醫(yī)院職工人事檔案管理的信息化建設(shè)分析

崔奇

摘 要：人事檔案在醫(yī)院職工管理、任用、分配等方面發(fā)揮著重要作用，醫(yī)院需要重視人事檔案管理，并對其管理開展信息化建設(shè)工作，使其信息得到全面有效管理。信息化技術(shù)及其所在的信息管理系統(tǒng)可以使檔案管理方式得到優(yōu)化，可以為醫(yī)院人力資源分配提供參考建議，還可以使檔案信息利用率達(dá)到最大。在人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，也會遇到很多問題，醫(yī)院技術(shù)人員還要采取有效策略來保證檔案管理的有效性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院職工；人事檔案；管理；信息化建設(shè)

人事檔案管理直接關(guān)系到醫(yī)院綜合管理水平，醫(yī)院需要抓住信息技術(shù)優(yōu)勢，創(chuàng)新人事檔案管理新契機(jī)，使人力資源對應(yīng)的所有檔案都得到有效管理。檔案管理信息化建設(shè)中，技術(shù)人員需要預(yù)防人事信息丟失或被篡改等安全隱患，需要提升信息網(wǎng)絡(luò)防御技術(shù)水平，使人事檔案管理有發(fā)揮大價(jià)值的機(jī)會。本文主要針對醫(yī)院職工人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行分析。

1 醫(yī)院職工人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.1 醫(yī)院對人事檔案信息化管理重視力度不大

在醫(yī)院信息化建設(shè)中，大部分的資金和技術(shù)都投入到醫(yī)療設(shè)備或醫(yī)療服務(wù)體系建設(shè)中，雖然這可以提高醫(yī)院的服務(wù)水平，但不能保證全部職工應(yīng)用的合理性和科學(xué)性。人事檔案信息化管理雖然不能為醫(yī)院帶來直接利益或可視化利益，但其對醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展及人力資源價(jià)值挖掘大有裨益，如果醫(yī)院繼續(xù)忽視該人事檔案信息化管理，人力資源利用率不會提高，人事檔案信息化建設(shè)工作也不能得到有效開展，相關(guān)的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員還要深入了解該工作，了解其重要性[1]。

1.2 基礎(chǔ)設(shè)施有待完善

當(dāng)醫(yī)院無法重視人事檔案信息化管理和信息化建設(shè)工作時(shí)，人事檔案管理信息化建設(shè)中的設(shè)備支持和技術(shù)資金支持是無法得到保證的，這意味著人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施會存在不完善情況，相關(guān)的信息采集、傳遞及處理儲存等環(huán)節(jié)的工作效率和效果也無法得到保證。醫(yī)院還需要為人事檔案信息化建設(shè)提供足夠的設(shè)備和功能齊全的用房。

1.3 優(yōu)質(zhì)管理隊(duì)伍缺乏

人事檔案信息化管理工作對管理人員素質(zhì)要求較高，該管理工作并不簡單，沒有管理經(jīng)驗(yàn)的普通人或素質(zhì)低下的管理人員無法掌控信息管理技術(shù)，無法應(yīng)對信息系統(tǒng)管理工作，所以人事檔案信息管理總會出現(xiàn)各種問題，甚至出現(xiàn)職工信息丟失等安全隱患[2]。在醫(yī)院，很多優(yōu)質(zhì)的信息化管理人員都被安排在醫(yī)療服務(wù)中，其懂得相關(guān)的信息技術(shù)和管理技術(shù)，所以能使醫(yī)療服務(wù)水平提升。但留給人事檔案信息化管理的人員則是傳統(tǒng)型人員，其在信息化管理方面多呈現(xiàn)出不專業(yè)、不規(guī)范缺陷，這無法保證檔案信息化管理質(zhì)量，也無法為檔案管理信息化建設(shè)提供輔助力量。

1.4 人事檔案管理存在信息安全隱患

利用信息設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理信息時(shí)，總會面臨信息安全隱患問題，這些問題會使信息丟失、被篡改等，所以信息安全隱患一直都是信息管理的重難點(diǎn)，對于人事檔案管理來說，亦是如此，管理人員需要重視信息安全隱患問題。但在實(shí)際中，醫(yī)院檔案管理人員無法具備清晰的信息安全意識，其在檔案信息管理中，也無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常，或提供有價(jià)值的信息保護(hù)措施。甚至有些管理人員在管理中，因?yàn)闉g覽病毒網(wǎng)頁，而造成檔案中毒，信息丟失問題。

