信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

武永強

摘 要：檔案管理工作的創(chuàng)新既是檔案管理自身發(fā)展的要求，也是信息化時代的發(fā)展需要，只有不斷創(chuàng)新才能確保檔案的安全性和合理利用性。檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性的工作，切實做好此項工作對單位其他各項工作的開展都具有非常重要的意義，因此我們必須重視檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。本文從信息時代下檔案工作創(chuàng)新的必要性出發(fā)，詳細論述了信息時代檔案管理工作的現(xiàn)狀，并就這些問題提出了具有針對性的措施，希望能夠進一步創(chuàng)新檔案管理工作，滿足信息化時代對檔案管理的要求。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；創(chuàng)新；改善措施

檔案詳細記錄了單位以及個人的發(fā)展歷程，是社會發(fā)展的重要資源。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足信息化時代的要求，因此必須重視檔案管理工作的創(chuàng)新，只有通過創(chuàng)新才能提高檔案管理工作效率，才能滿足單位和個人對檔案管理的需求。

1 信息化時代下檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

一是傳統(tǒng)的檔案管理工作只注重檔案的保存卻忽視了對檔案的利用，不僅不能充分發(fā)揮出檔案管理工作的作用，而且也不能充分體現(xiàn)出檔案的價值，更浪費了大量的人力、物力和財力，造成了眾多資源的浪費，因此信息化時代下必須重視檔案管理的創(chuàng)新；二是信息時代的到來要求檔案管理工作要不斷創(chuàng)新，不能再延用過去傳統(tǒng)的管理模式，而應(yīng)采用現(xiàn)代化的檔案管理模式，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化，確保相關(guān)工作人員能快速地獲取檔案信息，提高檔案工作的利用效率，從線上和線下兩方面來滿足人們對檔案的需求；三是通過創(chuàng)新檔案管理工作提高檔案管理利用效率，信息化的檔案管理模式能夠快速存儲和記錄檔案信息，這大大地提高了檔案管理效率和管理水平，能更好地滿足時代要求。

2 信息時代下檔案管理工作的基本現(xiàn)狀

2.1 信息時代下檔案管理工作理念滯后，無法滿足檔案管理需求

信息化時代的到來，給各行各業(yè)的發(fā)展都帶來了巨大的影響，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)面較窄，只服務(wù)上級領(lǐng)導(dǎo)階層，信息化時代下的檔案服務(wù)對象比較廣，會給檔案管理工作帶來很大的挑戰(zhàn)。而當前的檔案管理工作缺乏針對性，無法滿足人們對檔案管理的需求，這直接制約了檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.2 信息時代下的檔案管理工作缺乏合理規(guī)劃

檔案管理工作內(nèi)容較多，其各種信息資源的生成及管理呈現(xiàn)出多空間的發(fā)展模式，而這勢必會使檔案管理受到多方面因素的限制，這直接給檔案的統(tǒng)一管理工作帶來了極大的影響。此外，信息化時代下檔案管理工作構(gòu)建受檔案資源信息化的影響，使其在管理系統(tǒng)的設(shè)計中會出現(xiàn)眾多的不確定因素，這些不確定因素的出現(xiàn)會直接影響檔案管理工作效率，也使信息時代下的檔案管理工作缺乏合理規(guī)劃。

2.3 信息時代下檔案管理工作缺少資源共享性

信息化時代下的檔案管理工作需要對信息資源實現(xiàn)共享，然而目前很多檔案管理部門缺乏對資源共享的認知，這直接導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)了很多資源浪費的情況，面對這些情況，我們要注重信息共享平臺的建立，通過實現(xiàn)檔案資源的共享來提高檔案信息資源查詢和利用的便利性，為信息化時代的檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

3 信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1 注重檔案管理工作人員自身素質(zhì)的提高

檔案管理工作人員是檔案管理工作的主要實施者，其自身素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，因此必須注重提高檔案管理工作人員的自身素質(zhì)。首先要使其樹立良好的工作理念，使其從內(nèi)心熱愛自己所從事的工作，能夠及時發(fā)現(xiàn)工作中的不足，不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式，提高檔案管理工作效率；其次要不斷提高自身職業(yè)道德，善于總結(jié)日常工作經(jīng)驗，結(jié)合檔案管理工作的實際來開展檔案管理工作，務(wù)必滿足每個工作人員對檔案的需求；最后要善于總結(jié)工作，養(yǎng)成獨立自主思考的好習慣，作為一名檔案管理工作人員應(yīng)時刻明確自身工作職責，按照時代發(fā)展要求來轉(zhuǎn)變檔案管理工作模式，創(chuàng)新檔案管理方式，切實提高檔案利用效率。

