加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理，促進醫(yī)院健康發(fā)展

吳國芬

摘 要：醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院綜合檔案管理的重要組成部分，是醫(yī)院的基礎(chǔ)性工作，加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理有助于醫(yī)院提高醫(yī)療質(zhì)量與效益。本文主要立足于醫(yī)院發(fā)展過程中醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要作用，探索加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理的措施，助力醫(yī)院提高醫(yī)療服務(wù)能力，健康穩(wěn)定地發(fā)展下去。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；醫(yī)療設(shè)備檔案；檔案管理；醫(yī)院發(fā)展

隨著醫(yī)院發(fā)展年限日益延長，醫(yī)療設(shè)備逐漸增多，檔案資料也越來越多，如果不加強檔案管理，就無法快速查閱醫(yī)療設(shè)備檔案，也就不能發(fā)揮檔案在醫(yī)療服務(wù)與醫(yī)院發(fā)展中的作用。但是現(xiàn)階段的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在重視不足、管理制度不完善、收集內(nèi)容不明確、信息化建設(shè)與軟硬件建設(shè)滯后等問題，嚴(yán)重制約醫(yī)院的健康發(fā)展。因此，加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理勢在必行，下面就對此進行分析和探討。

1 加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的作用

醫(yī)療設(shè)備檔案指的是一臺醫(yī)療設(shè)備從計劃采購到報廢的全過程的資料，加強其管理對醫(yī)院的健康發(fā)展具有重要意義[1]。具體表現(xiàn)為：一方面，有助于把控購置醫(yī)療設(shè)備的第一關(guān)。按照功能可以把醫(yī)療設(shè)備分為三類：診斷設(shè)備和治療設(shè)備、輔助設(shè)備，其檔案最先反映醫(yī)療服務(wù)需求，是第一信號，為醫(yī)院臨床科室購置新設(shè)備與否提供參考依據(jù)。在三類醫(yī)療設(shè)備中，哪些暫時不購、哪些急需采購、哪些堅決停購，查閱設(shè)備檔案即可，為醫(yī)院把關(guān)，幫助降低醫(yī)院的成本，減少資源浪費。

另一方面，為醫(yī)院維修及保養(yǎng)醫(yī)療設(shè)備提供便利。查閱醫(yī)療設(shè)備檔案能了解設(shè)備的完好率、利用率、技術(shù)狀況等，提前報告并督促維修科室維修醫(yī)療設(shè)備。在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中記錄設(shè)備運行情況，這雖然比較麻煩，但能延伸、拓展醫(yī)療設(shè)備檔案管理范圍。醫(yī)院的個別科室為獲取短期經(jīng)濟效益，長期使用利用率較高的設(shè)備，拼設(shè)備、拼消耗，只要發(fā)生故障就很難維修，導(dǎo)致部分醫(yī)療設(shè)備因維修成本過高而提前報廢，不但增加醫(yī)院經(jīng)濟損失，還不利于對患者的繼續(xù)診斷與治療，必須加強檔案管理，及早維修醫(yī)療設(shè)備，延長其使用壽命。

2 加強醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的措施建議

2.1 納入醫(yī)療質(zhì)量目標(biāo)管理，提高重視程度

醫(yī)院應(yīng)將醫(yī)療設(shè)備檔案管理納入其質(zhì)量管理目標(biāo)，完善建立專兼職檔案人員目標(biāo)管理體系。例如醫(yī)院在綜合檔案室下設(shè)置醫(yī)療設(shè)備檔案分室、兼職檔案人員，形成完整的、科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，突出對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重視程度。與此同時，要求專職檔案人員定期為醫(yī)療設(shè)備檔案管理提供指導(dǎo)、監(jiān)督與培訓(xùn)，明確分工，把責(zé)任落實到人頭，及時發(fā)現(xiàn)問題、妥善解決問題。其他相關(guān)人員則要主動配合檔案人員收集、整理醫(yī)療設(shè)備資料，掌握購置醫(yī)療設(shè)備的進展及其原始記錄、隨機材料等，預(yù)防材料缺失。

2.2 完善設(shè)備檔案管理制度，落實工作機制

完善的制度是加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理的前提，醫(yī)院綜合檔案室必須基于國家檔案法律法規(guī)和醫(yī)院的工作要求，建立貫徹醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備調(diào)用及管理的整個流程的完善管理制度[2]。例如制定《醫(yī)院設(shè)備檔案整理規(guī)范》，完善醫(yī)療設(shè)備檔案借閱權(quán)限、使用權(quán)限等制度，對其查閱進行嚴(yán)格控制，禁止非技術(shù)類人員不經(jīng)過允許就查閱醫(yī)療設(shè)備檔案，提高檔案的保密性、安全性。除了借閱和調(diào)用，還要基于醫(yī)院實際情況完善制定一整套醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，促使采集、歸檔、審核、保管、交接、管理等檔案管理工作都有章可循，促使醫(yī)療設(shè)備檔案管理不斷趨于制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高設(shè)備利用率，為醫(yī)療的運行奠定堅實基礎(chǔ)。

