淺談新時代如何做好企業(yè)檔案管理工作

摘 要：新時代傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足企業(yè)管理需要，如何做好企業(yè)檔案管理工作，將傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化檔案管理有機(jī)結(jié)合起來，更好的為企業(yè)經(jīng)營管理提供有效服務(wù)，是新時期檔案管理的首要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：新時代；企業(yè)檔案管理；有效措施

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的對企業(yè)具有保存價值的圖表、文字、聲像等歷史記錄，為企業(yè)的經(jīng)營管理和領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)信息化程度加快，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足企業(yè)管理需要，而實際工作中，檔案管理又存在著很多問題，因此新時代如何做好檔案管理工作，便對檔案管理人員提出了更新更高的要求。

1 企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致檔案文件材料收集不及時、不完整。目前大部分企業(yè)主要關(guān)注技術(shù)研發(fā)、市場、生產(chǎn)等方面工作，對檔案管理投入的財力和精力有限。由于思想上對檔案工作不夠重視，沒有系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制和工作計劃，不注重日常工作中文件材料的收集整理，到歸檔時隨意性強(qiáng)，沒有做到應(yīng)歸盡歸。特別是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的大量電子檔案不能完整收集歸檔，真實性無法保證。

企業(yè)館藏傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量大，數(shù)字化任務(wù)艱巨。企業(yè)檔案自成立，已有數(shù)十年發(fā)展歷程，館藏檔案數(shù)量較多，按“存量數(shù)字化”建設(shè)要求，要全部完成館藏資料的掃描、建檔工作，難度較大。部分原始檔案年代久遠(yuǎn)，發(fā)生破損、折皺、字跡不清、蟲、霉等情況，在掃描之前需進(jìn)行技術(shù)處理；另外涉密與非密混放的檔案，在掃描之前還需進(jìn)行挑選區(qū)分，任務(wù)十分繁重和艱巨，與企業(yè)有限的設(shè)施和人員之間矛盾突出。

企業(yè)各信息系統(tǒng)不能集成，未實現(xiàn)資源共享，檔案利用率不高。隨著計算機(jī)的普及，企業(yè)建立了局域網(wǎng)，實現(xiàn)了信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，但各系統(tǒng)不能集成，格式無法統(tǒng)一，不能實現(xiàn)檔案資源共享，造成企業(yè)檔案利用率不高。

檔案管理力量薄弱。受傳統(tǒng)思想認(rèn)識影響，企業(yè)檔案工作就是收集、歸檔、查借閱，是一種缺乏技術(shù)含量的工作，受到輕視和低估，難以留住檔案管理專業(yè)人才。目前企業(yè)檔案管理人員多為兼職，對檔案工作投入精力有限，檔案專業(yè)知識欠缺，特別是數(shù)字代時代，缺乏對數(shù)字化、信息化等知識的學(xué)習(xí)，難以跟上新技術(shù)、新知識、新設(shè)備的要求，檔案管理力量薄弱，檔案管理隊伍需加強(qiáng)建設(shè)。

2 做好檔案管理工作的主要措施

2.1 做好檔案工作宣傳，提升全員檔案管理意識

檔案管理部門要做好宣傳工作，在國際檔案日、消防日期間，通過企業(yè)內(nèi)刊、宣傳欄、電子顯示屏滾動播放檔案宣傳標(biāo)語、組織開展檔案知識學(xué)習(xí)等不同形式宣傳檔案管理知識、法律、法規(guī)等規(guī)章制度，營造全員關(guān)心支持檔案工作的良好氛圍，增強(qiáng)企業(yè)各級人員檔案管理意識，較好地促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作全面開展。

2.2 成立檔案管理組織機(jī)構(gòu)

檔案管理是企業(yè)固本強(qiáng)基的重要工作，要健全管理體系、實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理，做到統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)。為此企業(yè)需設(shè)立與本企業(yè)規(guī)模相適應(yīng)的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，成立檔案工作機(jī)構(gòu)，確定檔案管理主管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、專職檔案人員，各職能部門設(shè)兼職檔案員，將檔案工作按檔案門類細(xì)分到各業(yè)務(wù)部門。明確各層級檔案人員工作職責(zé)，實行上崗考核，提高檔案部門履職能力。

