論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

孫嘉珮

摘 要：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的普及推動(dòng)各行各業(yè)的發(fā)展，事業(yè)單位在檔案管理中可以應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)提高管理效率?；诖?，本文以事業(yè)單位檔案管理作為研究對(duì)象，分析將現(xiàn)代化方式應(yīng)用于檔案管理的重要性，分別從檔案檢索與目錄管理、庫(kù)房管理、電子文檔以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等方面闡述事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化方式

信息化社會(huì)背景下，事業(yè)單位檔案管理工作需要緊跟時(shí)代的步伐，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)的高效利用，解決過(guò)去事業(yè)單位檔案管理中信息傳遞的滯后性問(wèn)題。公共機(jī)構(gòu)從事檔案管理工作的人員需要科學(xué)應(yīng)用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，將現(xiàn)代化方式貫徹于檔案管理中，從而提高檔案管理的質(zhì)量與工作效率。

1 事業(yè)單位檔案管理中利用現(xiàn)代化方式的重要性

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理人員數(shù)量多、工作強(qiáng)度大，工作效率低，不利于檔案管理質(zhì)量的提升?，F(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理方式下，無(wú)紙化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，人們利用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行檔案管理，通過(guò)系統(tǒng)的檢索在最短時(shí)間內(nèi)查詢(xún)檔案資料，有效提升了檔案管理工作的效率。目前仍然有事業(yè)單位使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，檔案管理形式變得多樣化，人們開(kāi)始使用現(xiàn)代化管理方式，使工作井井有條。通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)，可以對(duì)檔案復(fù)制粘貼，將資料及時(shí)傳遞給各個(gè)部門(mén)，實(shí)現(xiàn)了高效的無(wú)紙化

辦公[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用途徑

2.1 計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案檢索與目錄管理

檔案管理工作中，目錄管理尤為重要。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，人們從最初的手寫(xiě)目錄變成了微機(jī)打印目錄，通過(guò)計(jì)算機(jī)辦公軟件，對(duì)事業(yè)單位的檔案資料分類(lèi)處理，經(jīng)過(guò)匯總后完成資料的錄入，統(tǒng)計(jì)后得到目錄，方便接下來(lái)的資料提取。人們使用某個(gè)檔案資料時(shí)，可以從目錄中找到該內(nèi)容，在計(jì)算機(jī)軟件的協(xié)助下隨時(shí)調(diào)用資料，將資料名稱(chēng)或關(guān)鍵字輸入系統(tǒng)檢索欄，對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)可以自動(dòng)顯示資料的所在位置，點(diǎn)擊后可以觀看資料。針對(duì)不同的專(zhuān)題，檔案管理人員需要設(shè)置不同的目錄，建議使用現(xiàn)代化檔案管理方式，在檢索的同時(shí)進(jìn)行信息分類(lèi)與保管工作，將兩項(xiàng)工作同時(shí)進(jìn)行，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)[2]。

某事業(yè)單位應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)中，主要包含以下子系統(tǒng)：文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、合同檔案管理系統(tǒng)、項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)、會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)、人事檔案系統(tǒng)、法務(wù)文書(shū)管理系統(tǒng)以及文檔數(shù)字化管理等。在文件管理方面，系統(tǒng)可以按照企業(yè)特點(diǎn)自定義文檔元數(shù)據(jù)，樹(shù)狀形目錄結(jié)構(gòu)，層級(jí)劃分，自定義標(biāo)簽，屬性分類(lèi)，按企業(yè)所需，自行定義，支持文件檔案一系列完整生命周期。系統(tǒng)支持OCR識(shí)別，JPG、TIF、PNG、PDF各種圖片格式的掃描文檔上傳后，后臺(tái)自動(dòng)進(jìn)行OCR文字識(shí)別，能直接通過(guò)圖片內(nèi)文字進(jìn)行檢索，且支持高級(jí)檢索功能。

2.2 計(jì)算機(jī)在庫(kù)房管理中的使用

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)建立符合該事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用下隨時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行情況。系統(tǒng)可以控制庫(kù)房的空調(diào)設(shè)備，保證室內(nèi)溫度、濕度達(dá)到合理范圍，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理庫(kù)的智能管理。不僅如此，可以應(yīng)用現(xiàn)代化手段建立完善的監(jiān)控系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的力度，提高資料的安全性，監(jiān)督庫(kù)房運(yùn)行環(huán)境，系統(tǒng)可以及時(shí)報(bào)警，提示檔案管理人員在第一時(shí)間做出反應(yīng)措施。

2.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)推動(dòng)紙質(zhì)文檔的轉(zhuǎn)變

檔案管理工作展開(kāi)時(shí)，人們利用計(jì)算機(jī)技術(shù)推動(dòng)了電子文檔的普及。無(wú)紙化辦公背景下，人們可以將文檔資料以電子的形式實(shí)時(shí)保存，電子檔案被存儲(chǔ)與檔案管理系統(tǒng)中，需要查閱的時(shí)候可以從系統(tǒng)檢索功能中隨時(shí)調(diào)取。應(yīng)用多媒體技術(shù)，將紙質(zhì)文檔變?yōu)殡娮游臋n，需要做出以下幾項(xiàng)工作：1）建立與事業(yè)單位檔案管理工作相協(xié)調(diào)的數(shù)據(jù)庫(kù)，使數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2）應(yīng)用多媒體技術(shù)，將圖片、視頻、文字以及聲音等形式的資料集體管理，可以使用U盤(pán)或光盤(pán)，將有價(jià)值的文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，存于硬盤(pán)中。現(xiàn)如今，人們也開(kāi)始應(yīng)用云盤(pán)進(jìn)行文檔的管理，只要聯(lián)網(wǎng)，云盤(pán)中的內(nèi)容可以隨時(shí)查閱，為計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)識(shí)別工作帶來(lái)便利。

2.4 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，人們已經(jīng)習(xí)慣在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中工作或?qū)W習(xí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中將會(huì)推動(dòng)傳統(tǒng)技術(shù)的革新。檔案管理可以與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相融合，檔案管理工作需要突破傳統(tǒng)的管理模式，應(yīng)用現(xiàn)代化管理模式，建立局域網(wǎng)，讓資源實(shí)現(xiàn)共享，人們可以使用軟件完成檔案管理工作。計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案庫(kù)與各部門(mén)搭建了信息溝通的橋梁，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。人們應(yīng)用檔案管理網(wǎng)絡(luò)后，可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的協(xié)助下進(jìn)行人工模擬工作，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高事業(yè)單位檔案管理工作效率，使檔案管理工作更具有說(shuō)服力。

某事業(yè)單位建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)后，系統(tǒng)支持全文檢索，對(duì)文件檔案只有模糊記憶便可從海量文件檔案中獲取所需文件檔案，極大減少了因查找困難浪費(fèi)的工作時(shí)間。同時(shí)，各種形式的文件數(shù)據(jù)都可以在線(xiàn)預(yù)覽，權(quán)限內(nèi)在線(xiàn)預(yù)覽文件包括Excel、Word、PPT、CAD等，無(wú)需下載，無(wú)需打印，方便人們直接使用。

3 總結(jié)

總而言之，事業(yè)單位實(shí)際工作中，人們綜合應(yīng)用傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)檔案管理工作存在的問(wèn)題及時(shí)分析、予以解決，有效提高了檔案管理工作的效率。檔案管理人員可以靈活應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)，優(yōu)化管理策略，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]吳淑娟.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：86.

[2]龐洪波.分析事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（09）：78.