煤炭企業(yè)檔案管理的重要性及實(shí)踐思考

馬維念

摘 要：隨著社會(huì)和時(shí)代的進(jìn)步，我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平和科技水平也不斷的提升，每一個(gè)行業(yè)都得到了發(fā)展，煤炭企業(yè)更不例外。我國(guó)歷屆政府都十分注重煤炭企業(yè)的發(fā)展，煤炭是我國(guó)的能源支柱檔案管理工作，更是煤炭企業(yè)十分重要的工作，記載著企業(yè)的發(fā)展過(guò)程具有一定的價(jià)值的歷史信息和人事組織關(guān)系，檔案管理工作的好壞決定著煤炭企業(yè)的發(fā)展。本文通過(guò)分析煤炭企業(yè)檔案管理的重要意義，結(jié)合相關(guān)案例探究煤炭企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理的具體策略。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；檔案管理；重要性

1 檔案管理的重要意義

1.1 反映企業(yè)的成長(zhǎng)經(jīng)歷

檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，它展現(xiàn)出來(lái)的是一個(gè)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展的需求。很多企業(yè)現(xiàn)階段對(duì)于檔案管理工作并不重視，導(dǎo)致檔案管理秩序混亂，這不利于企業(yè)維護(hù)自身的工作效率。檔案記錄著企業(yè)發(fā)展的每一個(gè)步，檔案記錄著企業(yè)在創(chuàng)業(yè)之初什么時(shí)候？盈利什么時(shí)候？企業(yè)擴(kuò)張的每一步戰(zhàn)略目標(biāo)都清楚的記錄在檔案。如圖是某煤炭企業(yè)人力資源管理范例，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人事的變動(dòng)和人事的更新都會(huì)從企業(yè)的檔案中尋找答案。在企業(yè)發(fā)展瓶頸中調(diào)出檔案進(jìn)行研究，也可以有助于解決企業(yè)中存在的問(wèn)題。因?yàn)闄n案中的信息反映了企業(yè)何時(shí)平穩(wěn)？經(jīng)濟(jì)何時(shí)發(fā)展？什么時(shí)候盈利？什么時(shí)候虧損？這些資料都可以從相關(guān)數(shù)據(jù)中得到了相應(yīng)的答案。

圖1 檔案管理人力資源現(xiàn)狀

1.2 有助于煤炭企業(yè)宣傳工作的開(kāi)展

目前社會(huì)是一個(gè)信息高速發(fā)展的時(shí)代，隨著行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的不斷加劇，即使是作為國(guó)家必不可少的支柱型企業(yè)，煤炭行業(yè)也面臨著很大的壓力。想要發(fā)展好煤炭行業(yè)，就需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的落實(shí)，在進(jìn)行宣傳的時(shí)候，只需要去檔案室調(diào)動(dòng)相應(yīng)的資料，方便快捷的對(duì)于資料進(jìn)行收集，可以省去一大部分的人力、物力和財(cái)力，而且檔案管理工作做得好，也有助于提升企業(yè)的宣傳。

1.3 有助于人事工作的處理

煤炭企業(yè)是國(guó)家經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)，業(yè)務(wù)范圍較廣，組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜，員工數(shù)量眾多。在煤炭企業(yè)工作中需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的落實(shí)，人事工作作為企業(yè)內(nèi)部的管理工作至關(guān)重要的工作，煤炭企業(yè)需要各個(gè)業(yè)務(wù)之間相互配合，如果人事處理不好，那么企業(yè)就喪失了凝聚力，如同一盤散沙，這樣也會(huì)影響企業(yè)自身的發(fā)展。

2 現(xiàn)階段煤炭企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 企業(yè)管理層對(duì)于檔案管理的重視程度不夠

煤炭企業(yè)管理過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)雖然對(duì)于檔案管理有一定重視，但實(shí)際操作中他們認(rèn)為企業(yè)最大的重心就是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，提高企業(yè)自身的收益，跟檔案管理沒(méi)有太大關(guān)系。導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作積極性缺乏，對(duì)于檔案管理的工作態(tài)度不認(rèn)真。例如在2008年12月北京檔案局接到群眾舉報(bào)，反映某市公司的職工檔案管理存在違法，主要原因該公司以曠工為名對(duì)于公司職員進(jìn)行除名，并將檔案從本單位移出，但是至今檔案都下落不明。公司又不能提交轉(zhuǎn)遞企業(yè)檔案管理資料的通知。證明該單位已經(jīng)將員工的檔案轉(zhuǎn)入其他戶口所在地，導(dǎo)致了員工檔案丟失的危害。存在檔案丟失的問(wèn)題主要是在于企業(yè)的管理層對(duì)于檔案問(wèn)題重視不到位，缺乏相應(yīng)的制度，加強(qiáng)檔案的管理。