3.2 注重檔案管理思想觀念的創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的要求，因此必須對檔案管理思想理念進行創(chuàng)新，通過創(chuàng)新能夠促進檔案管理的發(fā)展。那么應(yīng)該如何做好檔案管理思想觀念的創(chuàng)新工作呢？一是要及時轉(zhuǎn)變落后的思想，只有不斷創(chuàng)新思想，才能充分發(fā)揮各種檔案信息資源的價值；二是要善于將有用的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛幸庾R的信息觀念，通過這種轉(zhuǎn)變能夠充分發(fā)揮提高檔案資源的利用率。創(chuàng)新檔案管理思想觀念，能夠有效提高對信息資源的利用效率，充分發(fā)揮出檔案管理工作的價值。

3.3 注重信息時代下檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新

通過對檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新，可以有效實現(xiàn)對檔案管理工作的創(chuàng)新，如何對檔案系統(tǒng)進行創(chuàng)新呢？我認為應(yīng)該從以下幾個方面開展工作：一是要及時梳理檔案管理脈絡(luò)，通過梳理能夠?qū)?fù)雜的檔案工作簡單化，大大提高檔案管理工作效率；二是要做好紙質(zhì)和電子兩種形式的檔案管理，對這些電子資料和紙質(zhì)材料進行系統(tǒng)化的分類與存儲，創(chuàng)新檔案管理思路，實現(xiàn)對檔案的科學管理；三是要采用科學的信息化手段對檔案材料進行管理，注重信息化時代下的檔案創(chuàng)新工作。

3.4 注重信息化時代下檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新

檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性管理工作，對單位各項工作的開展都具有非常重要的作用。檔案管理服務(wù)工作是檔案管理工作的核心職能，我們只有充分發(fā)揮好檔案管理服務(wù)工作，才能滿足人們對檔案管理工作的需求，才能促進檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式重點需要做好以下兩項工作：一是要緊跟時代發(fā)展腳步，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，使其滿足檔案管理工作要求；二是要不斷豐富檔案服務(wù)內(nèi)容和檔案服務(wù)方式。通過這些創(chuàng)新，能夠切實改變當前檔案管理服務(wù)現(xiàn)狀，增強檔案服務(wù)的及時性和針對性，滿足各方面對檔案管理工作的需求。

3.5 注重信息時代檔案管理方式的創(chuàng)新

信息化時代下檔案信息資源眾多，而使用檔案資源的人員更多，這就直接造成了檔案資源不夠利用的情況，究其根本原因就是檔案資源本身有限，且管理方式落后，使得檔案資源利用率較低。因此，為了提高檔案資源的利用率，我們要不斷豐富和優(yōu)化檔案資源，創(chuàng)新檔案管理方式，對檔案資源進行系統(tǒng)的劃分和整理，為每個查詢檔案的人員提供更加精確化的服務(wù)。我們都知道傳統(tǒng)的檔案主要是對紙質(zhì)檔案的管理，這種管理模式更加傾向于人們的具體操作，而信息時代的到來，更多要依仗電腦系統(tǒng)操作，這大大縮短了查詢檔案的時間，提高檔案管理效率，這就要求我們在信息化時代下要注重檔案管理方式的創(chuàng)新，通過創(chuàng)新方便資料的存放和使用，實現(xiàn)對檔案管理信息的深層次利用。

此外，我們還應(yīng)加強檔案信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，通過建設(shè)數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資源的充分利用，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資源的快速利用，進一步提高檔案工作信息化的效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，我們知道信息化時代的到來對各行各業(yè)都產(chǎn)生了極大的影響，檔案管理工作作為一項重要的基礎(chǔ)性工作同樣受到了信息化的影響，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時代和自身發(fā)展的需求，因此我們必須重視檔案管理的創(chuàng)新工作，只有創(chuàng)新才能充分發(fā)揮出檔案資源的價值，才能使檔案資源得到充分利用。

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