淺談如何在新形勢下高效完成辦公室行政事務(wù)

摘 要：隨著社會分工的變化和政府職能的調(diào)整，事業(yè)單位原有的運(yùn)作模式和體制已經(jīng)不能滿足社會對于公共事業(yè)服務(wù)水平的要求，因此，事業(yè)單位改革成為必然。為此，如何改善新時期辦公室行政事務(wù)管理工作成為相關(guān)人員需要思考和解決的問題。

關(guān)鍵詞：辦公室事務(wù)；新形勢；高效

1 背景

事業(yè)單位形成于我國計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，它由政府或行政部門予以授權(quán)，承擔(dān)部分公共事業(yè)服務(wù)職能。在國家建設(shè)中，這樣一個特殊的群體為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步做出了重要貢獻(xiàn)。

為應(yīng)對市場經(jīng)濟(jì)體制的挑戰(zhàn)，實(shí)行企業(yè)化管理，是很多希望在變革中謀求發(fā)展的事業(yè)單位的選擇。在新的歷史時期，辦公室行政管理工作的發(fā)展也面臨新的沖擊和挑戰(zhàn)，辦公室行政管理工作內(nèi)容和形式也發(fā)生了深刻的變化。在這樣的背景下，為了能更好地促進(jìn)辦公室管理發(fā)展，需要相關(guān)人員深刻認(rèn)識辦公室行政管理在企業(yè)發(fā)展中的作用，加強(qiáng)對辦公室行政工作管理矛盾問題的分析，破除長期以來束縛科研創(chuàng)新活力的制約，全面提升行政管理效率，本文就這一大背景下，根據(jù)問題分析提出新時期更高效做好辦公室行政事務(wù)工作的策略。

2 辦公室工作的重要性

辦公室工作是科研院所行政管理運(yùn)行體系中的主要環(huán)節(jié)，作為綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，辦公室肩負(fù)著眾多職能，這也決定它是整個單位的行政中樞、龍頭部門，其工作效率關(guān)系全所行政管理工作效率的高低。

第一，調(diào)研參謀職能。辦公室人員工作有時會深入工作一線來了解基層人員的想法，因此在提供信息方面起到了重要的參謀作用。一方面，作為行政參謀，辦公室經(jīng)常性地開展調(diào)研，有責(zé)任和義務(wù)在機(jī)構(gòu)職能設(shè)置、規(guī)章制度制定等方面提出建議，擬訂整改方案，為領(lǐng)導(dǎo)做出行政決策提供綜合性強(qiáng)、準(zhǔn)確性高的參考信息，促使日常工作更加程序化、規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。

第二，上傳下達(dá)職能，辦公室行政部門作為“傳聲筒”，是溝通企業(yè)員工和領(lǐng)導(dǎo)的重要橋梁，負(fù)責(zé)上傳下達(dá)信息，發(fā)布與匯總?cè)珕挝恍姓畔?。一方面將領(lǐng)導(dǎo)制定的方針政策及時傳達(dá)給各處室基層職工，另一方面，傾聽各方意見，收集內(nèi)外消息，篩選整理后向上層領(lǐng)導(dǎo)反映。工作中能對各部門的工作進(jìn)行匯總總結(jié)，對提升工作效率起到了十分重要的作用。

第三，綜合協(xié)調(diào)職能，辦公室負(fù)責(zé)做好各個方面的溝通和協(xié)調(diào)工作，通過對各項(xiàng)事務(wù)的部署、宏觀把握，協(xié)調(diào)各部門的工作，科學(xué)分配各部門任務(wù)，優(yōu)化資源配置解決實(shí)際問題；充分調(diào)動各部門人員的積極性，在良好的分工基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，力促達(dá)成共識，及時妥善處理各種關(guān)系和矛盾，形成行政管理部門的整體合力，確保工作見成效，大大提高單位的整體工作效率。

