淺談運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段做好檔案管理工作

白桂芝

摘 要：運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)做好檔案和檔案管理工作，是整個(gè)檔案工作適應(yīng)社會發(fā)展，實(shí)現(xiàn)其記錄歷史，服務(wù)現(xiàn)實(shí)功能、功效的基礎(chǔ)條件。檔案工作的現(xiàn)代化具有十分豐富的內(nèi)容，如果把檔案工作技術(shù)與設(shè)備和組織管理的科學(xué)化作為管好檔案工作的目標(biāo)，那么檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程就更為堅(jiān)實(shí)，專業(yè)化的檔案人員就是技術(shù)嫻熟的實(shí)施者，缺乏任何一個(gè)條件，檔案工作現(xiàn)代化都無法實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化技術(shù)手段；做好；檔案管理；工作

21世紀(jì)，被稱之為后工業(yè)時(shí)代，亦稱知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，也叫信息時(shí)代。顧名思義，由于計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)的廣泛運(yùn)用，信息的發(fā)展與更新，已經(jīng)走上了快速發(fā)展的高速路。現(xiàn)代技術(shù)，已經(jīng)成為當(dāng)今社會發(fā)展至關(guān)重要的科學(xué)技術(shù)支撐。而記錄不同歷史時(shí)期發(fā)展實(shí)況的檔案工作，也必須以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，與時(shí)俱進(jìn)地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)及社會事業(yè)發(fā)展。因此，傳統(tǒng)的手工、半手工的檔案管理方式，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)工作和現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。時(shí)代發(fā)展的脈搏，急切地要求檔案管理工作，必須緊跟時(shí)代步伐，適應(yīng)發(fā)展。檔案工作只有與經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展接軌，同步發(fā)展，才能充分發(fā)揮其記錄歷史，服務(wù)現(xiàn)實(shí)的功能和功效。這一切都取決于現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的深度、寬度和廣度。所以，探討現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的合理應(yīng)用，探索現(xiàn)代化方法管理檔案的規(guī)律和特點(diǎn)，研究解析各方面客觀因素在檔案管理工作中的作用與影響，也是我們檔案工作者面對的重要課題之一。

筆者欲就現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用等一系列問題，談點(diǎn)個(gè)人的體會與管見，求教方家。

1 從實(shí)用價(jià)值，看檔案的基本特點(diǎn)

檔案，是最真實(shí)的史料，檔案文獻(xiàn)是了解過去，預(yù)測未來的重要依據(jù)，是政治決策、經(jīng)濟(jì)決策的重要參考，檔案信息是現(xiàn)代化科技、經(jīng)濟(jì)社會信息的重要組成部分。是原始的歷史記錄，不是事后編寫的材料，具有記錄性和原始性集于一體的特點(diǎn)。檔案的產(chǎn)生與存在，始終源于其專門的形成單位，并由此構(gòu)成檔案文件之間的外在和內(nèi)在聯(lián)系。檔案的積累性和歷史聯(lián)系性的特點(diǎn)，使得檔案存在和傳遞的形態(tài)及保存與其他資料有所不同，它要求尊重檔案來源與原始的記載內(nèi)容等方面固有的聯(lián)系，維護(hù)保證檔案文件形成體系的歷史面貌和歷史記錄，只有這樣，才能有效地發(fā)揮檔案信息資源特有的作用。由于檔案是原始記錄，故除具有可靠性外，還具有真實(shí)性，參考性和實(shí)用性。正因?yàn)闄n案資料這種原始而珍貴的特點(diǎn)，對于檔案的管理保護(hù)和信息資源的利用也產(chǎn)生了特殊的要求。檔案資料的種類和形式的豐富多彩，應(yīng)用范圍的廣泛，需要對一些歷史悠久、內(nèi)容比較特殊的檔案，要進(jìn)行專項(xiàng)保管。有些資料與圖書等有一定關(guān)聯(lián)，部分還存在重合關(guān)系，為此，對具有重合關(guān)系或多重性檔案的利用，就要求檔案保管部門和圖書管理部門等單位密切聯(lián)系，相互協(xié)作使各類檔案最大限度地發(fā)揮其作用和價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及各領(lǐng)域開發(fā)建設(shè)服好務(wù)。