2.3 制定檔案管理規(guī)章制度

建立健全各項規(guī)章制度是做好檔案工作的前提條件，是提升檔案科學(xué)化、規(guī)范化、法制化管理的保證。檔案管理部門應(yīng)以《中華人民共和國檔案法》為準(zhǔn)繩，以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為指南，制定符合本企業(yè)檔案管理的《檔案工作管理規(guī)定》、《文件歸檔制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案保管制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等制度并編制成冊，形成完整的《檔案管理工作制度匯編》，這些制度明確了文件材料的收集、整理、立卷、歸檔、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理要求，使檔案人員在工作中有章可循。同時檔案管理人員要與時俱進(jìn)，努力學(xué)習(xí)檔案管理新規(guī)定、新要求，在實際工作中不斷對各項規(guī)章制度加以完善、修訂，保證規(guī)章制度的連續(xù)性、政策性、實用性。

2.4 編制企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表

為便于企業(yè)正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，促進(jìn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)國家檔案局令第10號規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)檔案管理特點，編制《企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》，明確本企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限，為各級檔案人員開展工作提供依據(jù)。

2.5 制訂檔案管理工作規(guī)劃

工作中檔案人員要有前瞻性，根據(jù)檔案管理要求，結(jié)合公司特點制訂企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃，納入企業(yè)的整體發(fā)展規(guī)劃中，使檔案工作與企業(yè)同步發(fā)展。同時，將規(guī)劃分解為年度目標(biāo)，按時召開年度檔案工作會，編制《檔案年度歸檔計劃表》，按檔案門類明確到責(zé)任部門、責(zé)任人，確定完成時間，實行年度考核，做到獎懲分明，推動檔案工作與企業(yè)發(fā)展協(xié)調(diào)共進(jìn)。

2.6 做好檔案管理人才隊伍建設(shè)

隨著數(shù)字化時代的到來，檔案管理工作由過去勞動密集型逐漸轉(zhuǎn)為以現(xiàn)代化辦公設(shè)備為依托的知識密集型工作，這對檔案人員提出了更新更高的要求，通過開展檔案管理專題集中培訓(xùn)、工作交流等多種方式，及時了解國家和上級相關(guān)部門的新規(guī)定，新要求，更新相關(guān)檔案管理專業(yè)知識，培養(yǎng)一批既精通檔案管理業(yè)務(wù)知識，又能掌握計算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型人才，滿足企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理需要。

3 建立數(shù)字共享平臺，提高檔案資源的利用率

在傳統(tǒng)管理模式下，檔案利用是各業(yè)務(wù)部門人員向檔案部門提出需求，由檔案人員查找后提供給相關(guān)人員，效率低下。數(shù)字時代的來臨，打破了傳統(tǒng)管理模式的束縛，使檔案工作職能從檔案的保管、利用向信息的管理、服務(wù)轉(zhuǎn)變，推動了數(shù)字化檔案工作新模式的建立，促進(jìn)數(shù)字檔案信息資源共享。企業(yè)可以充分利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、集成化信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，在企業(yè)內(nèi)部建立統(tǒng)一的數(shù)字資源共享平臺，將分散的數(shù)字資源相連，實現(xiàn)OA、ERP與檔案管理系統(tǒng)的對接，從而實現(xiàn)檔案數(shù)字資源的充分利用和最大范圍共享。

4 創(chuàng)新性開展檔案編研和開發(fā)工作，發(fā)揮檔案利用價值

檔案編研和開發(fā)是利用館藏檔案開展研究和編輯，為企業(yè)提供服務(wù)的一項重要工作，為了更好地發(fā)揮企業(yè)檔案的利用價值，企業(yè)要創(chuàng)新性開展檔案編研和開發(fā)工作，在提高檔案編研工作重要性認(rèn)識的基礎(chǔ)上，突破檔案編研局限于大事記、文件匯編等內(nèi)容，結(jié)合新形勢下企業(yè)發(fā)展新要求，以行業(yè)特色為主，挖掘現(xiàn)有檔案資源，借用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)對檔案進(jìn)行系統(tǒng)編研，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供深層次的檔案信息服務(wù)，讓“死檔案”變成“活信息”，提高檔案資料開發(fā)利用價值。

企業(yè)各級檔案人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，與時俱進(jìn)，緊跟時代步伐，提高認(rèn)識與站位，充分認(rèn)識檔案工作對企業(yè)生存發(fā)展的重要性，推進(jìn)檔案的健康、持續(xù)發(fā)展，為全面提升企業(yè)管理能力、社會競爭力貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)

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[2]吳俊.企業(yè)檔案數(shù)字化工作探索[J].上海航天，2014，31（s1）：105-109.

作者簡介

彭智莉（1969-），女，漢族，湖南常德人，初級會計師，大專，貴州群建精密機(jī)械有限公司，研究方向：新時代企業(yè)檔案管理。