關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的實踐思考

陳起鋒

摘 要：事業(yè)單位的人事檔案牽涉事業(yè)單位內(nèi)部人力資源的管理，對于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的作用。事業(yè)單位的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的管理實踐對于事業(yè)單位吸收人才、促進事業(yè)單位自身的發(fā)展以及國民經(jīng)濟的穩(wěn)步提升都具有十分重要的現(xiàn)實意義。因此，事業(yè)單位必須進一步加強人事檔案管理的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)進程。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化

事業(yè)單位的人事檔案主要是對單位內(nèi)工作人員自身基本情況的記錄，涵蓋工作履歷、受教育程度、政治思想面貌和獎懲記錄等有助于事業(yè)單位了解員工的有效信息。傳統(tǒng)的人事檔案主要是以紙質(zhì)形式來記錄和保存的，隨著計算機互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨，人事檔案的管理形式和管理方法也發(fā)生了巨大的變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)的記錄和保存形式逐漸被計算機所取代，人事檔案的管理逐漸變得信息化。人事檔案的這一變化，有助于提升事業(yè)單位對人事檔案的利用效率，簡化人事檔案的管理，降低人事檔案管理員的工作強度，減少相關(guān)人員在工作中因為主觀因素出現(xiàn)差錯。

1 事業(yè)單位人事檔案信息化管理的必要性

信息時代的來臨對于人們的生產(chǎn)和生活方式產(chǎn)生了重要的影響，人事檔案管理工作也不例外。在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中引入信息技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化具有十分重要的現(xiàn)實意義。

1.1 有助于實現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化

事業(yè)單位的人事檔案的涉及的數(shù)據(jù)、文字資料繁多復(fù)雜，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式主要是運用人力來記錄、保存和管理。這種方式比較容易出錯，而且耗時耗力，不利于人事檔案管理工作的優(yōu)化。實現(xiàn)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化和信息化管理，有利于檔案管理工作的科學(xué)化，運用信息技術(shù)可以高效地整理人事檔案信息，實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。

1.2 有助于人事檔案管理的發(fā)展

實現(xiàn)人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化管理對于人事檔案的管理工作有著顯著的提升作用。將計算機信息技術(shù)引入人事檔案的管理工作不僅僅是時代的要求，也是人事檔案管理工作發(fā)展的需要，有效地幫助事業(yè)單位配置人力資源。

1.3 有助于提升人事檔案管理的工作效率

實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和信息化管理重要的作用是提升人事檔案管理工作的效率，減少人事檔案管理工作中出現(xiàn)的錯誤，簡化工作程序，使得檔案管理人員按照相應(yīng)的規(guī)范進行人事信息的處理、保存和查詢工作。

2 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

推動事業(yè)單位人事檔案信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)一方面是由于信息技術(shù)本身的先進性，另一方面的原因是因為人事檔案管理本身存在一些問題。

2.1 事業(yè)單位本身對于檔案管理工作的重視程度不夠

一般來說，事業(yè)單位人事檔案管理與事業(yè)單位的組織活動并無直接的關(guān)系，很多工作的結(jié)果沒有辦法直接呈現(xiàn)，工作中的問題也比較隱蔽，很難被發(fā)現(xiàn)。因此很多事業(yè)單位對于內(nèi)部的檔案管理工作并不重視。即使在工作流程、辦公設(shè)備上存在一些問題也往往大而化之，事業(yè)單位的人事檔案管理工作進展緩慢。

2.2 事業(yè)單位人事檔案管理信息封閉

事業(yè)單位的人事檔案管理中沒有統(tǒng)一的、通行的辦法條例，所以很多事業(yè)單位往往使用自己的方法來保存和記錄信息。在信息時代，很多電腦中的檔案信息因為軟件、格式的不同造成信息無法在部門與部門之間順利流通，信息封閉，利用價值降低。

2.3 相關(guān)工作人員與崗位發(fā)展要求不匹配

很多事業(yè)單位認(rèn)為人事檔案管理就是一些簡單文書處理工作，所以對于檔案管理人員的要求不高。很多事業(yè)單位的檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)出身，對于檔案管理工作并不了解。在檔案的管理工作中，相關(guān)工作人員也缺乏學(xué)習(xí)精神，無法適應(yīng)信息時代對于檔案管理人員提出的更高要求。

2.4 人事檔案管理沒有形成科學(xué)體系

系統(tǒng)性是對很多工作的要求，但是由于種種原因，事業(yè)單位的檔案管理工作沒有形成科學(xué)體系，缺乏系統(tǒng)性。在實際的檔案管理工作中，工作流程的缺失、模式方法的落后已經(jīng)成為很多檔案管理工作的掣肘。

3 實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的主要措施

3.1 整理人事檔案的信息

在實現(xiàn)事業(yè)單位檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的過程中首先要注意對以往人事檔案信息的梳理和核對，將缺失的、不規(guī)范的、錯誤的檔案信息及時補充、規(guī)范和糾正。人事檔案管理工作不是一蹴而就的，需要檔案管理人員仔細(xì)、耐心地對待檔案信息的整理工作，為接下來的檔案管理工作打下基礎(chǔ)。

3.2 檔案信息化要建立在有效數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上

人事檔案管理工作的復(fù)雜之處就在于人事檔案中有大量的數(shù)據(jù)、文字信息。信息時代的檔案管理可以借助計算機技術(shù)建立人事檔案的專屬數(shù)據(jù)庫，將人事檔案分門別類地進行整理、歸納，以電腦文檔的形式進行保存，提高數(shù)據(jù)保存的安全性和數(shù)據(jù)利用的有效性。

3.3 加強人事檔案管理的安全性

安全性是檔案管理工作的第一要務(wù)，在信息時代更是如此。人事檔案信息有很多個人的信息，對于個人在事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的作用，所以必須注重信息檔案的安全性，以免發(fā)生遺失、缺損等問題。信息時代的檔案安全還要做好檔案的備份和恢復(fù)工作，建立相關(guān)機制。管理人員在工作的過程中一定要注意嚴(yán)格遵守工作章程、規(guī)范，切實履行到人事檔案的管理工作中。

3.4 開展人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化

人才的建設(shè)和發(fā)展是國家建設(shè)和發(fā)展的重要基礎(chǔ)。隨著我國基礎(chǔ)教育和高等教育的不斷發(fā)展，具有專業(yè)素養(yǎng)的高質(zhì)量人才也越來越多，他們在國家建設(shè)中發(fā)揮著不可替代的作用。如何更好地利用人才資源、發(fā)揮人才資源的作用是今后檔案信息管理的重點。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，人事單位的檔案管理部門必須加強網(wǎng)絡(luò)化管理，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，促進信息資源的流通，使人才資源能夠在國家建設(shè)中發(fā)揮最大的作用。

4 結(jié)語

事業(yè)單位從事的科教文衛(wèi)活動是國家建設(shè)的重點，關(guān)系著國計民生，事業(yè)單位的人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)可以有效推動事業(yè)單位的發(fā)展。因此，今后事業(yè)單位必須重視人事檔案管理工作的重要性，將信息技術(shù)引入檔案的管理工作中，建立數(shù)據(jù)庫，梳理信息，改變檔案管理工作的模式，最終實現(xiàn)信息化管理。

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