如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

杲童軍

摘 要：不管是對于機(jī)關(guān)單位或是企業(yè)來說，都會有很多需要保存的檔案和文件，因為檔案一般都是記錄性的材料，將已經(jīng)發(fā)生的事情通過檔案記錄下來，方便以后查詢使用，同時，文件存檔也為工作提供了很好的便利，比如說寫一寫證明材料和年度報告時，沒有人可以清清楚楚的記得過去的一年發(fā)生的事情，因此檔案就起到了非常重要的作用，現(xiàn)在看來，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對于檔案管理工作還不是很成熟，本文淺述了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行過程中出現(xiàn)的問題并提出了提高檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的具體思路。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；檔案管理；方法討論

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常工作過程中，會產(chǎn)生很多的文件和檔案，有一些是日常工作存檔，有一些是機(jī)密文件，這些文件在不斷的積累過程中，數(shù)量就會變得十分龐大，這個時候檔案的管理和存放就變成了一個難題，紙質(zhì)文檔并不像電子文檔那樣，只要建立文件夾，按順序保存即可，紙質(zhì)檔案的保存需要耗費(fèi)人力、時間和空間，將其按照一定的規(guī)律放好，才可以方便之后的使用。這時就有人提出了，為什么不用電子文檔代替紙質(zhì)文檔呢？原因有二，首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位接觸到的很多文檔是機(jī)密性極高的，用電子文檔保存非常不安全，現(xiàn)在是網(wǎng)絡(luò)信息的時代，很多網(wǎng)絡(luò)上的黑客也都十分厲害，黑入對方的電腦對于他們來講不是一件難事，對于這種機(jī)密性極高的文件，如果僅僅是草率的存放在電腦中，是非常不安全的，另外電腦屬于電子產(chǎn)品，而電子產(chǎn)品都是有壽命的，我們無法預(yù)知某個機(jī)器什么時候會停止工作，因此將檔案放在電腦中，安全沒有得到足夠的保障。

目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案存放方法還是遵循傳統(tǒng)的儲存方法，由于檔案的數(shù)量越來越龐大，在管理工作進(jìn)行時也會出現(xiàn)大大小小的問題。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理方法落伍

大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位，在進(jìn)行檔案管理時，采取的都還是傳統(tǒng)的保存方式，通常單位會以一周或是半個月為周期，將這期間的所有檔案先按時間或內(nèi)容分類，然后再放到規(guī)定的檔案管理室，這中間需要員工專門騰出半天甚至是一天的時間來做這項工作，艱難的完成檔案分類擺放之后，工作還沒有結(jié)束，檔案管理的重要目的之一，就是要方便后期對檔案的查詢以及使用，傳統(tǒng)的檔案整理之后，只是大體上看著非常整齊，當(dāng)真正要用到某一個文件時，我們卻發(fā)現(xiàn)并不是很好尋找，因為每一個檔案袋的外觀都是一樣的，雖然已經(jīng)做好了分類，但是在真正的查詢過程中，想要快速準(zhǔn)確的找到某個檔案，還是需要耗費(fèi)很多的時間。

1.2 部分管理人員工作心態(tài)不端正

目前很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有意識到檔案管理工作的重要性，因為檔案管理工作大部分都是幕后工作，不會有什么太顯著的成就，因此在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的存在感本身就是極低的，在加上由于一些不好的社會風(fēng)氣，現(xiàn)在很多人對于在事業(yè)單位工作的態(tài)度發(fā)生了改變，甚至有相當(dāng)一部分人認(rèn)為在事業(yè)單位工作就是在養(yǎng)老，在這樣的工作態(tài)度下，檔案管理的效率怎么可能會提高呢。

1.3 檔案管理人員專業(yè)度不夠

還有一個很大的問題就是，很多機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員，都是一些從單位退休的老人或者是沒有接受過專業(yè)培養(yǎng)的員工，原因就是很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的主管或是經(jīng)理們根本就沒有意識到檔案管理人員對于整個單位工作效率有很大的影響，所以派過去的人員都是缺乏專業(yè)知識的員工，并且也不會定期給他們安排培訓(xùn)和指導(dǎo)，再加上管理者們不太積極地工作態(tài)度，可想而知事業(yè)單位檔案管理工作的效率會有多低。

2 針對如何提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量提出的討論

任何一種工作，想要提升工作質(zhì)量和效率，都要從三個方面入手，首先就是人，做這個工作的人，其次是硬件設(shè)施，硬件設(shè)施是高效完成工作的重要推手，最后就是大環(huán)境，如果某一個工作是與時代發(fā)展大背景相悖的，那么這個工作在運(yùn)行過程中一定是會遇到很多困難的。