2.3 明確設(shè)備檔案收集內(nèi)容，做好收集工作

為加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理，促進醫(yī)院健康發(fā)展，綜合檔案室必須做好檔案收集工作，確保檔案的完整性。這就需要醫(yī)院檔案人員進一步明確醫(yī)療設(shè)備檔案收集內(nèi)容，從購置到使用再到報廢的每一個流程都有據(jù)可查。主要包括：第一，申購醫(yī)療設(shè)備形成的文件，即購置申請單、論證報告、引進明細(xì)表、計劃預(yù)算書、驗收表等；第二，商業(yè)行為的有關(guān)文件，即醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購書、企業(yè)生產(chǎn)許可證、授權(quán)委托書、報價單、訂貨合同、發(fā)票復(fù)印件以及各種各樣的單據(jù)等等；第三，安裝醫(yī)療設(shè)備之后的使用與維修檔案，即使用與維修說明書、維修保養(yǎng)記錄、事故報告及其處理結(jié)果等等。

在收集醫(yī)療設(shè)備檔案時還應(yīng)講究方式方法，提高收集工作效果。例如可使用三結(jié)合方法，結(jié)合定期收集和跟蹤收集、個別強調(diào)和一般號召、定點收集和全面收集。也就是每一年定期按照歸檔計劃的項目收集檔案；在醫(yī)療設(shè)備的整理用戶使用環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)材料或問題時不定時順藤摸瓜，收集檔案；針對醫(yī)務(wù)人員還沒有形成良好歸檔習(xí)慣的醫(yī)療設(shè)備文件材料，在其開箱、安裝和調(diào)試等環(huán)節(jié)定點定人收集，提高歸檔率，保證醫(yī)療設(shè)備文件材料的完整性。在收集紙質(zhì)材料時應(yīng)完整收集電子文件檔案，做好備份。

2.4 建立檔案信息管理系統(tǒng)，提高技術(shù)水平

在網(wǎng)絡(luò)信息時代，醫(yī)院應(yīng)努力研制檔案信息管理系統(tǒng)，提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化建設(shè)水平。其要求是為制定醫(yī)療設(shè)備采購決策提供參考，記錄醫(yī)療設(shè)備基本信息和使用過程，體現(xiàn)其管理現(xiàn)狀，分析設(shè)備效益[3]。例如醫(yī)療設(shè)備檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)包括醫(yī)療設(shè)備的論證、購入、檢修、鑒定、報廢、查詢、經(jīng)濟效益等功能模塊，在信息技術(shù)支持下提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作效率，方便檔案利用者查詢下載檔案信息，促進其在線利用，充分體現(xiàn)檔案價值。

醫(yī)療設(shè)備論證模塊主要處理醫(yī)院五萬元以上的醫(yī)療設(shè)備的論證認(rèn)證申請；購入模塊主要處理醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的登記與購入等信息；使用模塊主要處理醫(yī)療設(shè)備使用環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)錄入；檢修模塊主要負(fù)責(zé)記錄每一個維修事件，對醫(yī)療設(shè)備故障進行分類，并在一定時期統(tǒng)計故障情況，及時總結(jié)醫(yī)療設(shè)備維修經(jīng)驗；鑒定模塊依據(jù)醫(yī)院的表格對相關(guān)數(shù)據(jù)進行鑒定和處理；報廢模塊由醫(yī)療設(shè)備使用科室的負(fù)責(zé)人提出申請，工程技術(shù)人員以及醫(yī)療設(shè)備使用人員、管理人員成立醫(yī)療設(shè)備報廢鑒定小組，盡管鑒定確認(rèn)需要報廢的醫(yī)療設(shè)備，在主管部門或院長通過審批之后進行報廢處理；查詢模塊的使用頻率最高，例如查詢醫(yī)療設(shè)備的價格、功能以及使用年限等，生成報表；經(jīng)濟效益模塊則分析貴重醫(yī)療設(shè)備的效益。

2.5 增加軟硬件建設(shè)投入，服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展

完備的、良好的軟硬件設(shè)施是加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理的必要條件，醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格選擇管理醫(yī)療設(shè)備檔案的場所、庫房，并適當(dāng)增加投入。例如配備空調(diào)、防磁柜、文件柜、除濕機、溫濕度計、掃描儀、打印機、潔凈氣體滅火器等設(shè)施。對于軟件建設(shè)，正如前文所述，應(yīng)積極引進醫(yī)療設(shè)備檔案信息管理系統(tǒng)，并配置網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備、服務(wù)器、安全設(shè)備、醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)字化加工設(shè)備、其他支撐設(shè)施等，合理選擇醫(yī)療設(shè)備檔案管理軟件，設(shè)置檔案信息數(shù)據(jù)庫，做好配套的檢索設(shè)計等工作，滿足醫(yī)療設(shè)備檔案信息檢索要求，提高查閱效率。如果條件允許還應(yīng)增加醫(yī)療設(shè)備檔案統(tǒng)計分析軟件，分析檔案數(shù)據(jù)，提供準(zhǔn)確的、詳細(xì)的統(tǒng)計信息，為醫(yī)院的運轉(zhuǎn)與發(fā)展提供便利。

3 結(jié)語

加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理能促進醫(yī)院有效把控設(shè)備購置關(guān)、提高設(shè)備維修保養(yǎng)效率，醫(yī)院在持續(xù)提高業(yè)務(wù)能力與醫(yī)療質(zhì)量的同時務(wù)必要將醫(yī)療設(shè)備檔案管理納入其質(zhì)量管理目標(biāo)，重視落實醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，同時完善制度、明確收集內(nèi)容、建立相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理的軟硬件建設(shè)水平，促使醫(yī)療設(shè)備更有效地作用于醫(yī)療業(yè)務(wù)以及醫(yī)療設(shè)備檔案管理更好地服務(wù)于醫(yī)院的運行與發(fā)展，為醫(yī)院創(chuàng)造更大經(jīng)濟效益，助推醫(yī)院走上健康的、可持續(xù)的發(fā)展道路。

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