事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的分析（2）

胡健

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案信息化管理日益凸顯其重要性。積極轉(zhuǎn)變檔案管理模式，優(yōu)化提升信息化管理水平，對(duì)于構(gòu)建便捷高效的檔案管理機(jī)制，推進(jìn)信息化檔案建設(shè)，保障事業(yè)單位各項(xiàng)工作有效運(yùn)行，具有重要的作用。本文從探討檔案信息化管理的主要優(yōu)勢(shì)著手，分析信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出了優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化管理的策略，旨在為新時(shí)期事業(yè)單位管理和服務(wù)工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理

人事檔案成了人才信息的重要承載，也是人才信息的源泉。人事檔案能夠十分清晰地反映出人才的個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況和行為軌跡，是人才選舉的重要途徑。在人事檔案管理的過(guò)程中，完善人事檔案管理工作，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)產(chǎn)生了十分重要的作用。在人事制度改革力度不斷加大的背景下，事業(yè)單位人事檔案管理變得越來(lái)越重要。從人事檔案管理工作開(kāi)展的必要性出發(fā)，優(yōu)化其工作的具體策略，可以為提升人事檔案管理工作的水平提供穩(wěn)定的基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的主要優(yōu)勢(shì)

1.1 提高檔案管理工作效能

切實(shí)推進(jìn)檔案信息化管理，能為檔案管理工作提供積極的技術(shù)支持和發(fā)展環(huán)境，優(yōu)化檔案管理工作效能。創(chuàng)新利用檔案信息化管理新形式，完善軟硬件管理系統(tǒng)，不僅能轉(zhuǎn)變檔案管理職能、提升管理效率、提升檔案管理的科學(xué)性，而且能促進(jìn)檔案信息資源的共建和共享。在一些政策法規(guī)許可的范圍內(nèi)，事業(yè)單位內(nèi)部、各部門(mén)以及其他相關(guān)事業(yè)單位和部門(mén)之間通過(guò)科學(xué)創(chuàng)建工作局域網(wǎng)、加強(qiáng)溝通合作，能更好地實(shí)現(xiàn)信息互換和資源共享，進(jìn)而能夠提升管理工作效能，為事業(yè)單位決策和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.2 促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展

在現(xiàn)代信息社會(huì)，信息化建設(shè)是展現(xiàn)事業(yè)單位整體管理水平和服務(wù)職能的重要方面。檔案信息資源是新時(shí)期事業(yè)單位實(shí)施公共決策、開(kāi)展公共服務(wù)的重要參考素材。積極創(chuàng)新管理方式方法，深入應(yīng)用數(shù)字化、信息化技術(shù)手段，大力推進(jìn)檔案信息化管理工作，有利于促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，為社會(huì)公共事業(yè)的規(guī)劃和進(jìn)步做好準(zhǔn)備。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案清理難度較強(qiáng)，并且堆積較重

當(dāng)前形勢(shì)下，絕大部分事業(yè)單位在工人檔案管理工作中，仍然采用的管理模式相對(duì)較為枯燥、單一、單調(diào)。單位內(nèi)部所有工人的檔案，幾乎都被單位領(lǐng)導(dǎo)所控制。然而這種檔案管理模式更適合與傳統(tǒng)模式管理方式。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與進(jìn)步，人才的流動(dòng)已經(jīng)是司空見(jiàn)慣的現(xiàn)象。傳統(tǒng)模式下的檔案管理方式，已經(jīng)不能夠順應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展需要。當(dāng)事業(yè)單位的員工退休或者離職時(shí)，該部分員工的檔案并沒(méi)有被妥善的處理，不會(huì)被及時(shí)的更新，更不會(huì)被清理掉。隨著時(shí)間的不斷的向前推移，越來(lái)越多的無(wú)效檔案堆積如山，這些無(wú)效檔案不但占據(jù)了大量的辦公空間，更不利于人力資源工作的開(kāi)展。

2.2 缺乏工人檔案管理意識(shí)

事業(yè)單位在實(shí)際的經(jīng)營(yíng)管理中，缺乏對(duì)工人檔案的管理意識(shí)。部分事業(yè)單位對(duì)于工人檔案的管理并沒(méi)有給與足夠的重視，并且缺乏對(duì)工人檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)。因此，事業(yè)單位工人檔案管理工作，在我國(guó)事業(yè)單位當(dāng)中并沒(méi)有得到很好的實(shí)施。由于工人檔案管理意識(shí)的缺乏，在事業(yè)單位的管理工作中的體現(xiàn)相對(duì)較為明顯。大部分事業(yè)單位并未引起對(duì)工人檔案管理工作的重要性。長(zhǎng)期對(duì)于工人檔案管理的忽視，導(dǎo)致事業(yè)單位并沒(méi)有及時(shí)的對(duì)工人檔案做出整理與總結(jié)。

