事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理方法

孫謙媚

摘 要：事業(yè)單位做好檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)采用人性化的檔案管理工作方式，創(chuàng)新檔案管理工作方法，在尊重用戶需要的基礎(chǔ)上開展檔案管理，做到在以人為本的理念下更好的體現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)用價值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；人性化

事業(yè)單位人性化檔案管理存在檔案管理服務(wù)意識不足，服務(wù)質(zhì)量較低，不滿足用戶個性化需要，不能調(diào)動檔案管理人員積極性，沒能針對性進(jìn)行檔案管理問題，需要在人性化的理念下進(jìn)一步體現(xiàn)檔案資源應(yīng)用價值。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的主要問題

1.1 靈活性不足

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的方式較為陳舊，檔案運(yùn)行缺乏科學(xué)有效的管理體系，事業(yè)單位檔案管理主要以紙制檔案為主，檔案管理人員工作的方式方法較為機(jī)械，檔案管理工作長期存在重管理和輕服務(wù)的問題?，F(xiàn)有的檔案管理操作方法不滿足事業(yè)單位員工和社會廣泛的獲取公益性信息需要。不僅檔案調(diào)閱要履行復(fù)雜的手續(xù)，而且呈現(xiàn)的檔案資源數(shù)量有量，檔案質(zhì)量總體不高，檔案管理工作不滿足各種事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作的需要，現(xiàn)有的檔案管理方式嚴(yán)重的制約了事業(yè)單位公益事業(yè)的開展。事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案不能與社會各群體、各業(yè)務(wù)項(xiàng)目保持有效互動，檔案資源的供給性、豐富性、長期性與科學(xué)性方面存在嚴(yán)重問題。

1.2 創(chuàng)新性不足

事業(yè)單位檔案管理工作的主要問題在于創(chuàng)新性不足，事業(yè)單位沒能在充分的考慮各方面檔案應(yīng)用需要的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，造成各種部門工作人員不得不花費(fèi)大量的時間和精力應(yīng)付較為繁瑣的檔案管理工作。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作壓力較大，兼職人員往往受檔案工作一票否決制的影響，不得不在檔案管理中從事與專業(yè)不符的技術(shù)工作。事業(yè)單位檔案管理沒能基于自動化辦公系統(tǒng)、智慧化的檔案管理軟件進(jìn)行檔案資源的收集、核對、制作與標(biāo)準(zhǔn)化工作，因此影響檔案管理的有效性，沒能運(yùn)用有效的信息設(shè)備代替人工檔案管理工作，不利于提高檔案管理工作的整體效率，沒能在有效的檔案管理平臺下實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，不能在檔案技術(shù)開發(fā)的基礎(chǔ)上滿足檔案事業(yè)的需要。

1.3 驅(qū)動性有限

當(dāng)前事業(yè)單位還缺乏柔性的檔案管理制度，事業(yè)單位雖然探索使用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理方式進(jìn)行檔案管理工作，以便于提高檔案管理的整體質(zhì)量。但是，有些事業(yè)單位檔案管理的制度標(biāo)準(zhǔn)更新不足，事業(yè)單位檔案管理工作的責(zé)任劃分不明確，事業(yè)單位缺乏創(chuàng)新性的檔案管理工作條件，檔案管理人員整體素質(zhì)不高，檔案管理人員缺乏必要的崗前培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理的制度嚴(yán)重的影響了檔案管理人員工作的創(chuàng)新性和積極性。一些傳統(tǒng)的檔案管理制度導(dǎo)致一些非結(jié)構(gòu)化的新型數(shù)據(jù)信息難以融入到檔案管理體系，現(xiàn)有的檔案管理內(nèi)容、方式與操作方法不滿足大數(shù)據(jù)時代檔案管理的需要，不能發(fā)揮出檔案管理的廣泛服務(wù)價值，沒能充分的滿足全社會對檔案管理的使用需要，影響了檔案管理水平。

