淺析我國人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制

李星月

摘 要：網(wǎng)絡(luò)建成初期可由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)來運(yùn)作，從提供免費(fèi)試用開始，待形成一定規(guī)模效應(yīng)時(shí)可考慮提供有償服務(wù)，逐步發(fā)展成市場化運(yùn)作。這樣做可以充分發(fā)揮人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的職能優(yōu)勢和品牌效應(yīng)，便于同有關(guān)部門開展聯(lián)合征信，豐富人才公共服務(wù)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制；策略

國家人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)在縱向涉及國家級、省級、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)三級管理，所以，首先要樹立全國“一盤棋”的思想，特別是我國人事部與勞動(dòng)和社會(huì)保障部已經(jīng)合并為人力資源和社會(huì)保障部，這樣的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)使國家人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不僅有了體制保障，也更有了可操作性。通過網(wǎng)絡(luò)這種現(xiàn)代化手段開展人事檔案信息服務(wù)工作，是一項(xiàng)嶄新的業(yè)務(wù)，必須要在管理模式、運(yùn)行機(jī)制方面進(jìn)行認(rèn)真的探索。

1 指導(dǎo)思想

1.1 信息化

所謂“信息化”，就是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，由紙質(zhì)型檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，對人事檔案進(jìn)行電腦化、集約化、動(dòng)態(tài)化管理。可以把檔案中人員按照年齡、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、職務(wù)等進(jìn)行分門別類，編制成不同的檢索工具，把每個(gè)人的基礎(chǔ)信息制成電子文件，并加強(qiáng)技術(shù)處理以達(dá)到保密目的，通過全國聯(lián)網(wǎng)使人事檔案信息的查閱、利用、更新方便快捷，在全國范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享。出于管理的需要，對于每份人事檔案應(yīng)設(shè)置電子檔號，具體可以考慮采用類似二代身份證的 IC 卡形式，方便人才流動(dòng)時(shí)攜帶。比如使用已在深圳率先發(fā)行的全國通用型社會(huì)保障卡，卡號全國唯一，其中儲存?zhèn)€人的基本數(shù)據(jù)，由個(gè)人持有，轉(zhuǎn)換單位的時(shí)候出示該卡即可辦理相關(guān)事務(wù)，這樣，用人單位只需要根據(jù)應(yīng)聘人員的社會(huì)保障卡號通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)出查詢請求即可獲得此人的相關(guān)信息。

1.2 社會(huì)化

所謂“社會(huì)化”，就是完善人事代理制度，由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)國家有關(guān)政策法規(guī)，接受用人單位或個(gè)人委托，代為管理單位或個(gè)人的人事業(yè)務(wù)，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)委托人的紙質(zhì)人事檔案為其在人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中建立電子文件并掃描原件存儲到人事檔案全文數(shù)據(jù)庫。當(dāng)人才發(fā)生流動(dòng)時(shí)，無需再“檔隨人走”，因?yàn)橥ㄟ^人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)用人單位進(jìn)入任何一家人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站發(fā)送查詢請求即可獲得該人才的人事檔案信息；而人才想要增加本人后續(xù)人事檔案信息記錄，只需將工作經(jīng)歷、業(yè)績的單位證明及新近獲得的能力資格證件、獲獎(jiǎng)證書等相關(guān)材料通過一定手續(xù)交給某一家人才服務(wù)機(jī)構(gòu)驗(yàn)證后錄入到人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，而紙質(zhì)原件中應(yīng)存檔的部分則由該人才服務(wù)機(jī)構(gòu)機(jī)要轉(zhuǎn)遞到人才所委托的人事代理機(jī)構(gòu)存入其紙質(zhì)實(shí)體檔案，以保持紙質(zhì)檔案與電子文件的一致性。

1.3 信用化

所謂“信用化”，就是把現(xiàn)行人事檔案所具有的“政治檔案”特點(diǎn)逐步轉(zhuǎn)化為“信用檔案”，建立主要包括個(gè)人基本履歷、能力、誠信狀況、社會(huì)責(zé)任意識、不良記錄等方面信息的信用檔案。作為中介的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)由于都是人事部門審批成立的，所以數(shù)據(jù)庫中人事檔案信息的建立與更新都能得到可靠保證，但還應(yīng)該加大聯(lián)合征信力度，與公安、銀行、工商、稅務(wù)、民政、法院、企業(yè)及相關(guān)單位聯(lián)網(wǎng)，收集相關(guān)信用記錄，為相關(guān)部門提供資信證明材料。信用化的管理還使得人才會(huì)積極主動(dòng)地將自己新近的工作經(jīng)歷、業(yè)績的單位證明或新近獲得的能力資格證件、獲獎(jiǎng)證書等材料及時(shí)地到就近的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)申辦人事檔案信息更新手續(xù)；如人才不理會(huì)其人事檔案信息更新的話，則會(huì)造成后續(xù)時(shí)段其工作經(jīng)歷業(yè)績能力等記錄空白的局面，必將對其以后的應(yīng)聘造成影響，這是其本人所不愿看到的。這樣，既有利于關(guān)聯(lián)機(jī)構(gòu)和用人單位可憑特定的手續(xù)上網(wǎng)查詢獲取人才信息，又有利于整個(gè)社會(huì)信用體系的建設(shè)。