2.1 嘗試先進(jìn)的檔案管理技術(shù)

想要提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，首先就要從擯棄傳統(tǒng)的檔案管理方法開始，目前我國信息科技發(fā)展的速度非常驚人，所以考慮如何將傳統(tǒng)的檔案管理方法和智能的網(wǎng)絡(luò)檔案管理結(jié)合在一起，就是提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率的重要思路。但是兩種管理方法在進(jìn)行融合的時候，一定不能忽略的問題就是檔案的安全性考慮，因此我們需要在進(jìn)行檔案管理前，將檔案做最基本的重要性比對，一些重要的機(jī)密文件不適合線上儲存，那就還延續(xù)傳統(tǒng)的管理方法，但是有極大一部分檔案并不是私密性的，就是平時的工作記錄等，就可以在前期多投入一些人工，將文檔輸出成電子版保存。

2.2 大力宣揚(yáng)檔案管理工作的重要性

通過上文的分析，有一個很明顯的問題就是現(xiàn)在的機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作的關(guān)注度不夠，換句話說就是根本不重視，所以想要改變這樣的現(xiàn)狀，一定不能忽略的就是提升大眾的檔案管理意識，讓所有人、所有機(jī)關(guān)單位都可以意識到檔案管理工作對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體工作效率的影響力。關(guān)于如何向大眾宣傳檔案管理工作的重要性這個問題，可以通過兩種途徑，首先就是在單位內(nèi)部召開會議或是學(xué)習(xí)，將大家集中起來學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)事宜，或者是可以通過網(wǎng)絡(luò)宣傳，制作一些宣傳片或是紀(jì)錄片，向所有人展示檔案管理工作的細(xì)節(jié)以及重要性，只有人們真正意識到檔案管理工作也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中重要的一環(huán)時，才可以真正的得到提升。

2.3 精簡紙質(zhì)檔案數(shù)量

檔案管理的一大難點就是，紙質(zhì)檔案的數(shù)量過于龐大，造成檔案管理工作的繁重，為了解決這個問題，可以從精簡紙質(zhì)檔案入手。為了方便檔案的后期查詢和使用，可以在進(jìn)行檔案管理工作時，找出那些粗制濫造的，沒有保存意義的檔案，只將有用的檔案留存下來，這樣可以有效的提高檔案查詢的效率，并且可以提高空間的利用率，將沒有用的檔案直接清除，也可以減少后期的工作量。

2.4 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來講，檔案管理工作是非常重要的，因此，培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理人員十分重要，一來可以提升檔案管理工作的工作效率，二來可以從中發(fā)現(xiàn)更好的檔案管理方法。國家和政府也要意識到檔案管理的重要性，可以在大學(xué)開設(shè)相關(guān)部門，專門培養(yǎng)對管理感興趣的人才，清華大學(xué)就有單獨開設(shè)的圖書館管理專業(yè)，只有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，才可以在以后的工作中更加得心應(yīng)手。

另外，在挑選檔案管理人員時，一定要設(shè)置人員挑選標(biāo)準(zhǔn)，因為這個工作對員工的品質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)要求都很高，為了全方位提高檔案管理的質(zhì)量和效率，在挑選檔案管理人員時，需要特別關(guān)注求職者的細(xì)心、耐心，因為檔案管理是枯燥并且一直重復(fù)的過程，如果管理者粗心大意，會給以后的工作帶來很多麻煩，還有就是求職者能否保守機(jī)密檔案的秘密，因為檔案管理者會每天接觸很多機(jī)密檔案，如果求職者沒有可以保護(hù)機(jī)密的責(zé)任心，那么不管他的專業(yè)素養(yǎng)有多高，都不是檔案管理工作的適合人選。

3 結(jié)束語

檔案管理工作對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來講，是保證工作效率和后期工作的不可少的流程，因此事業(yè)單位要著力于建設(shè)完整的檔案管理系統(tǒng)，培養(yǎng)具有專業(yè)素養(yǎng)的管理者，同時還要時刻與時代的發(fā)展相結(jié)合，在埋頭專心進(jìn)行管理工作的過程中，一定不能忘記跟上時代的腳步，一旦被高速發(fā)展的時代淘汰，那么檔案管理工作想要再運(yùn)行起來就十分困難了。雖然現(xiàn)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時還存在很多問題，但是只有在發(fā)現(xiàn)問題之后努力改正，一步一步獲得提升，才可以真正提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。

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