關于信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新思考

董劍

摘 要：檔案管理作為記錄各企事業(yè)單位的重要信息資源，其重要程度不言而喻，一方面檔案管理關系著個人和單位，另一方面關聯(lián)著社會關系。然而隨著社會發(fā)展的不斷進步，我國信息時代，互聯(lián)網(wǎng)技術的飛速發(fā)展，檔案管理作為信息來源的主要渠道之一，也迎來了新的機遇與挑戰(zhàn)，檔案管理的作用也變得尤為重要，檔案管理的創(chuàng)新，也成了當下急需改變的現(xiàn)狀之一，本文就是對信息時代下檔案管理的創(chuàng)新進行簡單的分析和思考。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；創(chuàng)新

1 傳統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理模式落后

自古我國就有材料編寫入冊的傳統(tǒng)，檔案管理是社會重要信息，人力資源的信息基礎。傳統(tǒng)的檔案管理信息的采集比較簡單，大多是以人工收集、查詢方式為主，容易出現(xiàn)信息錯亂、偏差、重復、采集不全等各種原因，后期需要用到的時候發(fā)現(xiàn)問題浪費大量人力物力來修正，而且檔案管理工作主要就是分類、整理、存放、日常維護等簡單的工作內(nèi)容，基本都是靠人工操作，往往需要耗費大量的時間，檔案的更新速度也相對較慢，檔案安全保存難度較大，遠遠跟不上現(xiàn)代發(fā)展的步伐，浪費大量人力還有寶貴的時間成本。在現(xiàn)代化的管理工作中，檔案管理也應當順應時代的發(fā)展，推崇出新，降低檔案管理的工作強度，提高檔案管理的工作效率，尤其是在現(xiàn)代檔案管理工作中，人們對檔案信息在提出了更多的要求，數(shù)據(jù)的采集以及數(shù)據(jù)的依據(jù)越來越重要，所以改變固有的管理模式勢在必行。

1.2 缺乏專業(yè)檔案管理人員

在各企事業(yè)單位中，能夠為檔案管理專設的人員崗位非常少，專業(yè)技術人員更是稀缺，專業(yè)對口人員少。據(jù)統(tǒng)計顯示，應歷屆畢業(yè)學生中，有關于信息技術管理專業(yè)人員少之又少，市場供不應求，部分專業(yè)人員在實際工作當中因為得不到重視，薪酬少等問題轉(zhuǎn)崗，大部分的檔案管理人員都是其他部門兼職合并。在現(xiàn)代信息化檔案管理中，檔案管理人員應具備過硬的專業(yè)知識，減低關于檔案管理中不必要花費的成本，掌握信息管理的技巧，熟悉計算機等應用設備的使用。

1.3 管理制度不夠健全

在檔案管理制度中，有很多單位因沒有管理制度或管理制度不夠健全的，導致檔案管理方面的工作進度慢成效差，管理檔案的相關人員由于其他崗位，技術不專等原因?qū)Ω黝愘Y料的整理收集入冊等不夠規(guī)范，在實際應用當中，導致很多相關材料缺失、斷層，這就造成了很多單位的檔案管理形式大于實際，執(zhí)行力度低，管理人員并沒有投入太多時間和精力，缺乏耐心和責任心。

2 檔案管理提升思路

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念

在信息時代的發(fā)展普及下，為方便各資料整理歸檔，各企事業(yè)單位也逐步采用計算機等設備來進行檔案管理工作。各單位對檔案管理要重視起來，之所以很多企事業(yè)單位沒有把檔案管理重視起來，大部分原因是因為很多單位覺得檔案管理就是一個應付式的工作，傳統(tǒng)的檔案管理只是作為記錄和保管的功能，大部分都是存放、收藏，并沒有發(fā)揮到實際的作用。但是在現(xiàn)在信息化時代中，信息對個人以及單位來說都有舉足輕重的意義，很多工作的開展，項目的實施中，檔案的各類材料就可作為一個很直觀的參考作用，因此，明白檔案管理的重要性，是單位中每個人都應該重視起來的事情。

