提升檔案管理效率和檔案管理質量的措施探究

王巖

[摘要]檔案管理是現(xiàn)代化國家民生建設的重點內容，也是基層工作的重點和管理的必要所在。檔案管理既要依據(jù)國家法律規(guī)章執(zhí)行，又要充分地了解基層工作的需求和業(yè)務發(fā)展方向。因此如何提升檔案管理的效率和質量是工作過程中的重點，也是執(zhí)行整體計劃的基礎和依據(jù)。當前的檔案管理和建設中由于新舊交替以及信息平臺的各種原因，產(chǎn)生了很多疏漏和不足，想要形成高效穩(wěn)定的檔案管理工作流程還需要進行關鍵問題的針對性措施調整，從而改變現(xiàn)有的不足和滯后。

[關鍵詞]檔案管理;效率;質量;措施

一、提高檔案管理效率和質量的重要性

檔案管理在基層工作中具有重要的意義，從整體的工作環(huán)境和狀況，到新時期的工作要求和民生發(fā)展需求都是不可或缺的條件因素。在現(xiàn)實的檔案管理和工作信息中，工作人員的檔案管理和工作環(huán)節(jié)都具有可塑性，其中的工作重點依然是抓住檔案管理質量。根據(jù)工作信息標準和服務管理的內容應該強化工作質量以及提升工作效率。這樣便能夠在實際工作中形成有條不紊的工作秩序，整合人才，形成有利的建設性依據(jù)，鞏固檔案管理工作的水平和人才的應用。

二、阻礙檔案管理工作效率和質量的原因

（一）檔案管理的標準規(guī)范問題

在檔案管理工作中，進行多方位的工作體制運轉，形成了各種保障制度的調整，但是在實際工作過程中會出現(xiàn)很多標準化制度匱乏。如缺少嚴格的檔案銷毀機制，并且在執(zhí)行過程中，交接工作也尚未得到有效的誤差改良。很多檔案管理人員在工作過程中沒有實現(xiàn)標準規(guī)范的滲透，也在工作執(zhí)行方面出現(xiàn)了滯后和疏漏問題。檔案規(guī)范執(zhí)行標準不完善，形成了很多潛在的問題，嚴重影響檔案后續(xù)管理以及工作細節(jié)的核對，也是規(guī)章體系和資金管理等方面的重要隱患。

（二）檔案管理的人才配置問題

當前的檔案管理需要多方位人才。在專職的檔案人員信訪和調查過程中，了解到了兼職比重較多，全職和公益性崗位勞動量大，在職掛名的現(xiàn)象還屢禁不止。人員無論從管理上還是專業(yè)水平上都成為主要問題。各種不良因素導致基層檔案管理工作效率下降，并且缺乏標準的培訓機制。部分工作的法律意識淡漠，并且對檔案管理機制和工作流程不夠熟練，嚴重影響檔案管理的工作水平和技術性標準。根據(jù)檔案工作的重點，應該強化人才管理和培養(yǎng)，這樣才能從根本上解決工作疏漏和人才流失的問題。

（三）檔案管理工作中的硬件保障問題

在檔案管理工作中，很多工作效率低下以及工作質量問題是由于硬件保障不足造成的?，F(xiàn)代化建設中，應該強化硬件的規(guī)范化和普及。尤其在檔案管理應用中，更應該加強基礎硬件以及標準化硬件的配備，必要時更應該對相關的高端硬件進行申請和配置。當前檔案管理工作環(huán)境中，關于消防設備、檔案室的電子化設備以及管理的信息化流轉硬件標準很多都缺失。在信息化建設中已經(jīng)缺乏了重點偏離。也失去了檔案管理工作中的硬件保障標準和管理作用。

（四）檔案管理工作中的責任管理問題

在檔案管理工作中應該強化管理體系的應用，形成在工作中的高效對接。而在實際工作過程中，需要更多的管理體系運轉，而這種運轉過程中需要進行檔案制度管理，基于管理效率和運轉機制的偏差會出現(xiàn)業(yè)務部門對管理機制干涉問題，也沒有及時的按照規(guī)范處理。很多情況下形成了責任分配不均和責任模糊問題。目前，還存在很多檔案管理不足以及效率低下等問題，剖析這些問題的主要原因，有責任管理分配問題的重要因素，責任管理的改良迫在眉睫。

三、提升檔案管理效率和質量的有效措施

（一）強化檔案管理的標準規(guī)范

在檔案管理的日常工作中，需要對標準規(guī)范進行強制性執(zhí)行，只有這樣才能夠真正捋順工作一體化和標準化。從細節(jié)出發(fā)，帶動管理工作的重點以及工作中遇到的重要難題。形成有力的意識流管理，并且對管理中的問題進行細化和分解。找到問題的根據(jù)，進行全面富有建設性意義的組織與互動。工作人員需要在這個問題中進行及時的溝通以及主動的工作任務互助。依據(jù)實際工作中的內容對檔案管理的標準進行有效規(guī)范。其一，要爭取上級領導以及相關部門的同意和引導，并且得到有力的支持和保護。完善檔案的報送規(guī)范，并且在進行業(yè)務交流的過程中實現(xiàn)及時回饋，對工作中的及時問題予以充分的調度，并且能夠形成完善的修訂流程。其二，認真地執(zhí)行檔案管理的實際工作需求，根據(jù)工作體制進行業(yè)務流程運轉。強化關于社保、醫(yī)療、基金等具體的工作內容認定，并且對相關業(yè)務進行具體化落實。其三，落實全面有效的經(jīng)驗積累，并且進行典型示范以及強化推廣，對于檔案管理中的工作態(tài)度以及工作能力問題進行有效的調整，并且對出色的工作人員進行獎勵，完善檔案管理標準規(guī)范的不足與疏漏之處。

