事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的策略分析

焦娜

摘 要：在當(dāng)前社會經(jīng)濟發(fā)展過程中，事業(yè)單位作為重要的社會服務(wù)組織，在社會經(jīng)濟結(jié)構(gòu)中占據(jù)重要的位置。在事業(yè)單位發(fā)展過程中，人事檔案發(fā)揮著重要的作用。事業(yè)單位人事檔案是對職工個人成長和發(fā)展的重要記錄，在單位職工職稱評定和社會保障等方面重要的依據(jù)。為了提高事業(yè)單位人事檔案管理水平，需要加快推動事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)，進一步提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化建設(shè)；策略

人事檔案在推動事業(yè)單位各項工作有序開展過程中發(fā)揮著重要的作用。隨著當(dāng)前事業(yè)單位改革的不斷深入，事業(yè)單位對于人事檔案管理工作提出了更高的要求，為了能夠有效提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，事業(yè)單位需要加強人事檔案管理信息化建設(shè)，在實際工作中要與自身的實際情況相結(jié)合，積極促進人事檔案管理工作與信息技術(shù)的有效結(jié)合，全面提高人事檔案管理信息化的水平，更好的發(fā)揮出事業(yè)單位人事檔案的重要價值。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

在當(dāng)前信息時代，信息技術(shù)在各行各業(yè)中廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位人事檔案管理工作引入信息技術(shù)，并將構(gòu)建人事檔案管理系統(tǒng)作為當(dāng)前人事檔案管理工作的重要內(nèi)容。在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)工作中，其對于事業(yè)單位人事檔案管理工作具有極為重要的意義。

1.1 簡化歸檔流程，提高檔案管理工作效率

通過利用信息技術(shù)來對人事檔案進行分類和歸檔，具體可以基于不同類型將人事檔案劃分為不同信息模塊，并以時間線進行排序。這樣進一步簡化了人事檔案歸檔流程，也為后續(xù)人事檔案調(diào)檔借閱奠定了良好的基礎(chǔ)。而且通過人事檔案信息化建設(shè)，還可以有效的保證檔案信息的完整性，進一步節(jié)約整理、錄入和歸檔的時間，通過對人事檔案進行分類和高速檢索，有效的提高了檔案利用效率，為人事檔案管理工作效率的提升起到了積極的促進作用。

1.2 降低人事檔案管理成本

對于事業(yè)單位而言，其對人員信息調(diào)查了解具有嚴(yán)格的要求，而且覆蓋面十分廣泛，這也導(dǎo)致事業(yè)單位紙質(zhì)檔案信息數(shù)量較多，需要占據(jù)較大的存儲空間，而且在做好保證檔案信息安全的各項管理舉措，投入的管理成本較高。但通過實現(xiàn)人事檔案管理信息化后，檔案信息采用數(shù)字化存儲，所占空間較少，日常工作中做好檔案信息的備份和維護好計算機安全即可，有效的實現(xiàn)了人事檔案管理成本的降低。

1.3 實現(xiàn)人事檔案的多樣化管理

事業(yè)單位的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多以文字記錄和照片記錄等形式存在，檔案資源信息保存方式較為單一，許多有用信息不能及時記錄保存。而人事檔案的信息化建設(shè)能以音頻、視頻、圖片等各種形式記錄和儲存人員的各類信息，實現(xiàn)人事檔案資料的多樣化存儲，更好地豐富人員信息資料，為事業(yè)單位人員的選拔工作提供有效參考。

2 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1 建立健全人事檔案管理制度

科學(xué)合理的制度是保障事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)有序推進的重要基礎(chǔ)。因此，對于事業(yè)單位檔案管理部門來說，必須要深入?yún)⒖既耸聶n案信息化建設(shè)的實際情況，主動與事業(yè)單位既有的信息化建設(shè)資源進行充分的整合，同時主動考慮事業(yè)單位相關(guān)的資金、政策，設(shè)計一套科學(xué)、合理、規(guī)范的制度，全面規(guī)范人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的流程，并且需要根據(jù)人事檔案管理信息化建設(shè)的具體情況，針對規(guī)章制度進行動態(tài)的調(diào)整、優(yōu)化，使其能夠更好的服務(wù)信息化建設(shè)，促進人事檔案管理信息化建設(shè)的有序推進。

