探討如何發(fā)揮企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用

張鳳宇

【摘要】基礎(chǔ)工作質(zhì)量是檔案管理工作的重要組成部分，對檔案管理活動的正常開展有著至關(guān)重要的影響。隨著企業(yè)制度的不斷完善，檔案管理已成為企業(yè)管理的重要組成部分。隨著現(xiàn)代化進程的加快，舊的檔案管理方式已不能跟上時代的步伐，原有的檔案管理基礎(chǔ)工作也應(yīng)隨著時代的發(fā)展而改變。要有效地改革檔案管理的基礎(chǔ)工作，運用現(xiàn)代管理技術(shù)，提高檔案管理的整體水平。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理 企業(yè)發(fā)展 作用 策略

一、前言

檔案是記錄人類社會活動和行為的主要載體，與人類社會的可持續(xù)發(fā)展密切相關(guān)。檔案基礎(chǔ)管理的根本目的是為人民提供更好的服務(wù)。因此，在實際的檔案管理中，必須加強檔案的基礎(chǔ)管理，既能有效提高檔案資源的利用率，使其充分發(fā)揮其重要作用和有效價值，又為后續(xù)工作的順利開展提供更有利的條件。然而，由于傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，現(xiàn)代檔案管理中的許多問題尚未得到根本解決。檔案管理工作主要由專門的檔案管理部門負責(zé)，主要以紙質(zhì)文件或檔案形式進行。雖然這種管理模式是檔案管理最常用的方法，但因其工作流程原因容易出現(xiàn)管理失誤，且其存儲壽命相對較短，造成資源的大量浪費。同時，隨著時代的快速發(fā)展，檔案信息量越來越大。如果繼續(xù)沿用舊的檔案管理模式，將大大增加檔案信息查詢的難度，嚴重影響檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

二、企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題

（一）檔案人員管理意識比較薄弱，沒有足夠的業(yè)務(wù)能力

檔案在人們的社會生活和國民經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。通過對檔案的有效利用，可以促進社會各界的有效發(fā)展，為社會帶來巨大的利益。但在檔案的基礎(chǔ)管理中，許多管理者并沒有意識到檔案的價值。他們只是收集和儲存檔案。他們對檔案管理重視不夠，不能真正發(fā)揮檔案自身的價值，限制企業(yè)事業(yè)單位的有效發(fā)展。

（二）檔案查詢效率比較低下，保密性和分類性不合理

檔案管理的執(zhí)行人員缺乏，造成檔案管理過程中存在漏洞。例如，由于我國目前還沒有頒布檔案編號的特殊規(guī)定，大部分檔案部門仍然采用傳統(tǒng)的編號方法對檔案進行編號，導(dǎo)致檔案編號缺乏規(guī)范性，這也是檔案管理水平低下、檔案流失的根本原因。

三、企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用

（一）有利于增強企業(yè)管理能力，提升企業(yè)自身的競爭力

企業(yè)的發(fā)展離不開企業(yè)的品牌和信譽以及良好的銷售渠道。企業(yè)和其他合作企業(yè)建立的客戶檔案在創(chuàng)新、銷售、后續(xù)服務(wù)和市場拓展中起著不可或缺的作用。品牌建設(shè)沒有對企業(yè)檔案管理權(quán)益的保護。品牌可能被他人或其他問題盜用。它不僅可以維護品牌的權(quán)益，還可以保護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)、專利權(quán)、著作權(quán)、商業(yè)秘密權(quán)等無形資產(chǎn)的憑證。

（二）有利于培養(yǎng)企業(yè)的人才

目前，大多數(shù)單位檔案信息管理人員的年齡偏大。這種因素在一定程度上也影響了企業(yè)檔案管理的水平。因此，提高檔案管理水平，不僅可以讓更多的年輕人接觸到檔案管理，還可以讓他們有足夠的實踐機會，讓他們學(xué)會把檔案管理知識應(yīng)用到實際中，形成良好的循環(huán)，使企業(yè)能夠更好地進行管理。

四、如何發(fā)揮企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用

（一）提高檔案管理人員對本職工作的重視程度，加強自身專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案管理對企業(yè)經(jīng)濟效益的影響是長期的、隱性的。但是在一些企業(yè)中，管理者和領(lǐng)導(dǎo)不太重視企業(yè)的檔案管理，因此，要充分發(fā)揮檔案管理在提高企業(yè)經(jīng)濟效益中的作用，就必須加強企業(yè)檔案管理。檔案管理人員對資料的要及時歸檔，提高歸檔管理意識，及時收集整理、編目識別，以及存儲統(tǒng)計、檢索等相關(guān)工作。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理者也要充分發(fā)揮自身在企業(yè)管理中的核心和主導(dǎo)作用，提高企業(yè)員工檔案管理意識的影響。企業(yè)檔案管理者的業(yè)務(wù)水平也直接影響著企業(yè)檔案管理的質(zhì)量，檔案管理的質(zhì)量也影響著檔案管理在企業(yè)經(jīng)濟效益中的作用。因此企業(yè)要想最大限度地發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經(jīng)濟效益中的作用，就必須加強企業(yè)檔案管理人員的建設(shè)，全面提高檔案人員的管理水平。

（二）健全完善企業(yè)檔案管理制度，促進企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和標準化

目前，各單位檔案館的數(shù)量越來越多。在這種情況下，很容易產(chǎn)生無用的檔案。在這種情況下，通過檔案管理的基礎(chǔ)工作，提出這些無用的檔案，然后對所有檔案進行重新分類，以提高現(xiàn)代檔案管理的質(zhì)量和效率。通過檔案管理，可以重新組織現(xiàn)有檔案，提高檔案管理的效率。檔案管理的規(guī)范化很大程度上取決于檔案檢索的效率和檔案的完整性。檔案的基本管理是對檔案的標題進行分類管理，對檔案的頁碼和信息進行分類管理，提高現(xiàn)代檔案管理的標準化水平。將檔案管理的基礎(chǔ)工作應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理過程中，可以有效地對檔案進行分類和管理，使查詢過程更加方便，使現(xiàn)代檔案管理更加規(guī)范。

（三）改變傳統(tǒng)的檔案管理方法，充分利用計算機技術(shù)使檔案管理更加的準確有效

傳統(tǒng)的檔案管理是以紙、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的主體，以人工為主完成檔案管理過程。由于存儲量大，檔案管理部門無法對已歸檔的檔案進行提取和處理，造成許多檔案信息資源閑置甚至浪費。為了實現(xiàn)檔案的信息化，必須建立有效的檔案管理計算機信息系統(tǒng)。一是完善和規(guī)范計算機應(yīng)用條件下的文件管理流程，滿足文件融合管理的需要;二是根據(jù)文件處理流程設(shè)計文件信息系統(tǒng)的軟件功能;三是建立完善的內(nèi)部控制體系，確保文件安全的信息系統(tǒng)。但電子檔案也存在著保存電子檔案載體耐久性差等缺點，影響了檔案的完整性和可靠性，從而影響了檔案的真實性。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，電子檔案的范圍迅速擴大，電子檔案的數(shù)量也在迅速增加。但是要及時防止計算機病毒和黑客在網(wǎng)絡(luò)下的攻擊，以保證電子檔案的安全。

五、結(jié)束語

總之，檔案管理是整個企業(yè)管理工作順利開展的關(guān)鍵，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，加強檔案管理，不僅要重視硬件建設(shè)，充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要重視軟件建設(shè)，建立和完善電子文檔管理系統(tǒng)。同時也要提高電子文件制作和電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強各環(huán)節(jié)與各部門的溝通與管理。