淺談機關檔案管理工作信息化建設

摘 要：在現(xiàn)代信息社會中，信息技術的應用愈益廣泛，對于檔案管理領域也形成了廣泛的影響。特別是對于機關檔案所進行的管理工作來說，由于檔案管理領域在機關部門的各項工作中發(fā)揮基礎作用，屬于一項長期、復雜的工作，沿用此前的工作方法效果不理想，應該做到與時俱進。借助于信息化建設的開展，可以讓該項工作更為準確、高效。本文首先分析在機關檔案管理工作中開展信息化建設的重要意義及其相關影響因素，在此基礎上，有針對性地提出改進建議。

關鍵詞：機關單位；檔案管理；信息化建設

由于機關檔案管理涉及多方面的信息，在具體工作中會面臨準確度不高、效率低下等問題，所以提升機關檔案管理的工作水平，推行該項工作的信息化建設，不僅意義重要，而且亟待解決。借助于信息化建設，可以顯著提升機關檔案工作的自動化水平，有效簡化工作開展的流程，便捷檔案的查詢，充分發(fā)揮機關檔案的基礎性。作為機關單位必須結合實際工作情況，富于成效地推進檔案工作的信息化建設，讓檔案管理各項工作內容更為規(guī)范化，大幅提升檔案管理工作的效率[1]。

1 機關檔案信息化建設的意義

在檔案管理工作中，采用更具有創(chuàng)新力、更符合技術要求的管理方案，才能有效地提升工作效果，并按照檔案領域的工作規(guī)律，增強機關檔案管理的規(guī)范化、標準化，這就需要開展機關檔案信息化建設工作。首先是可以借助于檔案管理信息化工作的開展，充分將機關單位日常工作的各項資料、相關數(shù)據(jù)更為有效地收集起來，打造更為完善的信息系統(tǒng)，助力機關部門的日常管理工作做到規(guī)范、高效。其次是在開展機關部門的檔案信息化工作以后，可以大幅提升單位收錄、保管以及檢索、利用檔案信息的效率[2]。機關檔案在其各項工作中是貫穿始終的，必須充分保證檔案內容的準確性、完整性。信息化形式的檔案更便于建立、查找。再次是機關部門檔案管理成本的節(jié)約。隨著信息化水平得到提高，不僅可以更為便捷地錄入信息，而且可以有效保存檔案信息，不需要大量庫房空間，也不需要檔案裝具等設備，從而有效節(jié)約機關部門在檔案領域的人力、物力以及財力方面的投入，充分提升機關檔案管理的經濟效益以及社會效益。

2 機關檔案信息化建設的不足

1）檔案管理制度方面。雖然有關部門已經出臺了很多相關的管理制度， 但是相對于其他行業(yè)來說，在檔案管理領域的制度與機關各項工作的需要還是難以做到完全匹配的，這些管理制度在一定程度上滯后于工作需要，存在一定欠缺。這樣由于制度方面的欠缺，造成檔案管理相關制度缺乏必要的約束力，不僅使得檔案管理崗位的工作人員難以有效開展檔案管理工作，而且也不符合檔案管理信息化建設的要求。

2）配套設施方面。機關檔案信息化建設的效果與資金投入、軟硬件方面的條件都有著密切關系。例如在檔案管理方面，需要設計出符合具體工作要求，涵蓋相關檔案管理應用的高效軟件，但是在對軟件進行開發(fā)的這一過程中，一方面需要信息技術以及專業(yè)團隊的支持，另一方面也需要龐大的資金、資源的支持，所以，打造出成熟軟件的難度是相當大的。因此，很多機關單位在檔案管理中采用的方法是，在進行內部資料流通的時候可以使用相對簡單的檔案管理軟件， 而在其他情況下僅使用一些紙質形式的資料。還有一些單位所做的檔案管理信息化工作，僅僅是對一些紙質的機關檔案資料進行簡單掃描，將其做成電子檔案，在重要技術應用方面缺乏突破[3]。

3）工作人員方面。由于在日常工作中，機關檔案管理通常涉及很多不同的領域，所以需要相關工作人員具備多方面的專業(yè)知識、技術能力，才能勝任這項工作。特別是在檔案管理信息化方面，對于檔案管理崗位的工作人員提出了更多的專業(yè)要求，但是從大部分基層機關的現(xiàn)狀來看，其相關工作人員不僅在專業(yè)知識方面有一定欠缺，而且在專業(yè)能力等方面的培訓也遠遠不夠，難以在日常的檔案管理崗位上使用先進、復雜的信息化技術，這樣就影響了機關檔案管理領域的信息化應用，相關工作進程受到了一定制約。

