社保檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

姜薇

摘 要：本文以檔案掃描為例，分析數(shù)字化社保檔案管理方法的應(yīng)用價(jià)值，根據(jù)檔案掃描的實(shí)際問(wèn)題，總結(jié)社保檔案數(shù)字化管理工作的具體策略，從而提高社保檔案數(shù)字化管理水平，達(dá)到高質(zhì)量開(kāi)展社保檔案管理目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；社保檔案；管理策略

數(shù)字化管理是社保檔案管理工作的重要趨勢(shì)，當(dāng)前應(yīng)當(dāng)從社保檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要出發(fā)，完善社保檔案管理的數(shù)字化運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，豐富社保檔案管理數(shù)字化方法，滿足社保檔案運(yùn)轉(zhuǎn)需要，全面提高數(shù)字化社保檔案管理效率。

1 社保檔案數(shù)字化管理的主要問(wèn)題

1.1 管理人員素質(zhì)的問(wèn)題

社保檔案主要為需要永久保存的檔案，特別是在社保規(guī)模不斷擴(kuò)大的情況下，提高社保檔案管理工作的效率尤為重要，由于有些技術(shù)人員還不掌握新時(shí)期的數(shù)字化社保檔案管理技術(shù)，因此影響了社保檔案管理工作的效率，降低了社保檔案數(shù)字化質(zhì)量。例如，社保檔案的數(shù)字化掃描操作是制作永久社保檔案的重要手段，一些社保檔案管理人員不能對(duì)掃描件進(jìn)行仔細(xì)甄別，或者存在著掃描信息不全問(wèn)題，或者掃描了保存價(jià)值不當(dāng)?shù)男畔ⅰ＿€有些檔案管理人員缺乏對(duì)社保業(yè)務(wù)的必要了解，在掃描的過(guò)程中沒(méi)能掃描文件原件，不能仔細(xì)的區(qū)分草稿、修改稿與正式文件，還有的社保檔案數(shù)字化管理人員存在保密意識(shí)不足問(wèn)題，對(duì)掃描后的檔案沒(méi)能進(jìn)行科學(xué)的分類，也未能有效的確定保密級(jí)別，導(dǎo)致社保檔案數(shù)據(jù)的泄露。為了解決這些問(wèn)題，都需要提高掃描檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，注重運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行操作，有效的確定掃描的范圍，達(dá)到有效的防止漏掃、多掃、達(dá)到保證檔案掃描精準(zhǔn)性的要求。

1.2 基礎(chǔ)工作不足的問(wèn)題

社保檔案數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜性、系統(tǒng)性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。社保檔案的數(shù)字化管理需要必要的基礎(chǔ)性工作和部門配合，當(dāng)前有些社保檔案管理部門的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施不完善，缺乏必要的輔助性的數(shù)字化檔案管理與制作設(shè)備，還有的社保檔案用于進(jìn)行數(shù)字化的基礎(chǔ)資料不足，缺乏科學(xué)的數(shù)字化社保檔案管理方法，因此影響了社保檔案管理效率。例如，有些基層單位不重視社保檔案管理工作，缺乏必要的社保檔案經(jīng)費(fèi)，社保檔案管理設(shè)備更新不足，例如，不少基層社保檔案管理部門的電子景象化設(shè)備較為落后，設(shè)備的功能單一，操作的復(fù)雜性較高，有的社保檔案管理部門的機(jī)器設(shè)備老化嚴(yán)重，存在著重張進(jìn)紙等問(wèn)題，造成了漏掃現(xiàn)象，給掃描工作造成較大損失。還有的軟件系統(tǒng)升級(jí)更新不足，基礎(chǔ)資料整理不過(guò)關(guān)，在掃描操作的過(guò)程中需要人工處理步驟較多，例如在編頁(yè)時(shí)因此案卷較多、操作復(fù)雜，導(dǎo)致出現(xiàn)漏編、重編等問(wèn)題，造成了檔案必須重新掃描。還有不少機(jī)器存在著卡紙現(xiàn)象，因?yàn)闄C(jī)器設(shè)備的問(wèn)題還可能對(duì)原件造成損壞，嚴(yán)重的影響了掃描工作效率。還有的社保檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門的銜接不足，不能針對(duì)具體的業(yè)務(wù)操作有效的改進(jìn)社保檔案管理流程，因此影響了社保檔案掃描操作的效率，不利于快速的完成社保數(shù)字化檔案的制作與歸檔工作。