2 醫(yī)院職工人事檔案管理信息化建設(shè)措施

2.1 構(gòu)建完善、規(guī)范的人事檔案數(shù)據(jù)庫

在醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中，醫(yī)院應(yīng)大刀闊斧，開展創(chuàng)新措施，一改過往溫吞不前進(jìn)的建設(shè)方式，使人事檔案信息化管理更加規(guī)范專業(yè)。首先醫(yī)院需要構(gòu)建完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，使各種職工的人事檔案的到專門化管理。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，醫(yī)院人事部門需要做好職工信息采集工作，采集工作量很大，部門人員需要耐心收集各職工的基本信息和工作信息等，在信息采集中，還要做好核對簽字工作，保證職工信息的完整性和準(zhǔn)確性[3]。在基本數(shù)據(jù)庫建立后，針對人力資源配置要求，醫(yī)院還要建立醫(yī)德醫(yī)風(fēng)信息數(shù)據(jù)庫，專門收集醫(yī)務(wù)人員的服務(wù)信息，包括病患的反饋等，這些信息將會應(yīng)用在績效考核中。在該數(shù)據(jù)庫中，也可設(shè)立普通職工信息采集模塊。在信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)用管理中，還應(yīng)保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)更新的及時(shí)性和有效性，管理人員需要采取動態(tài)管理模式，使數(shù)據(jù)庫更加健全。另外技術(shù)人員還要為數(shù)據(jù)庫更新升級提供技術(shù)支持。

2.2 構(gòu)建人事網(wǎng)絡(luò)檔案館和信息管理系統(tǒng)

在構(gòu)建人事網(wǎng)絡(luò)檔案館時(shí)，醫(yī)院需要借助多種信息辦公軟件系統(tǒng)，為檔案館建設(shè)提供技術(shù)參考和經(jīng)驗(yàn)，使人事檔案信息化管理體制與醫(yī)院整體信息化管理體制相適應(yīng)。在正式構(gòu)建過程中，技術(shù)人員需要做好管理系統(tǒng)完善工作，使檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施、硬件設(shè)備等落實(shí)到位，基于此，和其它信息系統(tǒng)結(jié)合起來，利用其它系統(tǒng)分享的職工信息，建立專門的職工檔案專欄，使職工信息得到有效管理。另外技術(shù)人員還要利用系統(tǒng)分析預(yù)測職工發(fā)展需求，確定人事檔案信息化管理思路和方向。人事檔案有時(shí)會被應(yīng)用在其它醫(yī)療服務(wù)或發(fā)展項(xiàng)目中，相關(guān)管理人員還要及時(shí)將信息歸檔，保證人事檔案信息的完整性和有效性。醫(yī)院還要創(chuàng)建檔案歸檔處理機(jī)制，使各部門受到機(jī)制約束，及時(shí)歸還檔案，或提供檔案信息，使這些信息及時(shí)歸檔，保證檔案管理的規(guī)范性。

針對人事檔案信息化管理工作，醫(yī)院還要建設(shè)專門的信息系統(tǒng)平臺，為各部門提供信息共享平臺，使檔案管理人員能及時(shí)接收醫(yī)院職工變動信息，如此人事檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)便可得到及時(shí)更新，職工的數(shù)據(jù)也能更加完整[4]。

2.3 醫(yī)院需要提供技術(shù)支持和資金支持

要大力開展人事檔案管理信息化建設(shè)工作，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員還要對該工作改觀，認(rèn)識到其重要性，將其作為開展重要項(xiàng)目之一，在做好指導(dǎo)監(jiān)督關(guān)注工作同時(shí)，還要提供各種支持，使基礎(chǔ)設(shè)施落實(shí)到位，使技術(shù)人員和管理人員得到專門培養(yǎng)，還要為該工作開展研究提供資金支持，如此醫(yī)院的人事檔案信息化管理水平才會真正提高。

2.4 規(guī)避安全風(fēng)險(xiǎn)，減少信息安全隱患

在人事檔案信息化管理中，所有的技術(shù)人員和管理人員還要格外重視信息安全管理問題，減少安全風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患應(yīng)為日常工作。這些人員需要提高自己的技術(shù)水平，能為信息管理提供先進(jìn)防御技術(shù)，使信息不會出現(xiàn)丟失或中毒問題[5]。另外在日常管理中，還要做好系統(tǒng)設(shè)備等方面的維護(hù)工作，使相關(guān)的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施能為信息安全管理保駕護(hù)航。

3 結(jié)語

醫(yī)院職工種類多元，人數(shù)也很多，部分職工的流動性較強(qiáng)，加強(qiáng)職工管理可以保證醫(yī)院運(yùn)行的高效性，而加強(qiáng)職工人事檔案管理則可以提高職工管理水平。在實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理的過程中，醫(yī)院還需要創(chuàng)建相關(guān)的數(shù)據(jù)庫和人事檔案信息管理系統(tǒng)等，在系統(tǒng)軟件應(yīng)用運(yùn)行中，還要提供技術(shù)支持和設(shè)備支持，使檔案管理信息化程度最高，如此人事檔案信息才能為人力資源價(jià)值挖掘提供輔助作用。

參考文獻(xiàn)

[1]謝林森，呂克琦.以信息化建設(shè)推動醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2019，30（01）：82-83+87.

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