第四，輔助配合職能。辦公室平時接觸的人員較多，包含各級領(lǐng)導(dǎo)和基層員工。辦公室行政管理是企業(yè)管理發(fā)展的重要關(guān)鍵，具有輔助上層領(lǐng)導(dǎo)的作用。除此之外輔助其它部門以及員工更出色地完成工作任務(wù)也是必不可少的。是一個既能牽頭沖在前面，也能輔助做好后勤保障的部門。

第五、督查督辦職能，辦公室行要對上級部署的任務(wù)進(jìn)行實(shí)施，實(shí)現(xiàn)對公司發(fā)展經(jīng)營秩序的有效維護(hù)。對領(lǐng)導(dǎo)所下達(dá)的決策指令和工作任務(wù)的實(shí)施情況采取一定的控制手段，督促各職能部門落實(shí)行政決策、實(shí)施工作部署，明確時間節(jié)點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn)要求，推動執(zhí)行落實(shí)。通過督查督辦掌握進(jìn)展情況，保證政令暢通和各項(xiàng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)整體效能的提高。

3 主要問題

隨著社會的發(fā)展和市場經(jīng)濟(jì)改革的推進(jìn)，事業(yè)單位中的各項(xiàng)弊端也日益顯現(xiàn)，例如人浮于事、效率低下、偏離公共服務(wù)目標(biāo)等。辦公室作為國有企業(yè)部門中一個重要職能部門，也存在相同的問題。

1）組織機(jī)構(gòu)缺乏合理與高效率。由于國有企業(yè)本身內(nèi)部的管理系統(tǒng)老舊、固守成規(guī)，雖然大方向的職責(zé)分工都有跡可循，但是辦公室也常有瑣碎且緊急的事務(wù)，分工不明晰造成有的工作人員需要兼顧多方面的工作，有些工作人員反而無所事事。會出現(xiàn)一個任務(wù)多線處理，導(dǎo)致資源重復(fù)浪費(fèi)，也可能出現(xiàn)互相推諉的情況，這不僅會導(dǎo)致辦公室的工作效率低下，也不利于辦公室的內(nèi)部團(tuán)結(jié)，對今后工作的開展十分不利。人員結(jié)構(gòu)分工的設(shè)置缺陷不但對組織運(yùn)轉(zhuǎn)的效率帶來負(fù)面影響，而且加大了組織的管理成本。

2）缺乏工作積極性。事業(yè)單位一貫安逸和無壓力的工作氛圍下，原有的人浮于事、不思進(jìn)取的工作狀態(tài)明顯不適用于新時代企業(yè)體制下的組織運(yùn)轉(zhuǎn)，員工能動性和創(chuàng)造力一般都得到不到充分調(diào)動。事業(yè)單位因?yàn)樵谄骄髁x的平衡下，很多員工不作為也影響到了他人的工作積極性。事業(yè)單位另一明顯弊端是事務(wù)的信息流轉(zhuǎn)鏈條過長，且流程復(fù)雜，需層級過多，事業(yè)單位權(quán)力往往集中在上層，基層員工必須按照既定流程行事。決策流程和機(jī)制很大程度上影響了員工的創(chuàng)新性和效率。

3）考核流于形式。依據(jù)事業(yè)單位考核規(guī)定，單位每年要對員工從各方面實(shí)施考核，促進(jìn)員工在述職中糾錯查弊，共同進(jìn)步。但事實(shí)上，這項(xiàng)規(guī)定的執(zhí)行并不理想，從領(lǐng)導(dǎo)到員工，大家在思想上并不夠重視這種考核，在形式上僅在每年底以考核表陳述個人工作總結(jié)的方式進(jìn)行評級，對內(nèi)容不甚關(guān)心。這種考核僅流于形式，并不能真正反映考核結(jié)果和獎懲依據(jù)，既無形式上的激勵作用，也沒有實(shí)質(zhì)上的激勵作用。

