檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值探究

王偉

摘 要：在科技發(fā)展的現(xiàn)代社會，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸替代傳統(tǒng)檔案管理成為現(xiàn)階段檔案管理部門的主要工作方式，這種管理模式能夠更加有效的提高檔案建設(shè)的效率。其中醫(yī)院檔案管理也順應(yīng)了這種發(fā)展形勢，使得醫(yī)院檔案信息化管理模式快速轉(zhuǎn)型和發(fā)展。合理實施醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，對于管理工作的系統(tǒng)性、高效性有著積極促進(jìn)作用，因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)具有重要的應(yīng)用價值。本文主要就檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值進(jìn)行討論研究。希望通過對本文的探索，使檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中更具科學(xué)性和有效性。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；醫(yī)院；檔案管理；價值

檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分之一，是衡量管理水平和醫(yī)療機(jī)械結(jié)構(gòu)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，為今后的發(fā)展提供參考。檔案館已成為醫(yī)院發(fā)展的寶貴資源，也是醫(yī)院后續(xù)發(fā)展和提高專業(yè)水平的關(guān)鍵因素。文獻(xiàn)信息建設(shè)的必然性，極大地改變了傳統(tǒng)的文獻(xiàn)管理手段，改善了日益復(fù)雜的醫(yī)患關(guān)系。計算機(jī)檔案的自動管理不僅可以加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部的溝通，而且可以促進(jìn)病人和醫(yī)生根據(jù)實際情況收集和整理病案。這樣就可以有效地提高疾病檔案管理的效率，為疾病預(yù)防控制工作提供了強(qiáng)有力的保障。

1 檔案信息化建設(shè)的意義

任何單位、機(jī)構(gòu)都離不開檔案的儲存，檔案資源是一項工程的核心，是知識儲備，也是記憶存放點。檔案信息化建設(shè)是未來信息發(fā)展和科技研究的儲備力量，是未來的發(fā)展趨勢和方向。在科學(xué)研究活動中，科研機(jī)構(gòu)將形成諸如文檔文件、科技文件、開發(fā)合同和基礎(chǔ)設(shè)施文件等信息。該信息記錄了科研機(jī)構(gòu)的科研成果和發(fā)展歷史，為今后科研機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供了有益的參考。各領(lǐng)域的文獻(xiàn)資料價值都是非常重要的文化財產(chǎn)，具有非常大的保存價值，其所帶來的文化科技研究與未來的發(fā)展是有著重要意義和深遠(yuǎn)含義的，檔案中包含著各種重要的信息、資源。實行檔案信息化管理更有利于全面、高效率的整合、統(tǒng)籌和管理檔案信息資源。為了實現(xiàn)對知識資源的管理，第一步就是要對電子文件進(jìn)行整理統(tǒng)計。以文檔管理為基礎(chǔ)和核心，逐漸擴(kuò)大管理的范圍，進(jìn)一步實現(xiàn)知識資源的管理。

2 檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的現(xiàn)狀

在傳統(tǒng)的沉淀下，我國的檔案管理形成了一種長期而固有的紙質(zhì)和實物檔案管理模式。雖然檔案的信息化和數(shù)字化建設(shè)越來越引起各單位和部門的關(guān)注，但檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度仍然相對緩慢和不成熟，如下所示：

2.1 重視程度不夠

檔案管理體現(xiàn)了我們將為黨和國家、為歷史后代、為今世后代留下多少文化財富。通過多次交流檔案學(xué)習(xí)和培訓(xùn)課程，我們了解到，大多數(shù)單位的檔案工作人員仍然是兼職的，每天從事大量復(fù)雜的工作，對檔案工作不夠重視。覺得檔案管理只是收集數(shù)據(jù)、保管材料等，只關(guān)注“收”的過程，卻忽視了“用”的目的。檔案信息化建設(shè)的另一個重要原因是前期投資不可或缺。缺少資金是檔案信息化建設(shè)長期發(fā)展受到制約的重要因素，因為檔案信息化建設(shè)畢竟是一項較高的投資。系統(tǒng)工程的慢效應(yīng)和周期長不能在一段時間內(nèi)建立和完成。正是由于這幾個原因造成檔案信息工作發(fā)展受到制約，從而發(fā)展進(jìn)程緩慢。

2.2 數(shù)字化、信息化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在信息化建設(shè)的當(dāng)前，多平臺聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫、全文檢索數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)對于檔案信息化的建設(shè)有著十分重要的意義。建立一個統(tǒng)一的文檔綜合管理系統(tǒng)是十分必要的。如果無法統(tǒng)一一個具體的標(biāo)準(zhǔn)，很難全面推行文件信息管理。檔案信息化建設(shè)水平高低不一、參差不齊，會造成無法建立新檔案信息資源順暢的共享機(jī)制，無法統(tǒng)一的局面。

