淺析如何做好教學(xué)檔案管理工作

謝曉光

【摘要】教學(xué)檔案真實(shí)的反應(yīng)了教師的教學(xué)過程（教學(xué)中存在的問題、教學(xué)改革采取的措施）和教學(xué)管理者的管理過程，它對(duì)高校的健康發(fā)展具有重要的意義。文章闡述了教學(xué)檔案的概念，教學(xué)檔案管理工作的重要性，教學(xué)檔案的作用以及如何做好教學(xué)檔案工作采取的措施。

【關(guān)鍵詞】高職院校 檔案管理 重要性 措施

1、教學(xué)檔案的概念

教學(xué)檔案是指教師、學(xué)生、教學(xué)管理人員在日常的教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)建設(shè)、教學(xué)改革、教學(xué)管理（包括教育評(píng)估和教學(xué)評(píng)價(jià)）等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖片、錄音錄像、視頻等文件資料。把這些資料收集好后、按照檔案管理的要求進(jìn)行整理、分類、歸檔、保管和使用等工作就是教學(xué)檔案管理。

2、教學(xué)檔案管理工作的重要性

教學(xué)檔案反應(yīng)高職院校教師教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究中形成的最原始材料。它是衡量高職院校教學(xué)管理水平和檢驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志，是高職院校評(píng)估工作的重要內(nèi)容。搞好教學(xué)檔案管理對(duì)于提高教學(xué)工作的質(zhì)量，甚至對(duì)提高整個(gè)學(xué)院的工作，都具有十分重要的意義。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：教學(xué)檔案真實(shí)的記載了教師的教研水平，教學(xué)質(zhì)量;學(xué)生的生源質(zhì)量;教學(xué)設(shè)備的容納量和設(shè)備的新舊程度。反應(yīng)了一個(gè)學(xué)院的軟件、硬件的情況等。

3、教學(xué)檔案的作用

3.1教學(xué)檔案具有查閱功能

教學(xué)檔案真實(shí)的記錄了學(xué)院的全部教學(xué)活動(dòng)（教學(xué)計(jì)劃的擬定、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)、教學(xué)改革方案的擬定、教學(xué)方法的改進(jìn)），它是提高教學(xué)質(zhì)量的重要參考資料。也是重要?dú)v史的主要憑證，是領(lǐng)導(dǎo)研究總結(jié)教學(xué)活動(dòng)，尋找教學(xué)工作規(guī)律的最好依據(jù)，也是教學(xué)研究的主要依據(jù)。如果沒有教學(xué)檔案，其研究必然是盲目的、沒有根據(jù)的。通過利用教學(xué)檔案能使學(xué)籍管理、考試考核、獎(jiǎng)懲制度、教師崗位責(zé)任制等一系列的管理制度不斷得到完善和落實(shí);通過建立教學(xué)檔案，對(duì)每一學(xué)科和每位教師的評(píng)價(jià)更真實(shí);同時(shí)，教學(xué)檔案還可以為校際交流、職稱的評(píng)定、評(píng)先評(píng)優(yōu)等提供依據(jù)。

3.2教學(xué)檔案具有信息功能

教學(xué)檔案的建立，實(shí)質(zhì)上是教學(xué)工作信息資料的收集和儲(chǔ)存。例如，教學(xué)質(zhì)量不斷提高的情況，培養(yǎng)學(xué)生適應(yīng)社會(huì)需要的情況，學(xué)生入學(xué)后的學(xué)習(xí)情況，在社會(huì)實(shí)踐中的表現(xiàn)情況，所學(xué)技能的運(yùn)用情況等，都需要以調(diào)查和考察過程中所形成的資料為載體，記錄在案，并予以歸檔立案。這些記錄實(shí)際情況的教學(xué)檔案具有極強(qiáng)的信息資源的價(jià)值，對(duì)培養(yǎng)和造就德才兼優(yōu)的新興型人才起著永恒的參考和指導(dǎo)意義。

