提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

溫貴偉

摘 要：一直以來(lái)，檔案管理工作都在默默支持著事業(yè)單位日常工作的有序開(kāi)展，在事業(yè)單位的正常運(yùn)行中發(fā)揮著極其重要的作用。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的改革和社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作也提出了更高的要求。在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息化建設(shè)成了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作未來(lái)一段時(shí)間的必然發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；策略

信息化技術(shù)的高速發(fā)展，使得人們能夠獲取檔案資源更加便捷方便，而多種檔案資源的需求給新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理加速信息化建設(shè)，提升服務(wù)功能提出了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。作為一項(xiàng)長(zhǎng)期性、基礎(chǔ)性工作，檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展及促進(jìn)社會(huì)功能完善等方面有著的重要作用，事業(yè)單位深化檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)信息化建設(shè)健康全面發(fā)展，是應(yīng)該充分重視的課題。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.1 有利于檔案的整理

對(duì)檔案資料采取有效的保管利用，是事業(yè)單位檔案管理的重要工作內(nèi)容。而原始的檔案資料占用較大空間，不利于保存與查詢，許多珍貴的資料無(wú)法發(fā)揮作用，得到最好的利用。對(duì)這些檔案采取信息化管理，通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行保管和利用，能夠充分減少儲(chǔ)存空間的占用，極大的方便查閱與使用這些檔案，使這些檔案的使用價(jià)值能夠充分發(fā)揮，有效的促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

1.2 提升檔案管理人員工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理，管理方法原始落后，管理程序較為復(fù)雜。由于事業(yè)單位需要保管的檔案比較多，而且查詢不夠便捷，造成利用率較低。通過(guò)信息化建設(shè)，事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)人員能夠?qū)n案資料進(jìn)行有效的管理，減少不必要的環(huán)節(jié)，能夠大幅度提升工作效率。

1.3 增強(qiáng)檔案資料的安全性

通過(guò)信息化建設(shè)，能夠使檔案采用電子方式保存，安全性與穩(wěn)定性較強(qiáng)，在使用時(shí)十分便捷。同時(shí)，在資料的傳輸與儲(chǔ)存等過(guò)程中，大幅度的提高了安全性能，這種方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，能夠延長(zhǎng)檔案保管時(shí)間，使檔案資料安全性與穩(wěn)定性大幅度增加。

1.4 發(fā)揮檔案資料的利用作用

由于傳統(tǒng)的檔案管理方式需要較大的在空間，使得檔案保存比較分散，如果不能合理的規(guī)劃，將降低檔案的利用效率。在信息技術(shù)高速發(fā)展的基礎(chǔ)上，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使絕大部分檔案信息能夠共通共享，檔案資料的使用便捷性大幅度提升，使檔案的利用率得到提高。

2 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1 明確檔案信息化建設(shè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

傳統(tǒng)檔案管理工作是在實(shí)體模式下進(jìn)行的保護(hù)與管理，在新興信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)期，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，使檔案資料和信息通過(guò)在線共享得以充分的利用。在新時(shí)期，要更好的發(fā)揮檔案的共享性，在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要進(jìn)一步明確和完善信息化管理體系，增強(qiáng)檔案信息化管理的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。要以國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合單位實(shí)際情況和發(fā)展特點(diǎn)，構(gòu)筑內(nèi)部的管理體系，檔案錄入時(shí)對(duì)標(biāo)識(shí)、格式、文字等信息內(nèi)容，嚴(yán)格遵守管理標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家規(guī)定。檔案管理數(shù)據(jù)采用的軟硬件應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，做到標(biāo)準(zhǔn)一致，為檔案數(shù)據(jù)的高度共享奠定基礎(chǔ)。