3 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施

3.1 完善制度，規(guī)范監(jiān)管

健全完善的管理制度、規(guī)范有序的監(jiān)管辦法，將為優(yōu)化檔案管理提供保障。首先，事業(yè)單位要嚴(yán)格根據(jù)《檔案法》和國(guó)家檔案管理?xiàng)l例，聯(lián)系本單位的實(shí)際情況，建立健全檔案信息化管理制度，靈活設(shè)計(jì)檔案管理工作考核辦法，依法嚴(yán)格治檔，杜絕以權(quán)謀私現(xiàn)象，助推檔案管理工作順利開(kāi)展。其次，要強(qiáng)化對(duì)檔案信息化管理的有效制約和監(jiān)督。事業(yè)單位要堅(jiān)持依法依規(guī)，切實(shí)融通事業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督，充分利用管理公開(kāi)和社會(huì)監(jiān)督形式，勇于接受新聞媒體和群眾監(jiān)督，及時(shí)排查檔案管理過(guò)程中的隱患，營(yíng)造一個(gè)安全高效的信息化管理環(huán)境。再次，完善檔案管理學(xué)習(xí)制度。事業(yè)單位要持續(xù)開(kāi)展學(xué)習(xí)我國(guó)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》以及其他各種法律法令中相關(guān)的檔案管理規(guī)定，深化檔案管理制度認(rèn)識(shí)，更加規(guī)范有序地開(kāi)展檔案管理工作。最后，事業(yè)單位要完善管理評(píng)估體系，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行合理考核，以更好地保證信息化管理實(shí)效，真正將檔案信息化管理工作做細(xì)、做好。

3.2 完備設(shè)施，提升效能

為有效提高信息化管理水平和效能，事業(yè)單位必須加大資金投放力度，注重應(yīng)用性軟硬件信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，事業(yè)單位要根據(jù)國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，充分利用便捷的信息技術(shù)手段，開(kāi)發(fā)、建設(shè)優(yōu)良的檔案管理操作系統(tǒng)，并配備標(biāo)準(zhǔn)化管理設(shè)備，創(chuàng)建一個(gè)科學(xué)實(shí)用的檔案信息運(yùn)營(yíng)網(wǎng)站，實(shí)施信息化操作和管理。網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)是檔案信息化管理的基本要求和主要方式，通過(guò)豐富生動(dòng)的網(wǎng)頁(yè)形式提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，可以便捷地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)瀏覽、查詢(xún)、檢索、歸檔、下載等多樣功能，適時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)信息。其次，要不斷提升檔案信息資源管理數(shù)字化程度。借助信息化、數(shù)字化管理進(jìn)程，有利于進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位各部門(mén)之間的在線(xiàn)信息資源傳遞和互通共享。事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)要及時(shí)整合相關(guān)檔案信息資源，按照檔案管理體系組織創(chuàng)編成有機(jī)的資源整體，借助檔案管理操作系統(tǒng)優(yōu)化實(shí)施信息化管理。最后，事業(yè)單位還要不斷提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和工作平臺(tái)建設(shè)能力，重視各種豐富的、具有管理參考價(jià)值的音頻、視頻、圖像、電子文檔等檔案資料的數(shù)字化搜集、存儲(chǔ)、管理、維護(hù)，充實(shí)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的數(shù)字化效果，以更好地為發(fā)展決策、工作考核和人才培養(yǎng)提供有益參考。

3.3 提升意識(shí)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)

為了從深層次對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行完善，單位領(lǐng)導(dǎo)要重視和關(guān)注，要讓人事檔案管理工作擁有強(qiáng)有力的支撐。單位內(nèi)部要把人事檔案管理工作納入議事日程之中。比如，創(chuàng)建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，小組對(duì)人事檔案管理工作的各個(gè)層面負(fù)責(zé)，并開(kāi)展定期的檢查和指導(dǎo)工作。在工作開(kāi)展中要及時(shí)地發(fā)現(xiàn)其中存在的不足，提出解決意見(jiàn)。隨之形成人事檔案管理考核機(jī)制，對(duì)人事檔案工作進(jìn)行合理的考量，開(kāi)展分類(lèi)指導(dǎo)模式，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理模式。這樣，人事檔案工作會(huì)展現(xiàn)出制度化特征，更加規(guī)范和科學(xué)。

3.4 優(yōu)化檔案功能

人事檔案管理工作要讓檔案的內(nèi)容趨于全面、客觀(guān)和動(dòng)態(tài)。由此，事業(yè)單位就需要對(duì)檔案的實(shí)際功能進(jìn)行全新定位和升級(jí)。第一，要關(guān)注檔案的重要內(nèi)容。對(duì)其進(jìn)行有效的保留。第二，對(duì)檔案的實(shí)際內(nèi)涵進(jìn)行擴(kuò)大和豐富。比如，其中涉及了養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)和失業(yè)保險(xiǎn)等內(nèi)容，還應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)工作業(yè)績(jī)的分析，增加關(guān)于學(xué)習(xí)獎(jiǎng)懲、專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)等的信息。這樣，才會(huì)滿(mǎn)足單位對(duì)人才的需求。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位的工人檔案管理工作要求逐漸提升。隨著檔案管理工作的良好發(fā)展，與此同時(shí)暴露出來(lái)的問(wèn)題也越來(lái)越多。例如，檔案出現(xiàn)弄虛作假，工作檔案與實(shí)際不相符、以及棄檔等問(wèn)題出現(xiàn)。這些問(wèn)題在很大程度上嚴(yán)重的阻礙了檔案管理工作的順利開(kāi)展。因此，事業(yè)單位要給與高度的中，并且針對(duì)其出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)的采取有效措施對(duì)其加以控制，進(jìn)而保障事業(yè)單位工人檔案工作進(jìn)一步發(fā)展，全面事業(yè)單位全面工作的順利發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王愛(ài)萍.關(guān)于如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].黑龍江檔案，2017（4）.

[2]高娟.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題與解決路徑分析[J].勞動(dòng)保障世界，2018（2）.