高校檔案信息化管理的趨勢(shì)、困境與對(duì)策分析

趙夢(mèng)霖 籍輝

摘 要：高校檔案管理是高校的一項(xiàng)重要工作，由于我國(guó)高校改革在不斷深入，所以高校檔案管理工作的質(zhì)量有了很大的提升，在全球信息化發(fā)展的大背景下，高校檔案管理也實(shí)現(xiàn)了信息化管理，用先進(jìn)的信息技術(shù)工具和高科技來(lái)處理高校的檔案資源。本文就高校檔案信息化管理的趨勢(shì)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)檔案信息化管理的困境，并提出了有效的解決對(duì)策，旨在為人們提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化管理

近年來(lái)，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，信息技術(shù)被人們應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中，高校在檔案管理中，也充分利用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。但是從目前的情況來(lái)看，高校檔案信息化管理還面臨著一些困境，要想有效應(yīng)對(duì)這些困境，就要求高校要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理趨勢(shì)的研究，把握趨勢(shì)才能更好解決信息化管理存在的問(wèn)題。

1 高校檔案信息化管理的趨勢(shì)

1.1 管理系統(tǒng)建設(shè)集成化

現(xiàn)階段，人們對(duì)檔案管理的要求越來(lái)越高，這就要求檔案管理系統(tǒng)要具有更強(qiáng)的適應(yīng)性。高校檔案管理的工作范圍非常廣泛，涉及的內(nèi)容較多，教師檔案、學(xué)生檔案以及學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案都是檔案管理的內(nèi)容，要想在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)高效完成相關(guān)的工作，就要求不同的部門(mén)管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)集成化。因此，高校檔案信息化管理的管理系統(tǒng)未來(lái)會(huì)朝著建設(shè)集成化的方向發(fā)展。

1.2 管理模式協(xié)同化

高校檔案信息化管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，涉及到很多學(xué)科內(nèi)容，包括管理、網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等，所以其管理模式未來(lái)會(huì)朝著協(xié)同化的方向發(fā)展[1]。由于高校檔案信息化管理涉及到許多學(xué)科，所以要完成這項(xiàng)工作也要多種專業(yè)能力和多種知識(shí)背景的人才。另外，現(xiàn)階段人們對(duì)高校檔案管理工作更為重視，使得檔案管理的工作內(nèi)容和工作模式都更加復(fù)雜。在這樣的背景下，就要求采用項(xiàng)目化管理的思維來(lái)建立動(dòng)態(tài)管理聯(lián)盟，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目化管理和協(xié)同化管理。因此，未來(lái)高校檔案信息化管理的管理模式會(huì)朝著協(xié)同化的方向發(fā)展。

2 高校檔案信息化管理的困境

2.1 信息化建設(shè)不平衡

高校檔案信息化管理需要多個(gè)部門(mén)的高效合作，但是從實(shí)際的情況來(lái)看，各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)性不強(qiáng)，檔案管理信息化建設(shè)不平衡。學(xué)校內(nèi)部和學(xué)校外部的信息化建設(shè)均不平衡。由于高校檔案信息化管理涉及到的內(nèi)容較多，范圍較大，而不同類型的檔案涉及的部門(mén)又不同，并且要采用不同的管理方式，而檔案管理并沒(méi)有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，所以在實(shí)際管理環(huán)節(jié)中就出現(xiàn)了不同檔案信息資源整合困難的情況。

2.2 缺乏合理的信息化管理系統(tǒng)功能規(guī)劃

從目前的情況來(lái)看，高校的檔案信息化管理還缺乏科學(xué)的信息化管理系統(tǒng)功能規(guī)劃。一直以來(lái)，高校檔案管理都注重檔案保管而對(duì)檔案的利用不夠重視，所以在建設(shè)管理信息系統(tǒng)功能時(shí)也更加注重檔案保管的功能，管理系統(tǒng)的功能建設(shè)以檔案的收集和檔案的保存為主，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案信息資源的深度挖掘和有效利用，缺乏對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用的功能。此外，信息化管理系統(tǒng)的功能比較單一，基礎(chǔ)的檔案查詢和檔案檢索功能最為常見(jiàn)，其他的功能開(kāi)發(fā)較少，對(duì)檔案管理工作的多元化發(fā)展非常不利。一些高校對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的功能建設(shè)追求全面，但是卻忽視了系統(tǒng)功能的現(xiàn)實(shí)性，導(dǎo)致一些功能并沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.3 高校檔案信息化管理制度落后

