試論電子檔案對疾控中心檔案管理發(fā)展的推動作用

祝琳 涂畫

摘 要：疾控中心檔案管理工作開展是非常重要的，檔案資料是對疾病病情進行控制得出主要依據(jù)，相關工作人員一定要嚴格保障檔案資源的完整性，避免外界因素干擾對檔案資源造成損壞。電子檔案管理是疾病控制中心檔案管理工作的創(chuàng)新，可以將檔案信息數(shù)據(jù)處理、信息共享與檔案信息數(shù)據(jù)儲存等環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系起來，從而提升疾控中心檔案管理工作質量與工作效率。本文就是對電子檔案對疾控中心檔案管理發(fā)展的推動作用進行分析，希望對相關人員有所啟示。

關鍵詞：電子檔案；疾控中心；檔案管理；推動作用

疾控中心檔案管理是該機構管理工作的重中之重，如何強化檔案資源的利用效率和利用價值，已經成為現(xiàn)階段疾控中心檔案管理部門應當著重思考內容。信息技術發(fā)展速度不斷加快，電子化檔案成為了疾控中心檔案管理工作發(fā)展的主要趨勢，檔案管理工作能夠實現(xiàn)辦公無紙化，檔案信息資源的儲存與利用更加便捷化。電力檔案可以將檔案管理眾多環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系起來，從而不斷提升檔案管理工作效率與工作質量，進一步發(fā)揮出疾控中心檔案資源的價值。

1 電子檔案對疾控中心檔案管理工作發(fā)展的重要意義

檔案資源是疾控中心不斷發(fā)展過程中所積累的財富，通過檔案資源的有效化管理可以為防疫工作人員的防疫決策、防疫研究以及相關醫(yī)學理論建立提供有效的信息數(shù)據(jù)，在疾病控制中心管理人員重要決策中也起到了非常關鍵作用。疾控中心檔案呈現(xiàn)出了多元化的特性，其中不僅包括了各種疾病的防治方案之外，同時還包括了相關的檢驗數(shù)據(jù)、實驗報告等原始性材料，這些信息數(shù)據(jù)不僅具有真實性、權威性的特點，同時還可以對信息數(shù)據(jù)產生進行追溯。疾病控制中心檔案管理工作為我國衛(wèi)生防疫、醫(yī)學技術研究等工作開展提供了重要的資料準備，是眾多工作人員智慧與汗水的結晶，可以為科研工作開展提供成功保障。疾控中心電子化檔案建設的重要意義主要體現(xiàn)在以下三方面：第一方面有利于對疾控中心檔案資源進行保存。疾病控制工作并非是某一時間或某一階段應當開展的工作，而應當長期堅持不懈。隨著時間的增長，疾控中心需要進行管理的檔案資源數(shù)量也會逐漸增加，很多保存時間較長的檔案資料會隨時間老化變質，紙張上記錄的文字也會變得模糊，長期利用下檔案資源破損丟失情況嚴重。傳統(tǒng)的紙質檔案需要采取人工管理的工作模式，雖然工作人員在工作中認真謹慎，但是難以避免會出現(xiàn)錯誤。特別需要注重的是很多檔案資源保存時間較多，資源查找與查閱的難度性也就越大，紙質檔案需要占據(jù)較大的空間，檔案整理工作開展也需要投入較多的人力資源，檔案管理工作效率較低。電子化檔案建設供工作人員可以通過計算機技術對疾控中心檔案資料進行細化分類與關系，通過先進的計算機設備對檔案資料進行掃描，檔案資料進行了電子化轉變儲存于硬盤中，這種操作模式不僅避免了檔案錄入中可能出現(xiàn)的錯誤，同時工作人員只要通過網(wǎng)絡終端便可以隨時隨地的對檔案資源進行查閱，避免了檔案資源流轉過程中可能出現(xiàn)的丟失與損壞情況。利用檢索軟件可以快速找尋所需求的檔案資料，不僅提升了檔案的利用效率，也使得檔案管理工作人員少去了檔案資源整理的煩惱。

第二方面就是便于進行儲存和攜帶，工作人員檢索到所需求的檔案資源后可以通過打印設備將資料打印出來，或者直接從互聯(lián)網(wǎng)終端進入到檔案管理數(shù)據(jù)庫中，利用自身的閱讀權限對所需資料進行下載，然后粗存到移動硬盤中，信息共享性得到了強化，同時也降低了檔案管理工作人員的工作壓力。第三方面電子檔案管理模式中各個工作環(huán)節(jié)都是由檔案管理工作人員通過計算機完成的，檔案信息資源可以進行遠距離的傳輸，此過程中消除了對疾控中心檔案資源進行備份以及裝訂是可能存在的風險因素。

2 利用電子檔案改革疾控中心檔案管理的措施

2.1 轉變檔案管理理念，提升工作人員綜合素質

疾控中心檔案管理部門需要樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，并且在疾病控制中心內部宣傳檔案管理工作開展以及電子化檔案建設的重要性，進行內部控制制度建設，加強檔案管理力度。對檔案管理工作人員綜合素質進行審核，了解檔案管理工作人員存在的專業(yè)弱點，有針對性的對工作人員進行培訓。通過微博與微信等新媒體平臺加強檔案管理工作者的培訓，使得檔案管理工作人員在工作閑余時間可以分享工作經驗，塑造一支高素質的檔案管理工作隊伍。將檔案管理工作中態(tài)度積極，并具有出色表現(xiàn)、學習能力較強的工作人員送往外界進行培訓，使其可以將外界先進的經驗與管理技術帶回疾病控制中心。

2.2 做好信息反饋工作

在電子檔案建設過程中技術人員一定要對檔案資料的利用效率進行統(tǒng)計，并且注重信息數(shù)據(jù)的反饋，這樣才能在不良問題發(fā)生后第一時間進行處理，降低問題帶來的負面影響。疾控中心檔案管理工作人員需要做好檔案資源調取與查閱記錄，將統(tǒng)計信息制作成直觀化的表格，將表格數(shù)據(jù)傳遞給檔案管理部門領導人員。檔案管理工作人員可以結合檔案資源的實際應用情況給予一些可觀建議，在領導人員確認后對檔案管理工作進一步的優(yōu)化和調整，從而保障疾控中心檔案資源的權威性與準確性。

2.3 注重疾控中心檔案信息化建設

信息化建設可以從兩方面入手，第一方面是硬件設置，第二方面為軟件配置。疾控中心需要加強檔案管理信息化建設的資源投入，除了需要投入信息化建設所需求的資金之外，同時還需要做好人才的儲備。對重要的檔案資源進行備份處理，通過自動化建設將信息數(shù)據(jù)共享性最大程度發(fā)揮出來，進而強化疾控中心檔案資源信息提取和利用效率，第一時間為相關工作人員提供所需求的信息數(shù)據(jù)。

3 結語

必須加強疾控檔案資料管理， 利用電子檔案信息化管理，保證檔案資料的原始性 和完整性，及時為使用者提供真實準確的技術資料 和經驗記錄信息，促進預防工作的有效完成。

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作者簡介

祝琳，研究生，湖北省疾病預防控制中心工會。