3.3教學(xué)檔案具有參考功能

提高教學(xué)質(zhì)量，多出人才，快出成果，是領(lǐng)導(dǎo)和師生以及學(xué)生家長都十分關(guān)心的問題。無論是總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、研究教學(xué)內(nèi)容、改革教學(xué)方法，還是考察教學(xué)效果，進(jìn)行教學(xué)創(chuàng)新都離不開教學(xué)檔案，因?yàn)樗涊d了教師、學(xué)生和其他教學(xué)工作人員辛勤勞動(dòng)的成果，是提高教學(xué)質(zhì)量的史料保證和經(jīng)驗(yàn)借鑒。

4、如何做好教學(xué)檔案的管理工作

隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的發(fā)展壯大，辦學(xué)層次的不斷提升。對(duì)教學(xué)檔案管理工作的要求越來越完善。如何做好教學(xué)檔案的管理工作，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高，是我們檔案管理人員迫切需要解決的問題。

4.1配備專業(yè)的檔案管理人員

保證教學(xué)資料的完整性和全面性，必須要配備專業(yè)的檔案管理人員。首先教學(xué)檔案管理人員的工作性質(zhì)就是要服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生及其他有關(guān)人員，所以檔案管理人員必須具備高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心，要有奉獻(xiàn)精神;同時(shí)具備一定的學(xué)習(xí)能力，能不斷提高自己的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，不斷提高檔案資料管理水平。其次，要健全工作人員崗位責(zé)任制，包括檔案管理的崗位職責(zé)、工作范圍、內(nèi)容等，以利于有關(guān)人員在日常工作中隨時(shí)都可以做好檔案管理工作，同時(shí)還有資料室管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度等，并保證嚴(yán)格按規(guī)章辦事。

4.2強(qiáng)化教學(xué)檔案管理人員的管理意識(shí)

要搞好教學(xué)檔案管理工作，必須要強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)。有的教學(xué)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，不及時(shí)收集和整理教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種資料，認(rèn)為收集檔案是件麻煩事情，平時(shí)收集檔案資料也是走走形式，導(dǎo)致有的檔案資料在需要的時(shí)候難以查找。為杜絕檔案資料查找難的問題。必須要全體教職員工和檔案管理人員認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理工作重要性。

只有這樣，才能及時(shí)上交和收集各種檔案資料，扎扎實(shí)實(shí)的搞好教學(xué)檔案工作。

4.3建立和完善科學(xué)的檔案管理制度

做好教學(xué)檔案管理工作，必須要制定明確的教學(xué)檔案管理目標(biāo)和管理標(biāo)準(zhǔn)，建立一套完整的適用于本學(xué)院的教學(xué)檔案管理制度，以指導(dǎo)和規(guī)范學(xué)院教學(xué)檔案工作。其次，要建立學(xué)院檔案工作網(wǎng)絡(luò)，確定各處室、年級(jí)的兼職檔案員和專職檔案員的崗位責(zé)任制，制定目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)、考核制度，獎(jiǎng)懲分明，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。同時(shí)，建立嚴(yán)密并切實(shí)可行的教學(xué)檔案管理制度，按本處各部門教學(xué)的要求，建立明確的管理目標(biāo)和管理制度，從而規(guī)范各類資料的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案管理能夠做到按章可循，有法可依。最后，可以將檔案的歸檔工作和年終獎(jiǎng)掛鉤，從而增強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任感和積極性。

4.4采取科學(xué)的檔案管理手段。

當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全新時(shí)代。教學(xué)資料信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，檔案管理要跟上當(dāng)前形勢發(fā)展的需要，必須要網(wǎng)絡(luò)化管理，將文字的檔案變成電子的檔案。將教學(xué)檔案中有價(jià)值的東西（科研成果、優(yōu)秀的教案等）成數(shù)字庫，上校園網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快捷便利，讓全校師生上網(wǎng)查詢，達(dá)到資源共享的目的。

總之，檔案管理工作看似收集、整理、保管、查閱一系列簡單的過程，實(shí)則具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性。要做好檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量和利用率，必須要同網(wǎng)絡(luò)信息化管理相結(jié)合。目前，我院的檔案管理建設(shè)還比較落后，正在向電子歸檔、微機(jī)檢索過渡，這項(xiàng)工作的改革給我們檔案管理工作者提供了更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。我相信，只要以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對(duì)待檔案管理工作，就一定能夠把檔案管理工作做得更好，使檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。