工作的正常開展。同時，由于人事檔案管理人員沒有經過專業(yè)的培訓，檔案業(yè)務專業(yè)度不高，專業(yè)素質水平普遍得不到提高。在信息技術飛速發(fā)展的今天，對檔案管理人員專業(yè)化水平的要求也越來越高。

三、事業(yè)單位人事檔案管理的新思路

1.改變管理意識，重視檔案管理工作。提高檔案管理工作的重視程度，要從領導和檔案管理專干兩個方面開展。一是單位主要領導。只有一把手領導認識到檔案管理工作的重要性，充分知曉其對單位未來發(fā)展的作用，配備專干開展工作，督促專干提高檔案管理工作，才能促進檔案管理工作的長足發(fā)展。二是事業(yè)單位的檔案管理人員。檔案管理人員要立足單位長遠發(fā)展，不斷汲取最新的相關知識，參加相關的培訓，堅持與時俱進，不斷更新自我的知識結構和觀念。

2.及時更新保存檔案，對人事檔案進行動態(tài)管理。人事檔案管理人員作為專職的干部，除了具備基本的專業(yè)性之外，還必須由責任心強的干部擔任。人事檔案更新是檔案管理的基本功，特殊的捷徑沒有，關鍵要靠管檔人員的責任心和相關部門及員工的檔案意識，有變動的鑒定后及時入檔，這是最終的更新之道。一是定期填寫職工情況履歷表或者變動情況表;二是建立健全檔案歸檔制度，凡與員工密切相關的材料，如職稱材料、工資材料、黨團材料、獎勵處分材料等，形成后一定有一份交由人事部門歸檔;三是推行人事檔案電子化管理。

3.改善檔案管理環(huán)境，實現規(guī)范化。首先，提高人事檔案人員的技術水平。要保證檔案工作人員的配備，及時組織檔案工作人員參加專業(yè)化培訓。其次，硬件環(huán)境和軟件設施的改善。例如，各單位需要設置專門的人事檔案辦公室、存放室等，同時要統(tǒng)一配置人事檔案管理專用電腦、保密設備等軟件設施，便于工作的開展。最后，加強檔案管理智能化和信息化。在檔案管理工作中，要將傳統(tǒng)管理與互聯網信息化管理相結合，打造智能管理模式。例如，借助計算機做好電子檔案的登記、保存、查詢等工作。需要注意的是，在利用計算機等電子設備的同時，也要及時學習和掌握相關網絡安全知識，加強檔案管理的安全性和保密性，通過智能管理模式，既可以提高檔案管理工作的安全性和完整性，又能夠有效提高檔案管理工作的使用性。

4.完善人事檔案全文數據庫建設。推進人事檔案管理工作信息化進程，把文字資料向數據資料進行轉變，充分利用微機、掃描儀等現代設備和現代技術，將不易保存的紙質檔案轉變?yōu)镻DF文件、電子照片等形式，再用微機進行全面整理，按照相關分類進行保存，完善相關信息，利用微機中的“關鍵字、年份或分類”檢索、查詢等功能，實現查詢檔案的智能化。通過人事檔案數據庫的建設，實現人事檔案紙質化和數據化同儲存、同管理、同利用。

5.配備專業(yè)檔案管理專干，實現專業(yè)化。一是配備專業(yè)的檔案管理人員。人事檔案的分門別類、信息化錄入、更新等工作，需要耗費大量的時間和精力，才能做到細致、規(guī)范化和專業(yè)化，同時也是一項延續(xù)性工作，因此必須配備專業(yè)的檔案管理人員。二是提升檔案人員的素質。檔案管理人員的素質高低決定了人事檔案工作管理的好壞，因此提高檔案管理人員的專業(yè)素質非常必要。通過“請進來，走出去”的方式，加強交流培訓，通過培訓提升其業(yè)務能力和綜合素質，為工作順利推進提供有力保障。

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