3 檔案信息化建設的策略

1）充分重視，加強領導。檔案管理是機關單位各項工作的基礎，只有切實確保檔案資料的完整性以及準確性，借助于檔案記錄進行研究、總結，才能提高工作效率，形成科學決策。在這個意義上，機關單位以及檔案部門工作人員應該對此充分重視，認識到推行檔案管理工作信息化對機關效能的重要性，將其納入議事日程，不斷加大基礎設施建設、軟硬件建設等資源投入，打造機關檔案等信息資料的網(wǎng)絡系統(tǒng)，應用檔案資料數(shù)字化設備，從而有效提升機關檔案管理工作的信息化程度，便于檔案管理工作人員最大程度地開發(fā)檔案資料，充分發(fā)揮其作用[4]。

2）逐步規(guī)范信息資源管理?？梢栽谙嚓P領域的工作中貫徹信息化要求，例如在電子政務推進、考核的工作中，納入行政部門政務信息規(guī)范化整理等內容，這樣便于形成各部門的合力，在檔案信息管理領域進行宏觀調控，從而打造更為統(tǒng)一、集中的檔案信息管理制度。另外，由于在機關檔案資料中綜合了行政管理情況、人員隊伍情況等各方面的內容，所以在信息資源的錄入、保管、查閱等環(huán)節(jié)都要避免出現(xiàn)錯誤、遺漏等。

3）加強信息化人才隊伍建設。不斷完善對檔案管理崗位工作人員的考核、評價制度，將其工作熱情充分激發(fā)出來。通過人才引進、教育培訓等方法，打造熟悉檔案工作、了解信息技術應用的人才隊伍。在檔案信息資料的錄入、保存的過程中，應該妥善開展檔案信息的綜合分類工作，讓各類檔案信息、資料的結構充分優(yōu)化，從而更為有效地在部門間共享資源。通過編纂機關部門檔案信息目錄等方法，對檔案資料進行標引以及分類，讓檔案信息的資料內容更為科學有序。對于同屬性的檔案信息妥善集中，這樣便于查詢，提升工作效率[5]。另外要加強檔案資料標準規(guī)范方面的建設，例如電子文件的錄入、歸檔，以及檔案內容的存儲、查詢等，可以借助于一定的標準、規(guī)范予以明確，充分保證機關電子檔案信息內容的安全。

4）加強信息資源安全管理。由于機關檔案信息化需要在互聯(lián)網(wǎng)條件下展開，容易出現(xiàn)不法分子盜竊檔案信息的情況，所以機關單位在推進檔案管理部門的信息化建設工作中，應該從主機、網(wǎng)絡以及數(shù)據(jù)庫等環(huán)節(jié)全面加強信息資源的安全管理，借助于數(shù)據(jù)備份以及打造防火墻等技術方法，充分保障檔案資料的信息安全。

4 結語

綜上所述，對機關部門的檔案管理工作做出高水平的要求，是為了充分發(fā)揮其在各項工作中的基礎性作用，在信息時代背景下，要求根據(jù)信息化建設的標準，對檔案管理各方面、各環(huán)節(jié)的問題進行重新認識和部署。在推進機關部門檔案工作信息化的過程中，不僅需要單位領導重視其意義，投入所需資源，而且需要加大對于工作人員相關專業(yè)知識、技能的培訓，打造專業(yè)人員隊伍。為了保障工作效果，應該采用科學、合理的考核方法，形成監(jiān)督力度。只有這樣，才能更為有效地提高機關部門檔案工作的信息化水平，充分發(fā)揮機關檔案資料所具有的重要價值。

參考文獻

[1]林秀清.機關檔案管理工作信息化建設研討[J].現(xiàn)代交際，2018（20）：212-213.

[2]展賢東.淺談如何提高機關檔案管理工作水平[J].辦公室業(yè)務，2018（04）：106.

[3]王燕.機關檔案管理的現(xiàn)代化與信息化管理[J].中國管理信息化，2017，20（22）：183-184.

[4]唐微.淺談機關檔案信息化建設的實踐與創(chuàng)新[J].蘭臺世界，2017（S1）：62.

[5]陳慧.機關檔案管理工作信息化建設研究[J].辦公室業(yè)務，2017（07）：42-43.

作者簡介

葉麗娟（1983-），女，廣東深圳人，檔案專業(yè)技術員，研究方向：企業(yè)檔案管理、機關檔案管理等。