大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案安全管理探析

王艷玫

摘 要：我國(guó)檔案信息化建設(shè)在大數(shù)據(jù)背景下受到了巨大影響，在提高檔案管理的快捷性、方便性的同時(shí)，也在一定程度上提高了所面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)性。在新時(shí)期下，需對(duì)檔案信息安全建設(shè)予以高度重視，旨在進(jìn)一步確保電子檔案管理的安全性，降低檔案儲(chǔ)存風(fēng)險(xiǎn)性，進(jìn)而提高檔案信息有效性與安全性。鑒于此，本文結(jié)合大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)電子信息檔案工作優(yōu)勢(shì)進(jìn)行闡述，并針對(duì)管理安全提出幾點(diǎn)建議與措施，旨在促進(jìn)電子信息檔案安全管理工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；信息化；電子檔案；信息檔案；安全管理

在大數(shù)據(jù)背景下，改變了電子檔案工作模式，也為其提供了更大的發(fā)展前景，確保了電子檔案工作的信息安全與工作質(zhì)量，更加凸顯出電子檔案工作價(jià)值。當(dāng)前在我國(guó)的電子檔案信息管理中還存在較多問(wèn)題，例如缺乏完善的法律法規(guī)體系、職責(zé)劃分不明確以及涉密儲(chǔ)存設(shè)備保管步驟而引發(fā)的泄密事件等。在信息化時(shí)代下，面對(duì)海量的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)檢測(cè)方式仍然以人工隨機(jī)檢測(cè)為主，因而難以全方位地對(duì)信息狀態(tài)予以掌握，一旦出現(xiàn)問(wèn)題則難以修補(bǔ)。這就表明，電子檔案數(shù)據(jù)存在被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)因數(shù)據(jù)修改的隨意性與編輯行為較為隱蔽，因而增大了原始檔案的維護(hù)工作難度。因此，為確保電子信息檔案管理的安全性，需采取相關(guān)措施以保障大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案順利發(fā)展。

1 電子信息檔案管理優(yōu)勢(shì)

1.1 有助于文檔保密

傳統(tǒng)的檔案管理只要任何人進(jìn)入至檔案室便能對(duì)檔案進(jìn)行自由查閱，缺少文檔的保密性。而在大數(shù)據(jù)背景下，針對(duì)電子信息檔案構(gòu)建相關(guān)的信息管理系統(tǒng)后，通過(guò)該系統(tǒng)能夠針對(duì)電子檔案管理設(shè)計(jì)相應(yīng)的獨(dú)立登錄用戶名及其密碼，同時(shí)技術(shù)人員還需在系統(tǒng)平臺(tái)中設(shè)計(jì)一個(gè)模塊，旨在進(jìn)行安全驗(yàn)證。也就是說(shuō)只有當(dāng)用戶通過(guò)安全驗(yàn)證后，方能進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)內(nèi)對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱，并且針對(duì)檔案的使用下載權(quán)限予以了設(shè)定。若用戶未經(jīng)過(guò)授權(quán)便只能瀏覽相關(guān)信息，不得自動(dòng)打印使用。因此，電子檔案管理系統(tǒng)的實(shí)施在顯著地提高了檔案文檔的保密性，同時(shí)掃描整理紙質(zhì)檔案后，電子檔案的應(yīng)用能夠在很大程度上降低傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案占據(jù)的空間。如果在信息的安全管理過(guò)程中將電子檔案信息存儲(chǔ)于移動(dòng)硬盤中，這樣便能確保系統(tǒng)即便遭到了網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊而導(dǎo)致相關(guān)信息的損壞，也可通過(guò)移動(dòng)硬盤恢復(fù)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)。

1.2 提高管理效率

基于大數(shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理工作的實(shí)施能夠顯著地提高管理效率，這是由于在傳統(tǒng)的檔案管理工作中所面向的文件均為，對(duì)于文件需要予以編排及整理，在使用文件時(shí)需根據(jù)編號(hào)逐一查找。但當(dāng)紙質(zhì)檔案保存一段時(shí)間后，紙質(zhì)文件上所記錄的一系列文字信息可能會(huì)隨時(shí)間逐漸變得模糊，最終對(duì)使用質(zhì)量造成影響。為解決上述問(wèn)題，可開展電子信息檔案管理，主要原因在于紙質(zhì)文件經(jīng)掃描且相關(guān)處理后所生成的電子信息檔案，能夠供相關(guān)人員直接針對(duì)電子信息檔案予以快速查找，信息的使用速度在電子檔案管理系統(tǒng)的協(xié)助下會(huì)顯著得到提升。同時(shí)，由于在傳統(tǒng)檔案管理中需耗費(fèi)大量的人力，而在大數(shù)據(jù)下的電子信息檔案管理系統(tǒng)，完成檔案統(tǒng)計(jì)管理任務(wù)時(shí)僅僅只需要少量的工作人員即可。因此，這說(shuō)明在大數(shù)據(jù)背景下能夠顯著地提高管理效率。但仍需注意的是，盡管電子信息檔案管理工作具有較大優(yōu)勢(shì)，但因受到管理技術(shù)與基礎(chǔ)設(shè)施等多種因素的影響，該系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中仍需進(jìn)行不斷改進(jìn)與完善。

