淺談事業(yè)單位檔案管理的現狀及對策

蔣夏妍

摘 要：制度在中國不斷發(fā)展的過程中占有重要地位，可以為國家的發(fā)展充分發(fā)揮自己的力量。公共機構的檔案管理工作對公共機構的發(fā)展具有重要影響。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；硬件設施

檔案管理在事業(yè)發(fā)展當中發(fā)揮不可替代的作用，但是從目前事業(yè)單位發(fā)展中不難看出，在其中仍然存在許多問題。各種問題的出現限制了公共機構的發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理的重要作用

1.1 促使各項工作順利展開

在事業(yè)單位的檔案當中，記錄著許多內容。例如，單位員工的信息內容和單位歷史發(fā)展的信息內容。各種檔案和信息內容對公共機構的更好發(fā)展具有重要影響。例如，在檔案當中記錄著某個職員的工作情況以及家庭情況等，如果該職員家庭情況較為困難，那么單位的管理人員可以在條件允許情況下給予其幫助，這樣可以在很大程度上提升該名職工對事業(yè)單的忠誠度，使其能夠感受到單位的溫暖與關懷。從而更加端正工作態(tài)度，在自身崗位當中充分發(fā)揮自身的作用與價值，為事業(yè)單位創(chuàng)造更多效益。可以看出，公共機構檔案的管理可以極大地促進單位內所有工作的順利進行。

1.2 為決策提供有效信息

公共機構的檔案記錄了各種實際信息，無論是單位的發(fā)展還是單位的實際運作。檔案當中記錄的內容全部真實有效，那么事業(yè)單位的領導人員在做出某些決策時，可以參考檔案當中的信息內容。這樣，可以最大限度地保證領導決策的科學性和合理性，從而實現制度的更好發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理現狀

2.1 重視程度有待提升

在事業(yè)單位的發(fā)展當中，領導者在其中發(fā)揮著不可替代的作用，領導者對某件事物的態(tài)度，決定單位內職工對該項事物的態(tài)度?？梢钥闯?，領導在文件管理工作中發(fā)揮著重要作用。如果領導者可以關注文件管理工作，單位的員工也將意識到文件管理工作的重要性。但是，從目前的公共機構檔案管理中不難看出，許多領導人尚未意識到檔案管理對公共機構發(fā)展的重要性。所以，針對檔案管理工作并沒有給予更多的關注與重視。并且認為文件管理工作相對容易和簡單，只需要做簡單的處理。公共機構領導的這種思維觀念對公共機構檔案管理的更好管理產生了嚴重影響。

2.2 硬件設施有待完善

硬件設施在公共機構的檔案管理中發(fā)揮著重要作用。因為在許多機構中，文件管理沒有更多的資金投入，而且許多設備設施相對落后。如果要使文件管理工作充分發(fā)揮其自身的價值和作用，它將為業(yè)務部門的更好發(fā)展提供動力。然后我們需要了解硬件設施投資的重要作用，增加資本投資，實現公共機構的更好發(fā)展。

3 事業(yè)單位檔案管理有效措施

3.1 加強重視程度

如果要在我們的機構中促進文件管理的順利管理，那么機構的領導者需要更加關注和關注文件管理工作。只有單位領導更加重視這一工作，才能促使單位職工提高自身的思想意識，從而端正工作態(tài)度，認真對待文件管理工作，鼓勵單位員工在文件管理工作中發(fā)揮自己的作用。領導者應該更加關注文件管理工作，可以從以下幾點進行：第一，領導需要針對檔案管理工作，組織專業(yè)的管理部門，并將各項管理工作落到實處，保證單位內有關檔案的工作能夠得到及時處理。通過檔案管理工作的落實，促使各個工作人員能夠明確自身的權利與責任，及時完成自身工作，保證單位內的各項檔案管理工作能夠得到及時處理。其次，在各院校中，檔案管理工作的領導需要加強宣傳，通過宣傳手段，單位的員工可以提高檔案管理意識。領導態(tài)度的轉變可以在很大程度上保證公共機構各種檔案管理任務的順利發(fā)展。

3.2 加大硬件設施投入

由于硬件設施對公共機構的檔案管理有重要影響，為了確保檔案管理能夠發(fā)揮自身價值，機構有必要加大對硬件設施的投入。加大硬件設施投入就需要加大資金的投入，在事業(yè)單位當中針對檔案的保存與管理等需要構建專門的檔案保存室，同時在檔案保存室當中需要擁有專門的人員進行管理，及時做好檔案室當中的清理與通風換氣等各項工作。同時，有必要購買現代化的設備和設施，為員工的檔案管理提供更多便利。確保機構內的文件管理工作更加專業(yè)化和標準化，從而可以順利地執(zhí)行各種文件管理任務。針對設備設施需要及時做好維護與保養(yǎng)工作，如果設備設施老化已經無法繼續(xù)使用，那么需要及時對其更換[1]。如果設備設施存在故障，那么需要及時做好維修工作。定期對設備設施進行檢查，發(fā)現其中存在的問題，這樣可以在最大程度上避免由于設備設施問題，對檔案管理工作造成影響。

3.3 提升工作人員素養(yǎng)

在公共機構的檔案管理中，相應的管理人員在其中發(fā)揮著不可替代的作用。只有確保員工具有較強的工作能力和綜合素質，才能使機構的檔案管理工作有序開展。所以，在如今社會快速發(fā)展背景下，檔案管理工作人員需要摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用更加先進的信息技術等，對檔案進行管理。如果要提高檔案管理人員的素質，就需要定期進行培訓，通過培訓提高員工的管理能力和管理意識，讓他們意識到自己工作的重要性。因此，我們正在糾正我們的工作態(tài)度，積極投資于我們的工作，并改變我們自己的工作模式。此外，管理人員還需要加強對各種設備和設施運行技術的培訓。因為在科學技術快速發(fā)展的當下，事業(yè)單位內的檔案管理工作已經逐漸實現信息化，利用先進的設備設施以及技術等對檔案進行有效管理。所以，需要保證工作人員能夠具備較強的設備設施操作技術等，這樣才能避免設備設施操作不當等問題，對檔案管理工作帶來影響。

3.4 構建管理制度

公共機構需要為檔案管理工作建立健全的檔案管理系統(tǒng)，并通過系統(tǒng)的實施和保障來規(guī)范每個員工的行為。所以，針對檔案管理制度的構建，需要事業(yè)單位領導者與管理者充分發(fā)揮作用，對單位內的各項檔案工作等進行詳細分析與研究，這樣，可以保證文件管理系統(tǒng)的完整性，并且需要保證文件管理系統(tǒng)的可操作性。系統(tǒng)完善后，需要在公共機構實施，以推廣文件管理系統(tǒng)。文件管理系統(tǒng)不是靜態(tài)的，需要隨著機構的發(fā)展及時進行調整。這將確保文件管理系統(tǒng)最大程度地匹配機構的文件管理工作。除此之外，還可以制定相應的獎懲制度，針對表現良好的檔案管理工作人員給予一定獎勵，激發(fā)其工作熱情與工作動力，實現事業(yè)單位更好發(fā)展。

4 結束語

總之，機構需要了解文件管理在其自身發(fā)展中所起的重要作用。因此，及時明確了單元文件管理中存在的問題，提供有效的解決方案，實現機構的更好發(fā)展。確保公共機構能夠發(fā)揮自己的力量，實現社會的進步。

參考文獻

[1]呂明.“互聯網+”時代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新研究[J].管理觀察，2019（03）：88-89.