4 相應(yīng)策略

隨著市場經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，在當(dāng)前市場競爭環(huán)境下，精細(xì)化是國有企業(yè)辦公室的發(fā)展趨勢。精細(xì)化不僅能夠有效提升工作效率，推動國有企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，而且對工作質(zhì)量的提升也有一定的幫助。

1）激勵與制度創(chuàng)新。激勵之所以能發(fā)揮作用源于人內(nèi)心存在的種種需求，因此，在制定激勵機(jī)制時，要從員工的合理需求出發(fā)。根據(jù)全所的激勵機(jī)制，按照部門實(shí)際情況更細(xì)化，有一套自己的激勵細(xì)則，激勵內(nèi)容和方式應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整和優(yōu)化。有效的激勵機(jī)制對于員工轉(zhuǎn)變觀念、凝聚力量推進(jìn)改革具有重要作用。激勵機(jī)制的內(nèi)容包含系統(tǒng)的行為規(guī)范和獎懲措施，目的在于激發(fā)成員積極性、引導(dǎo)和規(guī)劃成員的行為，最終促進(jìn)組織各階段目標(biāo)能夠高效實(shí)現(xiàn)。

2）建立和諧辦公室環(huán)境。建設(shè)和諧辦公室文化有利于增強(qiáng)辦公活力，提升工作凝聚力，強(qiáng)化辦公協(xié)作力。這需要對人際關(guān)系進(jìn)行正確引導(dǎo)，和諧辦公室文化，一定是容納不同理念和個性為前提的。

領(lǐng)導(dǎo)者必須引導(dǎo)員工認(rèn)識到競爭并不是傳統(tǒng)的爾虞我詐，員工或部門之間通過合作式的競爭不僅不會造成內(nèi)部矛盾，絕大多數(shù)是可以實(shí)現(xiàn)互惠雙贏的，競爭雙方與組織整體實(shí)力都能顯著提高。員工間需要加強(qiáng)相互溝通，并且在信息溝通傳達(dá)上多使用信息化自動化設(shè)備，提高效率，避免出現(xiàn)交互不暢的情況。還應(yīng)該根據(jù)個人情況細(xì)化分工來促使員工發(fā)揮工作的潛能和提高員工幸福指數(shù)，從而提高企業(yè)的績效。

3）更新職業(yè)觀念，提升服務(wù)意識。辦公室人員的自覺意識是實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化的重要基礎(chǔ)。在處理內(nèi)部工作時，要注重工作的細(xì)節(jié)，確保把每件工作都做到最好。在外部方面，工作人員要關(guān)注其他各部門的工作，樹立起高度的服務(wù)意識，為其他部門積極主動地提供相應(yīng)的支持，并以不斷提高服務(wù)質(zhì)量為己任。這也對工作人員的工作素質(zhì)提出了更高的要求，員工要提高自身認(rèn)識，作為領(lǐng)導(dǎo)也要及時溝通，指點(diǎn)迷津，這對工作質(zhì)量和效率提升都大有裨益。

4）提倡個性化員工培訓(xùn)。企業(yè)員工培訓(xùn)，能夠直接提高員工技能，增長才干和敬業(yè)度。完善員工培訓(xùn)體系的過程中，要重點(diǎn)做好員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，管理者需認(rèn)識到員工能力和其開發(fā)是隨著現(xiàn)有社會水平變化的。因此，需利用現(xiàn)有的條件，有針對性的選擇培訓(xùn)項(xiàng)目，關(guān)心變化的動向和細(xì)節(jié)，在改革中成就人才。人才自身需更好地順應(yīng)時代提供的各種要素，改變自我。人力資源開發(fā)并非一勞永逸，需持續(xù)不懈地推動人力資源在實(shí)踐活動中的學(xué)習(xí)與提高。因此，人才的開發(fā)與利用需及時適宜。

作者簡介

易聰（1993-），女，漢族，江西省萍鄉(xiāng)市人，本科，助理工程師，機(jī)要秘書，研究方向：辦公室行政業(yè)務(wù)。