2 事業(yè)單位檔案管理人性化建設(shè)策略

2.1 創(chuàng)新檔案管理理念

提高事業(yè)單位檔案管理工作的整體質(zhì)量，還要有效的貫徹以人為本的檔案管理理念，注重創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作方法，轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，強(qiáng)調(diào)優(yōu)化檔案管理工作過程，在體現(xiàn)檔案管理工作價值的基礎(chǔ)上提高檔案管理有效性。首先，應(yīng)當(dāng)采用人性化的檔案管理工作方式，把人性化的檔案管理制度、方法與內(nèi)容融入到具體的檔案管理工作當(dāng)中，注重充分的考慮檔案使用者的個性化需要，圍繞著滿足用戶的需要開展檔案管理。其次，提高檔案管理工作的服務(wù)主動性和積極性，能夠從用戶的使用需要出發(fā)，優(yōu)化檔案管理的流程，豐富創(chuàng)新檔案管理的模式，合理的進(jìn)行檔案資源的配置，保證事業(yè)單位服務(wù)對象和重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案應(yīng)用需要。第三，還要建立方便查閱的管理體系，提高檔案資源的共享性，注重根據(jù)事業(yè)單位員工、職稱、獎懲等信息資源進(jìn)行檔案管理，滿足檔案應(yīng)用人員的實(shí)際需要，提高服務(wù)的整體質(zhì)量。

2.2 豐富檔案處理方法

提高事業(yè)單位檔案管理的總體有效性，還要優(yōu)化事業(yè)單位檔案的處置方法，根據(jù)檔案信息的類型與種類開展人性化檔案管理，強(qiáng)調(diào)從人性化的角度進(jìn)行綜合性、全方位、立體化的檔案管理。首先，應(yīng)當(dāng)形成科學(xué)的檔案數(shù)據(jù)信息收集體系，全面收集各種數(shù)據(jù)信息，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下提高檔案管理的整體質(zhì)量。應(yīng)當(dāng)明確檔案的建立、利用與查詢機(jī)制。其次，還要從用戶的各種實(shí)際需要出發(fā)，提供針對性的檔案資源供給服務(wù)，尤其針對事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案進(jìn)行針對性的處理，在保證檔案安全的基礎(chǔ)上，簡化檔案管理與應(yīng)用的程序，著力提高檔案資源供給的方便性，在數(shù)據(jù)化的環(huán)境下提供各種檔案信息，做到有效劃分檔案調(diào)閱權(quán)限，明確檔案管理的科學(xué)體系。第三，引入智能化的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的動態(tài)性特征，注重加大數(shù)據(jù)信息的挖掘力度，加強(qiáng)與事業(yè)單位相關(guān)部門往來信息的收集工作，從而提高檔案管理的整體質(zhì)量，滿足事業(yè)單位檔案管理需要。

2.3 優(yōu)化檔案工作環(huán)境

提高事業(yè)單位檔案管理的整體質(zhì)量，還要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作的環(huán)境，完善檔案管理工作的體系，在滿足員工查閱檔案具體需要的基礎(chǔ)上，形成良好的檔案管理工作氛圍。首先，應(yīng)當(dāng)開發(fā)優(yōu)質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)，滿足職工進(jìn)行實(shí)時檔案調(diào)取的需要。其次，增添檔案閱覽室的人性化設(shè)施，提供優(yōu)質(zhì)舒適的檔案工作環(huán)境，在加裝人性化設(shè)施的基礎(chǔ)提高檔案管理工作的效率。第三，還要建立綜合化的檔案管理查詢工作制度，明確檔案管理查詢與管理的重點(diǎn)，合理進(jìn)行檔案資源的分配，更好的滿足所有用戶的自主檔案應(yīng)用需要。第四，還要提高檔案資源運(yùn)用的安全性，加強(qiáng)檔案應(yīng)用的實(shí)時控制，注重通過電子信息化的渠道與用戶保護(hù)在線溝通，更好的提高檔案管理與服務(wù)工作的質(zhì)量。

2.4 倡導(dǎo)普及發(fā)展策略

事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)構(gòu)建科學(xué)的體系，強(qiáng)調(diào)人民群眾與事業(yè)單位職工的整體參與性，注重形成大檔案管理工作格局，在明確檔案管理工作責(zé)任的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步調(diào)動所有員工和社會的檔案管理參與的積極性。首先，應(yīng)當(dāng)形成科學(xué)的獎懲機(jī)制，根據(jù)人性化管理的理念對檔案管理業(yè)務(wù)人員進(jìn)行獎懲，以便于起到調(diào)動和警示作用。其次，還要形成社會公眾參與事業(yè)單位檔案管理的平臺，注重加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的宣傳展示工作，積極征詢?nèi)罕姷囊庖?，達(dá)到提高檔案管理有效性目標(biāo)。

3 結(jié)論

事業(yè)單位檔案管理的人性化，應(yīng)當(dāng)從檔案管理人員與檔案使用人員的需要出發(fā)，構(gòu)建合理的檔案收集與應(yīng)用體系，全面加強(qiáng)數(shù)字化檔案資源的應(yīng)用，滿足用戶的個性化檔案應(yīng)用需要，達(dá)到提高檔案建設(shè)質(zhì)量目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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