2 管理機(jī)制

2.1 “雙軌制”運(yùn)行

電子文件確實(shí)具有誘人的魅力：它存儲密集、便于修改、傳輸快捷、查找迅速、輸出靈活，各種媒體信息的集成化利用，可以產(chǎn)生圖文聲像并茂的效果，這些優(yōu)點(diǎn)都是紙質(zhì)文件所無法比擬的。但考慮到因特網(wǎng)的開放性、松散性和不設(shè)防性，為了避免網(wǎng)絡(luò)癱瘓等事故所帶來的不可估量的損失，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)還是應(yīng)該實(shí)行人事檔案實(shí)體與電子文件并存的“雙軌制”管理模式。紙質(zhì)文件是電子文件的根本所在，其具備的載體耐久、內(nèi)容直觀、信息穩(wěn)定、管理簡便、真實(shí)可靠，且具有原始憑證作用等優(yōu)點(diǎn)，也是電子文件暫時(shí)所無法替代的。人事檔案紙質(zhì)實(shí)體還是應(yīng)該由各人才服務(wù)機(jī)構(gòu)按相關(guān)規(guī)定保存好，與電子文件長期共存，優(yōu)勢互補(bǔ)。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)基于網(wǎng)絡(luò)瞬間實(shí)現(xiàn)電子文件更新的同時(shí)，相應(yīng)的紙質(zhì)材料也應(yīng)及時(shí)地被轉(zhuǎn)遞到人事檔案實(shí)體的委托保管機(jī)構(gòu)，以保持二者的一致性。

2.2 市場化運(yùn)作

人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在向人事部門申請?jiān)O(shè)立時(shí)，可選擇是否購買人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的終端，如選擇，則由網(wǎng)絡(luò)省級管理中心配發(fā)客戶端軟件及賬號密碼，并對外公開發(fā)布可經(jīng)營此項(xiàng)業(yè)務(wù)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)名單，供用人單位和個(gè)人選擇。用人單位和個(gè)人可通過前往人才服務(wù)機(jī)構(gòu)或?yàn)g覽其網(wǎng)站注冊成為正式用戶，具體訪問機(jī)制可以借鑒“聯(lián)合參考咨詢與文獻(xiàn)傳遞網(wǎng)”圖書文獻(xiàn)查詢請求的方式：在人才服務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)部，注冊用戶輸入賬號密碼即可直接訪問人事檔案資料，在人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之外的用戶則需登錄人才服務(wù)機(jī)構(gòu)網(wǎng)站經(jīng)一定的確認(rèn)手續(xù)后間接進(jìn)行查詢。由于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)主要是通過提供服務(wù)收取費(fèi)用來維持運(yùn)行的，所以人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)采取市場化運(yùn)行體制，用人單位和個(gè)人申辦相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)向人才服務(wù)機(jī)構(gòu)繳納一定的服務(wù)費(fèi)。具體收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)由網(wǎng)絡(luò)主管部門制定，全國統(tǒng)一執(zhí)行，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)定期將所得收益按一定比例上繳網(wǎng)絡(luò)建設(shè)主管部門。

2.3 安全保密意識及法律責(zé)任

具有用人自主權(quán)的用人單位和人才本人，均可向人才服務(wù)機(jī)構(gòu)申請人事檔案信息服務(wù)賬號和密碼，但為了保證數(shù)據(jù)安全和保護(hù)公民的隱私權(quán)，我們應(yīng)當(dāng)將網(wǎng)絡(luò)安全、信息保密放在首位。單位申請的必須派人事干部持單位介紹信、營業(yè)執(zhí)照及機(jī)構(gòu)代碼證等有效證件前往人才服務(wù)機(jī)構(gòu)申辦才能取得賬號和密碼，并應(yīng)妥善保管，不能轉(zhuǎn)借其他單位和個(gè)人使用；個(gè)人申請由人才憑本人身份證件親自前往辦理，申請的賬號權(quán)限只能是查詢本人的部分人事檔案信息。為了增強(qiáng)查詢?nèi)藛T的安全保密意識，應(yīng)在返回查詢結(jié)果時(shí)聲明法律責(zé)任。網(wǎng)絡(luò)的快捷同時(shí)給人事檔案信息資料隨意外泄帶來了便利，所以對于非法傳播的單位和個(gè)人一定要有相關(guān)機(jī)制來約束以規(guī)范其行為，比如建立黑名單制度，特別是對通過提供他人隱私牟取不當(dāng)?shù)美男袨閼?yīng)通過法律方式追究相關(guān)責(zé)任。