2.2 提高管理崗位的要求

提高檔案管理的工作中，管理人員是整頓環(huán)節(jié)中相對重要，人員的選擇直接影響整個管理工作的質(zhì)量。首先要做到專人專管，杜絕一人身兼多職，檔案管理形同虛設、長期不在崗這些問題存在。有關單位也要注重引進以及培養(yǎng)相關方面的人才，本單位有相關特長或技術的人員優(yōu)先培養(yǎng)，招聘過程優(yōu)先錄用專業(yè)對口有專業(yè)知識的專業(yè)人員，熟悉掌握現(xiàn)代新科技、新技術、電子計算機等應用，對檔案管理人員崗前進行專業(yè)的技術培訓，著重提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，可采取定期培訓，外聘的方式，不斷讓管理人員吸收更多與時俱進的管理知識，使得管理人員在接受培訓的過程中重視檔案管理的工作。

2.3 加大檔案管理各方面條件的提升

檔案管理建設方面的資金投入要提升，包括但不僅限于檔案管理室的單獨設立，各部門不再單獨零散的保管檔案材料，統(tǒng)一由檔案室管理人員統(tǒng)一收集管理，另外還檔案管理中的軟硬件設施的完善，購置相對配置的計算機，檔案管理軟件的開發(fā)或購買，崗位人員的人工費用以及培訓費用等。此外，各單位檔案管理之間定期溝通，相互交流檔案管理心得或檔案管理新方案，保障檔案管理能及時跟上社會發(fā)展步伐，與時俱進。

3 創(chuàng)新思路探究

3.1 新科技創(chuàng)新

首先，信息化時代的檔案管理，應當跟上國家發(fā)展的腳步，根據(jù)國家相關文件的規(guī)定，明確當下社會檔案管理記錄里需要保存的內(nèi)容，明確范圍以及保存期限。其次，轉(zhuǎn)變原來的記錄方式，運營信息化技術對檔案管理中的資料進行采集、保存，不僅要對檔案管理進行實物的收藏，更注重的是由實物管理的模式向電子版本的方向轉(zhuǎn)變，充分利用網(wǎng)絡，電子等技術減輕工作強度，尤其是一些信息管理系統(tǒng)、資料管理系統(tǒng)等，將這些先進的信息化技術引入到檔案管理工作當中，不僅可以減少人工、人員成本的投入，檔案的錄入，還可以更高效的推進檔案管理的信息化建設，工作效率上也可以得到很大的提升。檔案管理信息化建設中，數(shù)據(jù)信息庫也是順應了檔案管理工作的發(fā)展需要，運用現(xiàn)代化思維，建立網(wǎng)絡數(shù)據(jù)信息庫，強化數(shù)據(jù)信息庫的各項數(shù)據(jù)指標，在固有的檔案管理收集選項中拓寬到現(xiàn)代社會需求的數(shù)據(jù)選項，充分發(fā)揮信息化技術，數(shù)據(jù)庫的便捷和優(yōu)勢。

3.2 服務優(yōu)化創(chuàng)新

檔案資料、數(shù)據(jù)信息庫等建立的完善，是服務于國家、單位、個人的先進技術手段，檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)網(wǎng)絡自動化，檔案管理服務與國家相關單位關聯(lián)，利用權(quán)限制、一次性登錄限制、可公開信息部分實現(xiàn)與合作單位的信息共享，做到隨處隨時查詢，大大縮短檔案資料信息的文件查詢、檔案交接，改變傳統(tǒng)檔案管理的管理模式，提高信息化檔案管理的利用率，實現(xiàn)檔案全覆蓋，內(nèi)容豐富真實有效。采取創(chuàng)新的舉措，適應現(xiàn)代化管理的發(fā)展需求，使得現(xiàn)代檔案管理工作跟上時代的發(fā)展需要，從根本化實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提升檔案管理的經(jīng)濟效應和社會效應。

3.3 規(guī)范考核、獎懲、激勵機制

檔案管理工作者要熱愛事業(yè)，有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，在原有的工作基礎上，設立管理工作中的行為規(guī)范以及行為準則，作為檔案管理工作結(jié)果的考核。對于在檔案管理中發(fā)現(xiàn)的漏洞或更為高效的檔案管理方法的人員，給予適當?shù)莫剟钭鳛榧睿尨蠹叶加泄芾砉ぷ鞯膮⑴c感。

4 結(jié)語

綜上所述，時代發(fā)展的背景下，各行各業(yè)都被重塑，信息的管理的重要性也被慢慢體現(xiàn)出來，如何做好信息化檔案管理建設也成了必須面臨的一個重要問題，如何利用新科技，新技術來保障檔案的完整性是我們一直想要完善的一項工作。實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化變革，從改變思想觀念開始，提高管理意識，建立完整高效的網(wǎng)絡信息數(shù)據(jù)庫，從而更好的服務國家以及社會，促進社會發(fā)展進步。

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