2.2 檔案管理的手段落后時(shí)代發(fā)展

現(xiàn)階段煤炭企業(yè)的檔案管理仍然提供在手工檔案管理模式中，這種檔案管理模式很容易在檔案移交過(guò)程中存在遺漏和失誤，甚至很難保證檔案的分類，如圖所示檔案借閱流程手段復(fù)雜但落后，可能存在檔案造假的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理缺乏完整性和系統(tǒng)性。由于檔案信息較為龐雜，企業(yè)又缺乏相應(yīng)的查詢手段，這就使得檔案查詢率低，浪費(fèi)了很大人力、物力、財(cái)力的同時(shí)，也容易造成檔案作假的現(xiàn)象。例如2015年北京市檔案局接到舉報(bào)稱，某員工在辦理正常退休審批過(guò)程中檔案存在問(wèn)題，主要原因是在大學(xué)工作的履歷部分造假，偽造大學(xué)工作經(jīng)歷。因?yàn)槭聵I(yè)單位工齡被視同社保繳費(fèi)年限，獲得足夠的工齡可以辦理正常退休。這主要源于企業(yè)的職工在辦理檔案手續(xù)的過(guò)程中，沒(méi)有任何原始工作記錄的材料證明，因?yàn)樵撔？倓?wù)處和后勤集團(tuán)工作經(jīng)歷是被偽造了，并轉(zhuǎn)入其個(gè)人的檔案之中。這種事件的形成就是因?yàn)闄n案管理不到位，管理手法較為落后，造成了涂改偽造檔案的違法行為的存在。

圖2 借閱涉密檔案資料保密審批流程圖

2.3 檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力有待提高

企業(yè)的檔案管理工作較為復(fù)雜，對(duì)于檔案管理人員也提出了新的要求，但合格的檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)要具備對(duì)于管賬的熟悉程度。利用相關(guān)的學(xué)科知識(shí)和現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。但現(xiàn)在來(lái)說(shuō)煤炭企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)技能還有待提高，業(yè)務(wù)辦理能力不強(qiáng)，創(chuàng)新意識(shí)不到位，檔案資料調(diào)查中不能迅速掌握現(xiàn)代技術(shù)，不利于檔案管理工作的開(kāi)展。

3 提高檔案管理工作的有效策略

3.1 建立完整的規(guī)章制度

圖3 檔案存儲(chǔ)管理功能時(shí)序圖

對(duì)于煤炭企業(yè)來(lái)說(shuō)除了制定基本的檔案人員崗位職責(zé)制度之外，還需要不斷完善檔案的管理歸檔和借閱制度，確保檔案工作有法。更重要的是要確保各規(guī)章制度的落實(shí)及時(shí)到位，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范性，做好檔案管理工作的細(xì)化工作。并且在企業(yè)的各科室配備專門的兼職檔案管理工作人員，設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。煤炭企業(yè)日常工作過(guò)程中應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的收集力度，確保檔案管理資料的完整性，提高檔案工作的工作效率，及時(shí)發(fā)揮檔案工作的實(shí)際效用，為企業(yè)的發(fā)展和社會(huì)進(jìn)一步提供服務(wù)。檔案管理工作也是煤炭企業(yè)實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的手段，做好檔案管理的開(kāi)發(fā)工作是企業(yè)發(fā)展的必然需求。同時(shí)提高檔案的管理的開(kāi)發(fā)力度，實(shí)現(xiàn)資源的共享。對(duì)于檔案的編目編研和檢索，建立全面的檔案文件匯報(bào)工作，健全檔案的系統(tǒng)性和完整性。這樣可以避免存在檔案管理過(guò)程中的丟失和損壞問(wèn)題，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求。

圖4 獲取電子文件檔案資料流程圖

3.2 促進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

現(xiàn)階段煤炭企業(yè)在檔案管理工作開(kāi)展是離不開(kāi)信息技術(shù)的運(yùn)用，如圖電子檔案流程圖，首先需要不斷加強(qiáng)對(duì)于煤炭企業(yè)的信息化建設(shè)階段的企業(yè)的局域網(wǎng)，將各部門基層單位相互聯(lián)系、利用網(wǎng)絡(luò)的傳輸實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案的管理、查詢和整合。通過(guò)信息化的管理可以確保檔案管理的高質(zhì)量同時(shí)，也可以促使檔案簿已丟失，從而保證檔案的收集、管理、傳輸工作的有序開(kāi)展，加強(qiáng)信息化管理的建設(shè)，如圖電子檔案管理時(shí)序圖所示，可以引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的軟件，實(shí)施企業(yè)范圍內(nèi)綜合檔案的有效整理和資源的共享。

3.3 加強(qiáng)等企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)條件發(fā)展向現(xiàn)代企業(yè)建立在客觀要求上，需要不斷加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員綜合素質(zhì)能力的提升。就需要企業(yè)在招聘檔案管理工作者時(shí)，不斷考察工作者的自學(xué)能力，通過(guò)對(duì)于及學(xué)習(xí)檔案和法律知識(shí)管理知識(shí)的能力的提升，不斷提高檔案管理人的專業(yè)基本素質(zhì)。提高檔案工作人員的工作效率，在煤炭企業(yè)中要不斷加強(qiáng)對(duì)于檔案員工們的培訓(xùn)，運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的理論，不斷強(qiáng)化檔案管理人員的管理手段，推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)和發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，再結(jié)合了相關(guān)檔案管理工作的案例下，更應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理工作，降低工作的強(qiáng)度，提高工作的效率。從加強(qiáng)檔案管理的角度出發(fā)，確保檔案管理的信息安全，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化和信息化管理，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理信息資源的建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作開(kāi)展和落實(shí)的規(guī)范化和科學(xué)化，通過(guò)不斷的對(duì)于檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，促使檔案資源可以真正的給企業(yè)自身提供一定的幫助。

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