2 從計(jì)算機(jī)的效能，看現(xiàn)代技術(shù)功能

計(jì)算機(jī)是目前社會比較大的科技成就之一，它在各領(lǐng)域的應(yīng)用中十分廣泛，從它誕生的第一天起，就以其延伸人類大腦的一特殊性能，以及巨大的信息存儲和永久保存的能力、能按照人的思想和指令提高自動(dòng)化的工作方式，具有驚人的運(yùn)算速度，極高的計(jì)算精度和極強(qiáng)的邏輯能力。成為人類的得力助手，極大地減輕了人的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了人的工作效率，解放和發(fā)展力生產(chǎn)力。計(jì)算機(jī)正是以它不同凡響的特點(diǎn)，不僅承擔(dān)了大量的、復(fù)雜的、工人難以完成的數(shù)據(jù)計(jì)算，而且計(jì)算機(jī)作為現(xiàn)代化的工具和手段，應(yīng)用于各種領(lǐng)域、組織的管理工作和信息處理服務(wù)之中，計(jì)算機(jī)在數(shù)據(jù)處理方面的卓越功能，例如數(shù)據(jù)的存貯、數(shù)據(jù)的自動(dòng)分類、排序、數(shù)據(jù)的運(yùn)算、數(shù)據(jù)的檢索、數(shù)據(jù)的效驗(yàn)及數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)距離傳輸和計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化及圖紙的存儲，在流動(dòng)、傳遞等方面一進(jìn)或正在為人類做出了重大貢獻(xiàn)。

3 從社會發(fā)展，看計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用

作為現(xiàn)代化重要工具和手段的計(jì)算機(jī)技術(shù)，應(yīng)用在檔案管理工作中已是勢在必行。由于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)——計(jì)算機(jī)的迅速發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)漢字處理程序方面取得的突破性的成就，為計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用創(chuàng)造了有利條件。

在檔案工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理的各種系統(tǒng)軟件，通過對已收集、積累的大量原始的、真實(shí)的檔案資料進(jìn)行多層次、多范圍、多門類的儲存，快速的資料檢索，客觀地提示檔案各項(xiàng)工作的規(guī)律及相互之間的內(nèi)在聯(lián)系，從而為計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中，以及檔案學(xué)的理論研究等方面提供了客觀、科學(xué)、可靠的依據(jù)和資料，輔助檔案行政管理機(jī)關(guān)對檔案工作的改革作出科學(xué)的決策，使檔案管理工作步入一個(gè)新的時(shí)代。

4 檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)管理，需要應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)

建立標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)管理體系，是檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)部分，它是檔案管理業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、檔案術(shù)語的標(biāo)準(zhǔn)化以及檔案工作技術(shù)與設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)化等一系列內(nèi)容的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志之一。只有建立數(shù)據(jù)庫建設(shè)中采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如統(tǒng)一的著錄項(xiàng)目，數(shù)據(jù)形式，著錄規(guī)則，統(tǒng)一的分類和語言規(guī)范等為內(nèi)容的，以標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。才能保證有較高的檢索效率和檢準(zhǔn)率。以計(jì)算機(jī)等為標(biāo)志的現(xiàn)代技術(shù)，可以很便捷地建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)管理的最先進(jìn)的手段。

5 應(yīng)有現(xiàn)代技術(shù)，有利于維護(hù)檔案的完整與安全

檔案的形成，具有多面性、零散性、不規(guī)范性等等。維護(hù)檔案的完整與安全，延長檔案的壽命是檔案工作者的基本任務(wù)之一。隨著現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，檔案載體形態(tài)、結(jié)構(gòu)、耐久性等發(fā)生了很大變化，這就是對管檔案工作者提出了更高的要求，即如何根據(jù)各種檔案的特點(diǎn)，盡可能地減少人為或自然因素對檔案的損毀，延長檔案的壽命。檔案工作者認(rèn)識到這個(gè)問題的解決措施，就是采用先進(jìn)和庫房設(shè)備和檔案保護(hù)技術(shù)。

長期以來，檔案工作者都重視改善保管條件。許多檔案保管場所都發(fā)生了很大的變化，館內(nèi)設(shè)有專門防火安全設(shè)施、除塵消毒等專門工作間，有的還實(shí)現(xiàn)了庫房溫濕度系統(tǒng)，自動(dòng)記錄，如果與要求不符，就會主動(dòng)顯示在熒光屏上，并通知控制系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整。此外，在檔案的修復(fù)、加固、字跡恢復(fù)等方面應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)也都取得了一系列研究成果，檔案在近些年的管理工作中，有了很大的改觀也取得了可喜的成績。