1.3 缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范的機(jī)制

數(shù)字化社保檔案管理工作面臨著獨(dú)特的風(fēng)險(xiǎn)，做好數(shù)字化社保檔案管理工作還要建立健全風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制。有些社保檔案管理部門沒(méi)能認(rèn)識(shí)信息化環(huán)境下的數(shù)字社保檔案面臨的風(fēng)險(xiǎn)，存在著細(xì)節(jié)方面的問(wèn)題和疏漏。例如，有些掃描完成的社保數(shù)字檔案沒(méi)能及時(shí)有效的進(jìn)行分類編碼，不能及時(shí)進(jìn)行必要的備份，或者沒(méi)能形成完善的風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制，導(dǎo)致數(shù)字社保檔案在流轉(zhuǎn)中存在著數(shù)據(jù)篡改、數(shù)據(jù)丟失等具體的問(wèn)題。還有的社保檔案管理人員的掃描操作時(shí)沒(méi)能及時(shí)的進(jìn)行校對(duì)操作，在掃描前沒(méi)能檢查案卷是否完整，每一卷掃描完成后沒(méi)能進(jìn)行必要的校對(duì)，或者沒(méi)能總結(jié)系統(tǒng)性的檔案管理流程，因此影響了檔案操作工作的科學(xué)性進(jìn)度，沒(méi)能有效的保證檔案管理質(zhì)量，無(wú)法完成具體的檔案管理工作。

2 社保檔案數(shù)字化管理的具體對(duì)策

2.1 建立專職機(jī)構(gòu)

提高社保檔案數(shù)字化管理的水平，還要完善社保檔案數(shù)字化管理的策略方法，形成科學(xué)的數(shù)字化社保檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)體系，在專業(yè)管理部門的統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展好具體的社保檔案數(shù)字化工作。首先，成立檔案管理工作小數(shù)，明確數(shù)字化檔案管理專職崗位，合理確定數(shù)字檔案的掃描范圍。在檔案掃描前要區(qū)分掃描件與非掃描件，并且發(fā)揮相關(guān)部門對(duì)檔案掃描工作的意見(jiàn)建議，更好的提高檔案掃描工作效率，解決檔案掃描的實(shí)際問(wèn)題。其次，對(duì)檔案的密級(jí)進(jìn)行確定，在檔案掃描前還要合理的確定密級(jí)，針對(duì)不同的密級(jí)進(jìn)行專門的掃描操作，從而達(dá)到提高保密性的目標(biāo)。第三，在掃描前還要專門進(jìn)行檔案甄別，及時(shí)的剔除社保檔案中存在的草稿、修改稿、重復(fù)件，在有效精練檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行掃描操作，從而保證掃描件與正式文件一致性，以便于增強(qiáng)檔案的利用價(jià)值。為了更好的達(dá)到掃描效果，還要在掃描前對(duì)掃描檔案的清晰度進(jìn)行評(píng)估，有效的防止出現(xiàn)模糊不清問(wèn)題，從原則上剔除復(fù)印件。