1.3 便于查缺補(bǔ)漏

在查找檔案內(nèi)容是否缺失問(wèn)題中，傳統(tǒng)的紙制檔案管理需人工對(duì)其予以逐張逐本查閱排查，因而會(huì)耗費(fèi)大量的人力與時(shí)間。但在電子檔案管理系統(tǒng)中可以直接利用軟件對(duì)檔案的總頁(yè)數(shù)進(jìn)行調(diào)取，然后將結(jié)果與所記錄的業(yè)主對(duì)比，如此便能有效地縮短時(shí)間，減輕勞動(dòng)力。需要注意的是，盡管電子信息檔案在實(shí)際應(yīng)用中優(yōu)點(diǎn)眾多，但若相關(guān)人員并未熟練掌握技術(shù)方法，便會(huì)可能造成檔案信息的丟失。除此之外，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，電子信息檔案管理具有較大差異，且對(duì)于管理人員具有較高的技術(shù)要求，不僅要求其能夠熟練地掌握傳統(tǒng)管理方式，還需要其能夠熟練利用計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，旨在進(jìn)一步完善及補(bǔ)充檔案內(nèi)容。

2 提高檔案安全管理措施

2.1 完善管理制度

優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理制度使其能夠更好地配合當(dāng)前電子信息檔案管理的特征。在完善管理制度的過(guò)程中，主要會(huì)涉及到對(duì)電子信息管理系統(tǒng)的具體使用操作的 規(guī)范要求，從而明確注意內(nèi)容。對(duì)于管理系統(tǒng)而言，在完善該系統(tǒng)中需重點(diǎn)參照電子信息檔案管理任務(wù)運(yùn)行中可能會(huì)出現(xiàn)的安全隱患，進(jìn)一步完善關(guān)于安全隱患內(nèi)容相關(guān)技術(shù)。一旦在實(shí)際運(yùn)行中，發(fā)現(xiàn)相關(guān)制度與實(shí)際情況不符則可對(duì)其予以局部?jī)?yōu)化與調(diào)整，且能夠在大數(shù)據(jù)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高效性，進(jìn)而更好地服務(wù)于檔案管理工作。

2.2 限制訪問(wèn)

電子檔案工作所具有的機(jī)密性與特殊性，使得我們需不斷地加強(qiáng)電子檔案信息安全工作，通常情況下處理加密處理信息資料外，還可以限制電子檔案訪問(wèn)設(shè)備與人員。比如企業(yè)可根據(jù)不同崗位工作人員進(jìn)行基本資料限制的訪問(wèn)制度。這就是對(duì)于資料訪問(wèn)僅僅只針對(duì)專業(yè)人員開啟，則就表明財(cái)政部門只能對(duì)公司財(cái)政相關(guān)信息與資料進(jìn)行訪問(wèn)，不得跨區(qū)域地對(duì)其他部門信息與相關(guān)資料予以訪問(wèn)，除非向上級(jí)申請(qǐng)。除此之外，還可對(duì)電子檔案的訪問(wèn)設(shè)備設(shè)置一定的訪問(wèn)權(quán)限，具體內(nèi)容為對(duì)企業(yè)內(nèi)部資料進(jìn)行訪問(wèn)時(shí)，必須經(jīng)企業(yè)授權(quán)過(guò)的專項(xiàng)設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)。

2.3 引進(jìn)技術(shù)人才

基于大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案工作需依靠于技術(shù)的支撐，因而便需要不斷地加強(qiáng)技術(shù)人才引進(jìn)工作。原因在于只有加強(qiáng)一定的人才保障，才能夠確保電子檔案工作的信息安全，進(jìn)而提高工作效率與管理質(zhì)量。在電子檔案工作中，技術(shù)人員主要是對(duì)電子檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、分裝、傳輸、整理、歸檔與保管等。只有確保上述工作質(zhì)量才能夠在一定程度上確保電子檔案工作符合相關(guān)要求，達(dá)到質(zhì)量要求與信息價(jià)值。除此之外，技術(shù)人員同時(shí)也是電子檔案工作信息質(zhì)量與安全保障，因而需在實(shí)際工作中謹(jǐn)防因資料與信息泄露而對(duì)企業(yè)及用戶造成的重大經(jīng)濟(jì)損失。

2.4 加大設(shè)備投入

電子檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下需要構(gòu)建硬件基礎(chǔ)設(shè)施，同時(shí)購(gòu)買并安裝具有高處理能力的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備。由于在面對(duì)特殊的使用要求中，對(duì)于電子信息檔案也需要將其打印成紙質(zhì)文檔進(jìn)行使用，因此還需配置相應(yīng)傳真機(jī)以及打印機(jī)。除此之外，基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，該系統(tǒng)的下載能力較高，同時(shí)在構(gòu)建硬件基礎(chǔ)設(shè)施的過(guò)程中還需要連接計(jì)算機(jī)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)自動(dòng)下載與更新最新的資源。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，電子信息檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，因此這就要求相關(guān)工作人員積極地學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識(shí)與技術(shù)，在日常工作中不斷提高業(yè)務(wù)能力，從而促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，發(fā)揮其最大價(jià)值。

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