在高校檔案的信息化管理中，管理制度具有重要的作用，很多檔案管理工作都要依靠管理制度來(lái)開(kāi)展，才能做好檔案的信息化管理[2]。但是從實(shí)際的情況來(lái)看，目前一些高校的檔案信息化管理制度建設(shè)比較落后，并沒(méi)有根據(jù)時(shí)代的發(fā)展來(lái)創(chuàng)新，還使用以往的管理制度。而高校檔案的信息化管理中，檔案管理的要求、規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)都發(fā)生了很大的變化，以往的工作制度已經(jīng)不能滿足要求，阻礙了檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。

3 高校檔案信息化管理的對(duì)策

3.1 促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展

要促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，就要求管理部門(mén)加強(qiáng)不同部門(mén)信息化建設(shè)的和諧發(fā)展。對(duì)于檔案資源的收集和整理都要采用統(tǒng)一的管理主體格式和形式，開(kāi)發(fā)相關(guān)的管理軟件時(shí)，也要注重不同部門(mén)的軟件功能同步。購(gòu)買(mǎi)相關(guān)的信息化管理硬件時(shí)，也要實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)的同步，才能實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)之間的協(xié)同化管理。此外，還要加強(qiáng)高校檔案管理部門(mén)和社會(huì)機(jī)構(gòu)、政府部門(mén)等的溝通合作，實(shí)現(xiàn)不同機(jī)構(gòu)之間的檔案資源共享，以此來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。

3.2 優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)的功能建設(shè)

強(qiáng)化高校檔案信息化管理就要優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)的功能建設(shè)。在實(shí)際的功能建設(shè)中，要從實(shí)際出發(fā)，了解高校檔案信息化管理的實(shí)際需求，從實(shí)際需求出發(fā)來(lái)做好管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)[3]。建設(shè)管理系統(tǒng)時(shí)要掌握高校檔案管理工作的整體規(guī)劃，并在此基礎(chǔ)上來(lái)做好功能框架設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)可以實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理基礎(chǔ)功能的系統(tǒng)框架，然后再結(jié)合一些不同階段的實(shí)際需求來(lái)做好階段性的功能建設(shè)。在系統(tǒng)功能建設(shè)中，不僅要把握系統(tǒng)功能的全面性，同時(shí)還要注重其現(xiàn)實(shí)性，做好檔案利用和檔案服務(wù)方面的功能建設(shè)，強(qiáng)化高校對(duì)檔案資源的利用。

3.3 建設(shè)先進(jìn)的高校檔案信息化管理制度

高校要做好檔案的信息化管理工作，就要平衡好檔案業(yè)務(wù)多元化和信息化環(huán)境，結(jié)合實(shí)際的工作需求和工作要求來(lái)制定多層次的檔案信息化管理制度，從多個(gè)方面和多個(gè)層面來(lái)建設(shè)檔案管理制度。此外，還應(yīng)該更新管理制度的內(nèi)容，由于高校的信息化管理環(huán)境在不斷改變，因此管理制度的內(nèi)容也要不斷更新，要與時(shí)俱進(jìn)，可以在充分了解行業(yè)信息化的管理規(guī)定和相關(guān)政策的基礎(chǔ)上來(lái)出臺(tái)合適的政策。

4 結(jié)語(yǔ)

高校檔案管理信息化管理未來(lái)將會(huì)朝著管理系統(tǒng)建設(shè)集成化、管理模式協(xié)同化的方向發(fā)展，檔案信息化管理工作要想適應(yīng)未來(lái)的發(fā)展，有效解決當(dāng)前存在的各種問(wèn)題，就要促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)的功能建設(shè)，建設(shè)先進(jìn)的高校檔案信息化管理制度。

參考文獻(xiàn)

[1]張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現(xiàn)實(shí)困境與對(duì)策——基于大數(shù)據(jù)思維下高校人事檔案信息化建設(shè)的探討[J].學(xué)術(shù)論壇，2016，（4）.

[2]李衛(wèi)忠.高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)，2018，（1）.

[3]王雪芹.信息化時(shí)代高校檔案管理存在的危機(jī)及對(duì)策分析[J].宿州學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，（4）.