2.2 加強(qiáng)檔案整理

提高檔案掃描管理有效性，還要加強(qiáng)檔案的整理工作，有效的防止出現(xiàn)漏掃、重掃、卡紙的問(wèn)題。首先，在掃描操作前應(yīng)當(dāng)檢查相關(guān)的機(jī)器設(shè)備，防止因?yàn)榧垙堨o電造成的問(wèn)題，并且控制好掃描機(jī)器的環(huán)境條件，有效的防止出現(xiàn)靜電現(xiàn)象。其次，在掃描操作的過(guò)程中防止出現(xiàn)人為失誤的問(wèn)題，在掃描操作前必須做到全神灌注，以確保整批檔案掃描的及時(shí)完成。第三，在掃描操作的過(guò)程中還要防止出現(xiàn)人為失誤的原因，絕不能有絲毫的操作失誤，以免影響掃描數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。第四，還要杜絕掃描操作不規(guī)范的問(wèn)題，有效的防止文件名編輯錯(cuò)誤，頁(yè)碼編輯錯(cuò)誤，以及重編或者歸檔章填寫有誤問(wèn)題，在掃描后加強(qiáng)核對(duì)。四五，注重機(jī)器耗材的情況，及時(shí)的對(duì)機(jī)器耗材進(jìn)行更換，有效的防止因?yàn)闄C(jī)器零部件對(duì)大批量掃描的影響，全面提高掃描管理的科學(xué)性。

2.3 提高人員素質(zhì)

做好數(shù)字化檔案管理工作，發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)對(duì)社保檔案管理工作的促進(jìn)作用，還要加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)工作。首先，配置相關(guān)穩(wěn)定的專職技術(shù)人員，要求檔案數(shù)字化設(shè)備操作人員具備豐富的專業(yè)技術(shù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，減少因?yàn)椴僮鞑贿^(guò)關(guān)對(duì)檔案掃描工作的損失，實(shí)現(xiàn)檔案操作的環(huán)環(huán)相扣。其次，在掃描前還要做好案卷檢查，在逐項(xiàng)審校的基礎(chǔ)上達(dá)到查缺補(bǔ)漏的目標(biāo)。要求檔案掃描操作人員不僅要具備豐富的社保專業(yè)知識(shí)，而且能夠從社保檔案的角度發(fā)揮社保知識(shí)的實(shí)際甄別價(jià)值。第三，要求掃描操作人員還要校對(duì)能力，能夠在每項(xiàng)掃描后進(jìn)行專門的校對(duì)，從而保證檔案數(shù)據(jù)清晰，適時(shí)調(diào)整分辨率，達(dá)到有效糾偏目標(biāo)。

3 社保檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化方法

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

提高數(shù)字化社保檔案管理工作水平，還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化社保檔案的有效領(lǐng)導(dǎo)，形成科學(xué)的數(shù)字化社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。首先，提高各部門對(duì)數(shù)字社保檔案的管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)，在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心下逐步的配齊相關(guān)設(shè)施設(shè)備。其次，配置必要的專職與兼職社保檔案管理人員，要求社保檔案管理人員明確工作目標(biāo)，在相關(guān)制度的約束下提高社保檔案管理水平。第三，還要形成完善的社保檔案管理體系，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)工作，運(yùn)用績(jī)效考核的方式進(jìn)行有效約束。

3.2 加強(qiáng)檢查

做好監(jiān)督檢查工作是保證社保檔案數(shù)字化管理運(yùn)行機(jī)制科學(xué)化運(yùn)轉(zhuǎn)的重要手段。為了提高社保檔案管理工作的效率，還要形成外部監(jiān)督機(jī)制，圍繞著社保檔案數(shù)字化管理的基本流程進(jìn)行全面的監(jiān)督管理。首先，圍繞著社保檔案數(shù)字化運(yùn)行的流程進(jìn)行監(jiān)督，加強(qiáng)電子文件的積累、收集、歸檔與監(jiān)督檢查。其次，圍繞著檔案法規(guī)進(jìn)行專門的監(jiān)督與管理，按照相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)逐步進(jìn)行檢查，從而有效的督促數(shù)字化檔案管理部門改進(jìn)工作方法，完善工作體系，提高工作的有效性和科學(xué)性。

4 結(jié)論

社保檔案數(shù)字化管理應(yīng)當(dāng)形成完善的體系，創(chuàng)新社保檔案數(shù)字化管理的方式，運(yùn)用完善的體系化方法進(jìn)行社保檔案管理，從而滿足社保檔案事業(yè)建設(shè)需要，提高社保檔案管理有效性，解決社保檔案管理現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

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