如何提高人口計生檔案管理和服務(wù)能力

耿娜

摘 要：人口計生檔案管理工作是計劃生育部門檔案最重要的一個環(huán)節(jié)，對實(shí)施計劃生育政策有很大的參考價值。但是，醉著人口和計劃生育工作的逐漸規(guī)范，對人口計生檔案管理工作也提出了更高的要求。本文主要對人口計生檔案管理工作和服務(wù)能力如何提升做出分析探討，并提出幾點(diǎn)策略。

關(guān)鍵詞：人口和計劃生育檔案管理；服務(wù)能力；檔案管理

當(dāng)前，我國的計劃生育檔案管理還存在著一些問題，是我國的計劃生育業(yè)務(wù)的職能不能更有效地發(fā)揮，因此，為了進(jìn)一步的促進(jìn)人口計生工作的開展，提升我國計劃生育部門的服務(wù)能力，對人口計生檔案管理和服務(wù)能力進(jìn)一步的完善是非常重要的。計劃生育檔案在社會群眾中有非常重要的作用，可以充分的發(fā)揮出計劃生育檔案資源在應(yīng)用中的價值作用。

1 提高對人口計生檔案管理工作的認(rèn)識

1.1 人口計生檔案可以為管理層作出決策提供部分依據(jù)

人口計劃生育檔案是社會中大部分人口計劃生育統(tǒng)計數(shù)字的重要來源。在人口檔案管理工作中，分析并處理這些數(shù)據(jù)，其結(jié)果可以使用在統(tǒng)籌計劃上，可以為人口計劃生育管理層的決策提供依據(jù)

1.2 人口計劃身與檔案可以為流動人口提供便利服務(wù)

可以利用人口計生檔案，準(zhǔn)確的掌握人口的流動動向，并及時的了解流動人口的婚育情況，可以滿足流動人口計劃生育的需求。利用流動人口檔案從而建立一個人口計劃生育交換信息資料的平臺，即可以到流動人口及時的計劃生育的措施，防止出現(xiàn)重復(fù)發(fā)證的工作疏漏。

1.3 人口計劃生育檔案可以利用群眾的需求建立信息檔案，從而促使計生工作改進(jìn)

讓社會群眾自己提出在計劃生育等方面的意見和困惑，通過收集到的信息，建立一個社會群眾所需求的信息檔案[1]。

2 當(dāng)前計生工作檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

隨著當(dāng)前社會信息技術(shù)的不斷發(fā)展和計生工作隊(duì)伍的工作能力和業(yè)務(wù)水平的不斷提高，計生檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率都有了明顯的提升。計劃生育的檔案信息也明顯增多，檔案資料的使用率也有了顯著的提升。但是計劃生育工作的檔案管理還是處于被動的情況，在短時期內(nèi)還無法有所改變，而局限幾乎剩余的哪敢管理的原因主要表現(xiàn)在幾方面：

2.1 工作人員的服務(wù)能力和意識還較為薄弱

隨著我國放開區(qū)域的限制，人員的流動數(shù)量也隨之增加，從而導(dǎo)致計劃生育檔案管理人員的工作任務(wù)越來越多，許多檔案管理工作人員將檔案資料收集與建黨和之后的管理看做是檔案管理的全部工作，而與計劃生育檔案資源的開發(fā)和利用等各種服務(wù)性質(zhì)的工作，檔案管理工作人員根本沒有意識到。許多檔案管理工作人員對于服務(wù)能力不夠重視，沒有充分的發(fā)現(xiàn)機(jī)身檔案資源所存在的價值。

2.2 計劃生育檔案管理規(guī)范性不夠

因?yàn)樵跈n案管理工作過程中不夠規(guī)范，就比將會影響檔案管理工作的開展和工作效率。例如，采用信息化檔案管理，計生檔案管理工作人員沒有及時的將信息錄入檔案中，從而導(dǎo)致需要的檔案資料信息查詢不到以及無法快速的查找，檔案需求人員必將會產(chǎn)生不滿意的情緒，從而降低發(fā)揮檔案管理工作的智能。

2.3 計生檔案管理工作人員與檔案需求人員之間溝通不暢

與檔案去求人員進(jìn)行良好的溝通，更有利于準(zhǔn)確的了解需求者的實(shí)際所需，這樣才可以需求者提供更具有針對性和更符合要求的檔案服務(wù)。但是因?yàn)橛媱澤龣n案管理工作人員是屬于計劃生育與衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，工作還尚未獨(dú)立，所以，極少可以和需求者之間進(jìn)行有效的溝通，即便溝通也大多是面對面的形式，導(dǎo)致計生檔案管理工作過人員和需求者之間的聯(lián)系較少，導(dǎo)致計生檔案管理人員很難深入的了解群眾的實(shí)際需求，從而無法滿足群眾的需求[2]。

3 提升人口計生檔案管理和服務(wù)能力的策略

3.1 提高對檔案管理工作的認(rèn)識

對人口計劃生育檔案管理工作的重要性有更深刻的認(rèn)識，把檔案管理工作當(dāng)成一項(xiàng)基礎(chǔ)的工作，并列入日常議事中。管理人員要增強(qiáng)責(zé)任感，檔案管理部門要定期定時的向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作的情況，共同創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。要經(jīng)常組織檔案管理工作人員學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，樹立檔案管理工作的責(zé)任和意識，提高檔案管理工作的自覺性。