2.2 健全檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)，提高內(nèi)部調(diào)檔查閱的效率

由于事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)來源相對廣泛，為了進一步提高檔案栓塞效率，可以實施跨系統(tǒng)查詢操作。在具體操作過程中，需要與單位實際情況相結(jié)合，構(gòu)建綜合業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對人事檔案的動態(tài)管理和維護。在日常工作中，可以針對各類數(shù)據(jù)進行綜合歸檔管理，保障跨系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)綜合查詢的暢通性。同時還要針對人員權(quán)限合理進行設(shè)置，進一步完善檔案借閱登記制度，確保實體檔案、電子檔案的借閱及下載打印等多種形式的同步操作，全面提高內(nèi)部檔案使用效率，實現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化管理。

2.3 以實際需求為導(dǎo)向，加大數(shù)字化設(shè)施投入力度

事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)離不開先進的信息錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，也離不開穩(wěn)定、齊全的工作設(shè)備。因此，單位需結(jié)合實際發(fā)展需求，及時配置相應(yīng)的信息錄入設(shè)備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機、碎紙機、掃描儀、保險箱、高內(nèi)存電腦、雙面打印機等，以保障信息化建設(shè)工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際為依據(jù)設(shè)計人性化、科學(xué)化的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化目標(biāo)，能使人事檔案管理由被動接收檔案逐步過渡為主動開發(fā)檔案價值。

2.4 建立基于大數(shù)據(jù)的人事檔案管理平臺

大數(shù)據(jù)是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代重要的標(biāo)志，開放保障大數(shù)據(jù)應(yīng)用的先決條件。對事業(yè)單位人事檔案管理來說，要想保障人事檔案管理信息化建設(shè)規(guī)范、有序的推進，建立基于大數(shù)據(jù)的人事檔案管理平臺至關(guān)重要。具體來說，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)深入整合人事檔案管理相關(guān)的信息資料，通過收集、整理、加工以后，與當(dāng)前的辦公自動化系統(tǒng)進行對接，將其納入到基于大數(shù)據(jù)的人事檔案管理平臺中，綜合利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息資料的可視化，便于針對相關(guān)數(shù)據(jù)進行更為深入的對比分析。

2.5 加強人事檔案信息資料挖掘開發(fā)工作

通過加快推進事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的進程，在人事檔案管理工作中引入大數(shù)據(jù)和云計算等信息技術(shù)，進一步深入挖掘人事檔案資源，針對各部門人事檔案信息進行有效整合，將其統(tǒng)一到人事檔案信息管理系統(tǒng)中進行統(tǒng)一重審，構(gòu)建完善的人事檔案管理體系，為人事檔案信息的挖掘開發(fā)起到積極的促進作用。另外，在當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中，還要積極借鑒企業(yè)的相關(guān)經(jīng)驗，通過引入大數(shù)據(jù)技術(shù)及專業(yè)人才，加大對人事檔案信息的挖掘、加工和開發(fā)的力度，全面提高人事檔案信息的質(zhì)量，更好的發(fā)揮出人事檔案的重要價值，使其為事業(yè)單位的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

3 結(jié)束語

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，雖然近年來事業(yè)單位加快了人事檔案管理信息化建設(shè)的進程，但在實際建設(shè)過程中還存在許多不足之處。因此事業(yè)單位需要與自身的實際相結(jié)合，充分的運用各種先進的信息技術(shù)，使其與人事檔案管理工作深度融合，進一步提高人事檔案管理工作的信息化水平，使人事檔案能夠更好有服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)。

參考文獻

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