不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利和登記類型二維視角下的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分類管理方法研究

鄧姝

摘要：不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記后，如何對(duì)原分散登記的存量檔案和統(tǒng)一登記后新增檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理成為亟待解決的問題。本文提出構(gòu)建不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利類型和登記類型二維視角下的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分類管理方法，以湖南省不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分類管理設(shè)計(jì)為例，為規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案;分類管理

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是指在登記工作中收集、形成的，經(jīng)過整理的反映不動(dòng)產(chǎn)登記申請(qǐng)、審核過程和登記結(jié)果，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等不同形式資料的總稱。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分類管理方法作為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的重要基礎(chǔ)工作，有較大研究?jī)r(jià)值。

1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的困境

1.1 缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記后，原分散管理的登記檔案移交到不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)保管，然而，國(guó)家層面至今未出臺(tái)任何專門關(guān)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的規(guī)范性文件。原管理部門雖出臺(tái)規(guī)章、制度，但分類管理標(biāo)準(zhǔn)大相徑庭。各級(jí)不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)對(duì)登記檔案如何科學(xué)管理壓力巨大。

1.2 傳統(tǒng)視角不適應(yīng)新需求

分散登記時(shí)，由于國(guó)土、房產(chǎn)、林業(yè)等登記分屬不同機(jī)構(gòu)，權(quán)利類型簡(jiǎn)單，產(chǎn)生的檔案類別較為單一，一般以產(chǎn)生的時(shí)間順序進(jìn)行分類管理，這是一維的視角。統(tǒng)一登記后所產(chǎn)生的檔案，不僅要考慮不同權(quán)利類型的登記檔案，還要考慮隨權(quán)利編號(hào)產(chǎn)生的首次、變更等不同登記類型的檔案，此前以時(shí)間為順序的分類管理方式，將造成不動(dòng)產(chǎn)登記檔案排列的不確定，各類檔案復(fù)雜交錯(cuò)。

1.3 動(dòng)態(tài)連續(xù)性考慮不夠

不動(dòng)產(chǎn)存續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，如一宗土地從出讓到開發(fā)，再到權(quán)屬的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)移、消滅等都應(yīng)登記，這將產(chǎn)生如首次、變更、轉(zhuǎn)移、注銷等多類型檔案。傳統(tǒng)管理方式下，上述檔案被存放在一起，使用一個(gè)檔案號(hào)，從土地出讓登記檔案開始，之后產(chǎn)生的檔案均要與原檔案合卷，缺乏對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案動(dòng)態(tài)連續(xù)性的考慮，增加了工作量。

2 二維視角的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分類管理方法

2.1 明確不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的關(guān)聯(lián)性

《不動(dòng)產(chǎn)登記操作規(guī)范（試行）》及《不動(dòng)產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》規(guī)定了不動(dòng)產(chǎn)登記簿等登記結(jié)果及登記過程中產(chǎn)生的原始資料需歸檔。登記簿作為登記檔案的核心，包括了不動(dòng)產(chǎn)的自然狀況、權(quán)屬狀況和其他限制、提示事項(xiàng)。不動(dòng)產(chǎn)的自然狀況中，位置不變，但用途、街道名稱等有發(fā)生改變的可能;不動(dòng)產(chǎn)的權(quán)屬狀況會(huì)因買賣、贈(zèng)與等產(chǎn)生更多變化;其他限制、提示事項(xiàng)雖記載的是未發(fā)生權(quán)屬實(shí)際變動(dòng)的預(yù)告、查封等登記類型，但其體現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn)的提示和權(quán)利的限制。以上三項(xiàng)內(nèi)容一經(jīng)變化，權(quán)利人應(yīng)當(dāng)申請(qǐng)相應(yīng)類型的不動(dòng)產(chǎn)登記，就產(chǎn)生新的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，這些先后產(chǎn)生的、各類不動(dòng)產(chǎn)登記檔案之間，有著不同的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

2.2 遵循原則

正因?yàn)椴粍?dòng)產(chǎn)登記各檔案之間有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，因此，其分類方法應(yīng)綜合考慮不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利類型和登記類型兩個(gè)維度登記檔案之間的協(xié)調(diào)，遵循以下原則成套編排：橫向以“塊”狀分類，即按不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利類型分塊，以宗地為單位建立電子登記簿，確保登記檔案在空間位置上的相互區(qū)別;縱向以“線”狀排編，即按不動(dòng)產(chǎn)的登記類型為分線，以各項(xiàng)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)移、注銷發(fā)生的順序排列，保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案在時(shí)間上的相互關(guān)聯(lián)。只有同時(shí)保證其在時(shí)空上的相互關(guān)聯(lián)、相互區(qū)別，才能保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的完整和關(guān)聯(lián)性。

2.3 具體內(nèi)容

2.3.1 設(shè)置一級(jí)類目

根據(jù)國(guó)土資源部、國(guó)家檔案局下發(fā)的《國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案管理辦法》規(guī)定，不動(dòng)產(chǎn)登記類檔案是國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案分類體系中的一級(jí)類目，據(jù)此，可將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的一級(jí)類目直接設(shè)置為“不動(dòng)產(chǎn)登記檔案”。

2.3.2 設(shè)置二級(jí)類目

按照主線和支線兩大部分，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案可設(shè)置7個(gè)二級(jí)類目：

（1） 以不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)或使用權(quán)變化為主線，設(shè)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利登記1個(gè)二級(jí)目錄，依據(jù)《不動(dòng)產(chǎn)登記操作規(guī)范（試行）》其歸檔范圍應(yīng)包括集體土地所有權(quán)登記等6種權(quán)利類型，綜合考慮每種權(quán)利類型對(duì)應(yīng)的首次、變更、轉(zhuǎn)移、注銷的登記類型設(shè)置歸檔范圍。

（2） 以所有權(quán)或使用權(quán)在發(fā)生的其他權(quán)利變化或受限制情況為支線，設(shè)地役權(quán)登記、抵押權(quán)登記、預(yù)告登記、更正登記、異議登記和查封登記6個(gè)二級(jí)目錄，綜合考慮每種權(quán)利類型對(duì)應(yīng)的首次、變更、轉(zhuǎn)移、注銷的登記類型設(shè)置歸檔范圍。如圖1所示：

3 湖南省不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分類管理設(shè)計(jì)

湖南省國(guó)土資源廳在2017年3月印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的通知》，附上了《湖南省不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理操作指南（試行）》，該指南對(duì)湖南省范圍內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集、整理、保管和利用環(huán)節(jié)都作出了詳細(xì)規(guī)定，有較強(qiáng)可操作性，已在全省試行一年有余。目前，為進(jìn)一步規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，該省充分結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利類型和登記類型的二維視角，開展了完善不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分類管理的進(jìn)一步探索。結(jié)合湖南省的實(shí)際，設(shè)計(jì)湖南省不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分類管理體系如表1所示：

結(jié)語

不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬每發(fā)生一次變化就會(huì)產(chǎn)生新的登記檔案，真實(shí)記錄了不動(dòng)產(chǎn)的自然狀況和權(quán)屬變化、流轉(zhuǎn)過程，形成了一個(gè)個(gè)完整的、上下關(guān)聯(lián)、左右關(guān)聯(lián)的信息鏈。不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利和登記類型二維視角下的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分類管理方法能準(zhǔn)確將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案之間建立關(guān)聯(lián)，為不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記后的數(shù)據(jù)整合和檔案管理提供參考。

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