3.2 加強(qiáng)計劃生育檔案管理工作的規(guī)范性

為了及愛情昂我國計劃生育檔案管理與服務(wù)能力其重要的一項(xiàng)策略就是強(qiáng)化我國計劃生育檔案管理的規(guī)范性建設(shè)。相關(guān)部門要對于計劃生育檔案管理的要求有實(shí)際的方案，以此來要求計劃生育檔案管理工作人員嚴(yán)格按照方案的規(guī)定來執(zhí)行實(shí)施。比如，對檔案更新的時間、檔案錄入的條目等進(jìn)行秧歌的規(guī)定，從而使得大難信息可以準(zhǔn)確及時的更新，從而促進(jìn)計劃生育檔案管理發(fā)揮職能作用[3]。

3.3 提升檔案管理工作人員的服務(wù)能力，提升檔案管理工作水平和業(yè)務(wù)能力

1）重視高素質(zhì)的檔案管理人才的培養(yǎng)。基于信息時代的要求，檔案管理工作人員即應(yīng)擅長檔案管理，也應(yīng)具備良好的計算機(jī)水平和處理信息的能力，掌握當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)的通用人才。

2）重視對于檔案管理人員進(jìn)行在職培訓(xùn)。抓好教育工作和培訓(xùn)工作是提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平的有效途徑。所以，要積極的組織檔案管理工作過人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此來提升管理工作人員的整體業(yè)務(wù)能力，并注重增強(qiáng)檔案信息服務(wù)與檔案信息觀念的能力。

3）鼓勵檔案管理工作人員不斷的學(xué)習(xí)，并積累知識。許多的檔案管理人員對提升自身的綜合素質(zhì)已經(jīng)認(rèn)識到了其中的重要性，但是通常是依靠各類的培訓(xùn)，對于自身的學(xué)習(xí)和積累卻有所忽視。但事實(shí)上，自身的學(xué)習(xí)也是對提升綜合素質(zhì)的一項(xiàng)重要途徑，檔案管理工作人員應(yīng)主動積極的學(xué)習(xí)現(xiàn)代的信息技術(shù)，提升對計算機(jī)的運(yùn)用能力，注重對于學(xué)習(xí)過程中的探索和學(xué)習(xí)積累，將理論知識與實(shí)踐探索有效的結(jié)合起來。

4）合理的使用人才。將不同年齡和專業(yè)的人口計生檔案管理工作人員進(jìn)行有效的整合，將各類人才的優(yōu)勢充分的發(fā)揮出來，并形成科學(xué)的系統(tǒng)的人才機(jī)構(gòu)[4]。

3.4 規(guī)范人口計生檔案管理工作的開展

實(shí)現(xiàn)計生檔案管理模式和手段的規(guī)范化和合理化，可以有效的提升人口計生檔案管理的工作質(zhì)量，提升計劃檔案管理效率。因此，積極的加強(qiáng)計生檔案管理的系統(tǒng)規(guī)范性，有利于發(fā)揮計生檔案的管理職能，可以使用幾方面的策略：第一，建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范性。對類目進(jìn)行合理的分類和設(shè)置，并建立完善的歸檔體系。同時，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作人員的法律規(guī)章制度的了解，將達(dá)難管理的保管工作加強(qiáng)落實(shí)，以此來保障檔案信息的安全性。第二，對檔案信息化管理措施進(jìn)行規(guī)范。都在檔案進(jìn)行排序的時候要按照檔案的重要程度和使用頻率等進(jìn)行排序。檔案信息的格式和時間以及更新頻率等也要按照規(guī)定進(jìn)行規(guī)范整理，隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案資源的目錄更加的完善，所以，需要將每份信息檔案保存到所對應(yīng)的目錄中，這樣才可以使檔案需求者提供跟我給方便快捷的服務(wù)。

4 總結(jié)

人口計生檔案管理是我國計劃生育檔案管理的一項(xiàng)重要的組成，為我國的人口資料的制定提供了許多的參考。對人口計生檔案管理充分的發(fā)揮出管理職能，是落實(shí)計生政策的一項(xiàng)必然的選擇。所以，人口計劃生育檔案管理部門需要加強(qiáng)管理工作人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提升檔案管理以及服務(wù)能力，加強(qiáng)和檔案信息需求者之間的溝通，從而充分的發(fā)揮出檔案管理的職能。

參考文獻(xiàn)

[1]孫琳.以提升計生業(yè)務(wù)檔案管理水平為抓手推進(jìn)計劃生育管理信息化建設(shè)進(jìn)程[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（1）：45-46.

[2]許朋蔚.芻議加強(qiáng)流動人口計劃生育檔案管理的措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（7）：190-191.

[3]覃立芬.廣州市白云區(qū)鎮(zhèn)級行政區(qū)域計劃生育工作的現(xiàn)狀及對策研究[D].華南理工大學(xué)，2010.

[4]潘之柱.探析新形勢下計劃生育檔案管理工作的規(guī)范化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（02）.