（二）充分培養(yǎng)檔案管理人才

無論在任何工作崗位中，人才的重要性都是不言而喻的。根據(jù)當前的工作趨勢以及政務管理的方向，應該對現(xiàn)有的檔案管理人員進行標準化培養(yǎng)，依據(jù)國家的建設人才標準和規(guī)范制度，形成對檔案管理人員水平的衡量機制。運用現(xiàn)有的制度和人才在實際工作中的建設標準，進行有效的社區(qū)檔案規(guī)范以及工作中的制度化要求。其一，在提升檔案管理和工作進程中，形成政務和社區(qū)規(guī)范化人員到位。運用人員的實際工作內容以及工作中的經(jīng)驗進行強有力的政治化思想約束和人才培訓的思想教育。在人才培養(yǎng)過程中，應該重視人才培養(yǎng)的機制性建設，根據(jù)檔案管理的工作重點以及建設需求完成檔案管理人才的崗位認定，形成真正意義的在崗就職和認真的工作態(tài)度，以此強化人才的崗位意識。其二，具體落實到部門工作單位，對于檔案人員的工作過程以及工作的細節(jié)進行具體檢測，運用監(jiān)督機制形成業(yè)績培養(yǎng)標準和具體任務，并且從上級部門規(guī)范具體的輔助性指導措施。其三，強化檔案管理的交流空間，并且按照重要的示范標準，形成主要培訓機制和運作的方法。根據(jù)人才的具體需求完成培訓重點。最后要落實管理人員社群布置，形成成熟高效的業(yè)務工作流程，對人員進行培養(yǎng)示范。

（三）鞏固保障工作重點

在檔案管理工作中，應該強化硬件的應用，并且對硬件規(guī)格及時更新。對于新時期的工作需求很多管理內容已經(jīng)形成了具有現(xiàn)代化高技術水平。應該形成共管應用，并且落實到基層工作之中去。對于檔案管理中的主要內容應該強化保障工作的具體要求，落實到位，應用其中。其一，認真地對待基層社區(qū)管理，形成人員的經(jīng)濟治理和人才的交互。將主要的人性化管理和關懷落實到檔案管理之中。運用各個部門的工作建設以及基礎問題進行規(guī)劃和建設。其二，強化檔案管理的人才基礎以及民政等部門的工作。針對專業(yè)內容進行檔案管理方面的必要性指導。運用社區(qū)資源以及合作檔案管理工作的主要任務進行信息化應用以及檔案內容的系統(tǒng)完善。從專業(yè)的角度進行真正意義的現(xiàn)代化檔案管理保障。其三，進行資源整合，運用綜合性檔案管理任務，針對社區(qū)信息和檔案管理的主要規(guī)范形成工作的集結，全面落實電信化網(wǎng)絡化管理。其四，形成城市化空間共享，針對工作內容執(zhí)行高端化和標準化的條件提升工作水平和質量，從根本上鞏固保障工作重點。

（四）嚴格執(zhí)行責任制度

很多工作任務的完成依賴于嚴格的責任制度。無論是行政部門還是事業(yè)單位，都應該履行這個規(guī)范和習慣。根據(jù)檔案工作的性質以及工作習慣，應該強化檔案管理的責任制度，并且對基層工作重點進行積累和完善，形成工作的監(jiān)督，運用明確的檔案管理工作重點，嚴格執(zhí)行責任制度。只有強化責任制度，具體工作內容落實到個人頭上，才能夠真正意義上實現(xiàn)高效的工作和任務管理。其一，明確檔案管理相關工作的領導責任，從頭抓起，要提升集體的工作水平，首先要從領導入員人手，領導入員不僅要從基層把握好監(jiān)督工作環(huán)節(jié)，更應該從自身做起，強化管理并且調控好整體的工作布局和任務分配。其二，營造優(yōu)良的工作環(huán)境并且進行維護。良好的工作環(huán)境有利于提升工作人員的積極性和工作的信息，在此基礎上強化工作人員的執(zhí)行力度，并且擴大宣傳。以法律法規(guī)為主要的依據(jù)，實現(xiàn)正確的管理宣傳。其三，強化檔案管理的人才拷貝，根據(jù)業(yè)務需求形成有效的測評和人才培養(yǎng)。提升業(yè)務水平并且做到具體化以及合理的資源分配。嚴格執(zhí)行責任制度是高效完成檔案工作的具體體現(xiàn)，也是提升整體工作質量的重要依據(jù)。

結語

本文從整體出發(fā)，了解了當前檔案管理工作中的效率和質量的重要性。從宏觀上能夠適應工作機制的調整，并且根據(jù)業(yè)務的范疇以及工作的精細化程度對人員以及管理體制進行整體調整。從大方向出發(fā)，對檔案管理工作進行監(jiān)督，也完善硬件保障，規(guī)范檔案管理的水平。解決實際問題，并針對主要的人性化需求進行建設性規(guī)劃，形成有力的改良趨勢，從而適應新時期的社會需求和公益建設標準。運用檔案管理的新理念和技術的需求性，針對業(yè)務操作重點，進行基礎落實和現(xiàn)代化科技的有效應用，形成建設性措施的新型指標。

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