2.2 增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的安全

事業(yè)單位要采取檔案系統(tǒng)安全穩(wěn)定的保證措施，在檔案管理信息化建設(shè)中提升檔案管理質(zhì)量。由于高度共享的網(wǎng)絡(luò)，使得事業(yè)單位檔案資料安全性有了極大的隱患，要避免泄密現(xiàn)象的發(fā)生，采取安全措施，加強(qiáng)身份識(shí)別、訪問(wèn)權(quán)限等安全性的保護(hù)。在實(shí)際管理運(yùn)用中，要從安全性角度考慮，防控好檔案上網(wǎng)內(nèi)容。對(duì)檔案管理系統(tǒng)做好科學(xué)的維護(hù)，要加強(qiáng)設(shè)置防火墻、殺毒軟件等系統(tǒng)保護(hù)措施。同時(shí)，在日常管理和使用中應(yīng)當(dāng)使用好除濕、除塵設(shè)施，充分保障檔案信息的安全。

2.3 建立完善的檔案管理信息化推廣模式

事業(yè)單位提高檔案管理的工作效率，建立完善的檔案管理信息化模式，都是為了保證事業(yè)單位檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，給相關(guān)人員的檔案使用提供方便，因此，檔案管理人員應(yīng)該丟掉過(guò)去傳統(tǒng)的觀念，加強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，第一，檔案管理人員要積極宣傳信息化管理的這個(gè)平臺(tái)，并且準(zhǔn)確仔細(xì)地把檔案的信息進(jìn)行信息化共享，盡量避免因?yàn)樾畔㈠e(cuò)誤，影響了檔案使用者的使用情況。第二，建立科學(xué)完善的信息化推廣模式，一切以使用者的方便為前提，使檔案的使用者能夠快速地找到想要使用的檔案。

2.4 建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案信息網(wǎng)站主要作用是通過(guò)網(wǎng)頁(yè)的形式，向檔案管理工作人員提供檔案服務(wù)功能，方便相關(guān)人員利用網(wǎng)絡(luò)完成對(duì)檔案資料的查詢、歸檔和下載等操作。這種網(wǎng)頁(yè)服務(wù)的方式是檔案信息化管理中極其重要的一種手段和標(biāo)志。與此同時(shí)，事業(yè)單位的檔案信息化管理中又將檔案管理操作系統(tǒng)納入事業(yè)單位管理信息系統(tǒng)之中，使其形成一個(gè)全方位的傳送系統(tǒng)，有效提升網(wǎng)絡(luò)信息資源共享的效率。事業(yè)單位要建立檔案信息網(wǎng)站，首先在選擇檔案信息管理操作系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)盡可能選擇具有升級(jí)功能和再開(kāi)發(fā)能力的系統(tǒng)，以方便之后檔案信息化管理更新和發(fā)展的需要，以及更好地凸顯檔案信息網(wǎng)站的服務(wù)功能。其次，在設(shè)備設(shè)施的選擇上，必須要求其符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，且盡可能是當(dāng)前市場(chǎng)占有率相對(duì)較高的產(chǎn)品，如果有條件的話，還可以盡量與國(guó)內(nèi)外相關(guān)的科技公司取得練習(xí)，量身打造最適合本單位檔案管理工作的操作系統(tǒng)，以保證事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)取得更好的成效，確保檔案信息化管理系統(tǒng)能夠不斷進(jìn)行升級(jí)更新，從而在一定程度上降低成本。

2.5 整合檔案信息資源，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，首要一點(diǎn)是完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，打造一支數(shù)字化檔案館。檔案館建設(shè)中，應(yīng)該配備專門的檔案干部隊(duì)伍，豐富檔案館館藏，借助檢索工具來(lái)提升檔案資源的利用效率，有助于提升大感官的信息化水平。同時(shí)，檔案管理部門需要結(jié)合實(shí)際情況選擇合理的方法管理電子檔案，加大資金投入力度，不斷完善硬件和軟件設(shè)施，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)不斷更新和完善，建立操作性較強(qiáng)的實(shí)施平臺(tái)。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，可以逐步電子化錄入到系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料并存，整合檔案信息資源，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

3 結(jié)束語(yǔ)

由此可見(jiàn)，檔案管理的信息化建設(shè)是我國(guó)事業(yè)單位迫在眉睫需要進(jìn)行改革的工作，在國(guó)家新的形勢(shì)和發(fā)展要求下，只有盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)才能更好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，為國(guó)家人力資源的建設(shè)和管理貢獻(xiàn)出自己的力量。

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