2.3 缺乏復(fù)合型人才，缺乏檔案信息化建設(shè)相關(guān)知識

檔案管理工作者一般都有著豐富的檔案管理專業(yè)知識。當(dāng)然也有很多年輕人對電腦操作知識十分熟悉，可以快速掌握運(yùn)用檔案管理軟體。然而，檔案館卻缺少熟悉檔案基本工作并懂得熟悉使用計算機(jī)的管理人員。因為對于懂得熟練操作電腦的年輕人來說，檔案管理工作的待遇低、工作相對枯燥乏味，沒有技術(shù)性。因此，檔案管理工作人員中有更多的老年職工，而冗長繁瑣的檔案數(shù)據(jù)已經(jīng)編制了很長時間。逐漸的對這些檔案管理工作失去激情，導(dǎo)致工作效率降低。

3 檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值

在上個階段，主要分析了醫(yī)院檔案管理中的現(xiàn)狀之后，我們接下來就醫(yī)院檔案管理中的價值進(jìn)行探討，根據(jù)醫(yī)院檔案管理的特點，醫(yī)院檔案的主要價值概括如下：

3.1 對醫(yī)院財務(wù)檔案和財務(wù)信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化體系管理

醫(yī)院檔案信息化的有效建立可以進(jìn)一步實現(xiàn)相關(guān)檔案的有效管理與內(nèi)容信息篩查。醫(yī)院檔案管理人員，通過完成醫(yī)院檔案整理工作，可以使各類醫(yī)院信息的日期和類型都能清晰地標(biāo)注出來，并根據(jù)其內(nèi)容的重要性，將其存儲在不同的層次上[1]。醫(yī)院的專職檔案管理人員就此進(jìn)行檔案管理工作，可以有效保障醫(yī)院數(shù)據(jù)的安全性，以避免醫(yī)院數(shù)據(jù)被非法人員篡改，從而降低了醫(yī)院管理風(fēng)險性；有效提高了醫(yī)院整體的管理安全性。

3.2 明確醫(yī)院檔案管理的實質(zhì)和涉及范圍

以醫(yī)院檔案中的藥品、醫(yī)療器械采購記錄為例。主要包括總庫、每日出入庫、月庫存銷，以及醫(yī)院的總采購和其他各類采購。因此，建立有效、全面的醫(yī)院檔案能夠使醫(yī)院庫存管理的內(nèi)容和范圍明確化和規(guī)范化。同時，醫(yī)院檔案也包括醫(yī)院簽署的各項合同[2]。這些合同的明確內(nèi)容也為醫(yī)院管理的健康發(fā)展提供了巨大的推動力，也加強(qiáng)了醫(yī)院管理的流程和秩序。

3.3 建立醫(yī)院內(nèi)醫(yī)護(hù)人員信息系統(tǒng)

醫(yī)院里所有在職醫(yī)護(hù)人員的信息檔案建立，可以確保醫(yī)院用人安全以及管理的便利。使醫(yī)院的管理人員能夠在實施醫(yī)院整體管理的過程中，快速高效地查驗醫(yī)院醫(yī)療用品的采購合同、用工合同、醫(yī)師職稱和各種醫(yī)療器械和藥品的出入庫等。進(jìn)而實現(xiàn)對醫(yī)院各程序、各部門進(jìn)一步的全面、有效的控制。醫(yī)院管理者和相關(guān)檔案管理人員對醫(yī)院信息和檔案有了更清晰的認(rèn)識，既能保證醫(yī)院管理的水平和有效性，又能提高醫(yī)務(wù)人員獲取數(shù)據(jù)的方便性[3]。突出了檔案在醫(yī)院檔案管理中的核心價值。

4 結(jié)束語

在檔案信息化建設(shè)過程中，醫(yī)院檔案管理部門可以通過基礎(chǔ)性信息建設(shè)，資源管理建設(shè)，系統(tǒng)程序建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)和人才建設(shè)等方式，逐步完成自身的建設(shè)目標(biāo)。今后，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)積極引進(jìn)創(chuàng)新理念，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理中檔案信息建設(shè)的全面發(fā)展，全面提高醫(yī)院檔案管理的水平。

參考文獻(xiàn)

[1]王珊珊，張燕.淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].檔案天地，2010（11）：50-51.

[2]宋英愛.信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的運(yùn)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（15）：117-118.

[3]鄒昆.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位[J].卷宗，2015（8）.