論檔案管理人員培訓(xùn)對于效能提升的有效性

伊麗萍

摘 要：科學(xué)是第一生產(chǎn)力的今天，人才素質(zhì)提升是檔案管理效能提升的最主要手段。通過對員工的培訓(xùn)，能夠提高員工的工作技能、工作業(yè)績還可以增強(qiáng)員工對檔案管理的歸屬感和忠誠度，從而能夠促進(jìn)檔案管的可持續(xù)發(fā)展，確保單位在競爭中立于不敗之地。

關(guān)鍵詞：檔案管理；培訓(xùn)；有效性

1 檔案管理培訓(xùn)的作用

有效的檔案管理培訓(xùn)，其實(shí)是提升檔案管理綜合競爭力的過程。事實(shí)上，培訓(xùn)的效果并不取決于受訓(xùn)者個人。而恰恰相反，檔案管理作為一個有機(jī)體的狀態(tài)，起著非常關(guān)鍵的作用。單位理通過各種有效的培訓(xùn)方式，使員工在知識、技能、行為、態(tài)度上得到不斷的提升最大限度的使員工的能力素質(zhì)與現(xiàn)任崗位或職務(wù)相匹配，進(jìn)而促進(jìn)員工現(xiàn)在和將來的工作績效的過程。這一學(xué)習(xí)過程，一方面促使員工為滿足新的工作要求不斷更新知識技能，實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)職工作的勝任。另一方面將提高員工專業(yè)素養(yǎng)和管理水平，為其將來從事更重要的工作、擔(dān)任更高級的職務(wù)做好準(zhǔn)備，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的良性循環(huán)。

只有通過培訓(xùn)才能使員工的檔案管理素質(zhì)得到提升；只有通過培訓(xùn)才能使檔案管理的意圖得到貫徹；只有通過培訓(xùn)才能使檔案管理制度得到具體落實(shí)；只有通過培訓(xùn)才能使檔案管理形成可持續(xù)發(fā)展的優(yōu)勢。所以，員工的培訓(xùn)對于檔案管理來說是具有及其重要的作用的。

2 檔案管理培訓(xùn)存在的問題

2.1 管理層對檔案管理培訓(xùn)工作重視程度不夠

近年來，國家一直在呼吁加強(qiáng)員工培訓(xùn)，重視知識和人才。但實(shí)際工作中，尤其是國有單位檔案管理培訓(xùn)更像運(yùn)動式的：上面抓得緊，下面就多做一些；上面抓的松，下面就放一放；說起來重要，做起來次要，忙起來不要。仍沒有把檔案管理培訓(xùn)工作作為單位實(shí)現(xiàn)科學(xué)、和諧、長遠(yuǎn)發(fā)展的有效手段來抓；沒有把檔案管理培訓(xùn)做為增強(qiáng)單位核心競爭力的重要基礎(chǔ)來抓。單位對員工的檔案管理培訓(xùn)，仍處于“迫不得已而培訓(xùn)之”。培訓(xùn)計劃即使有制定，也常處于“被修改”與“被實(shí)施”的地步

2.2 缺乏綜合培訓(xùn)需求分析，檔案管理培訓(xùn)課程內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性

這是個普遍的問題，檔案管理培訓(xùn)產(chǎn)生緣由總是由于單位出了問題時，管理層才匆匆決策要求推出檔案管理培訓(xùn)，而培訓(xùn)的內(nèi)容也總是圍繞相應(yīng)問題所提出某些看起來是最迫切的需求。實(shí)際上，這是一種非常被動的模式，是一種典型的問題發(fā)生-要求培訓(xùn)的問題驅(qū)動模式，很少有管理者冷靜的考慮：單位究竟需要在檔案管理方面培訓(xùn)什么，為什么每次培訓(xùn)都只是充當(dāng)馬后炮？這是第一個內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性的表現(xiàn)；另外一個表現(xiàn)在于檔案管理培訓(xùn)總體規(guī)劃和組織混亂，不能夠有效使培訓(xùn)內(nèi)容體系性一目了然，主要原因在于缺少層次分解、合理組織。

2.3 檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容不能有效適應(yīng)單位戰(zhàn)略和環(huán)境的變化

和其它工作一樣，檔案管理培訓(xùn)工作必須隨時根據(jù)時代的變遷，單位的變更來進(jìn)行調(diào)整，但是很多單位的檔案管理培訓(xùn)工作只是一種點(diǎn)綴，培訓(xùn)部門是單位的“花瓶”，有些老職工甚至認(rèn)為，沒有培訓(xùn)部門，單位的工資、獎金、福利開支還小些，日子還好過些。大多數(shù)單位培訓(xùn)臨時性、突擊性很明顯，不重視培訓(xùn)的實(shí)際效應(yīng)。

2.4 檔案管理培訓(xùn)工作中的相關(guān)人員職責(zé)不清，導(dǎo)致配合不好效率低下

許多人一提到檔案管理培訓(xùn)，一旦出現(xiàn)和知識經(jīng)驗(yàn)有關(guān)的問題，首先想到的就是組織人事部門。顯然這種觀念在單位里面有相當(dāng)?shù)木哂写硇?。但是從另外一個角度來看，負(fù)責(zé)培訓(xùn)的部門對于檔案管理內(nèi)容要求較高的科室部門知識經(jīng)驗(yàn)方面有些勉為其難，出于這個原因，組織人事部門和相應(yīng)的使用部門和職能部門需要進(jìn)行清晰界定相互職責(zé)和角色，才能有效的提升檔案管理培訓(xùn)效率。

3 提高檔案管理培訓(xùn)效果的策略

1）單位負(fù)責(zé)人要清醒認(rèn)識到檔案管理提升對單位生存發(fā)展的作用，改變落后的培訓(xùn)理念，積極搞好檔案管理的培訓(xùn)工作。培訓(xùn)不僅僅可以提高員工的技能，提高組織效率，更重要的是，它可以增強(qiáng)檔案管理工作對員工的吸引力，提高員工對單位的歸屬感。為員工的長遠(yuǎn)發(fā)展著想，這有利于培養(yǎng)員工對組織的感情。激勵員工不斷提高自身的專業(yè)技術(shù)水平，提高檔案管理的綜合實(shí)力和適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的要求，營造積極學(xué)習(xí)的氛圍，使尊重人才、渴望成才蔚然成風(fēng)。

2）做檔案管理工作培訓(xùn)需求調(diào)查，建立起系統(tǒng)有效的培訓(xùn)機(jī)制。檔案管理培訓(xùn)是以檔案管理發(fā)展戰(zhàn)略為導(dǎo)向，以提高檔案管理績效為目的一項系統(tǒng)性工程。檔案管理培訓(xùn)作為提升檔案管理核心競爭力的戰(zhàn)略舉措，檔案管理應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求，確定培訓(xùn)目標(biāo)，對員工進(jìn)行分層次的系統(tǒng)培訓(xùn)。單位必須建立一套系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)制來提高員工的業(yè)務(wù)能力，這套培訓(xùn)機(jī)制根據(jù)不同的檔案崗位類型要求，應(yīng)該包含書面資料、模擬工作實(shí)踐的教具、培訓(xùn)教師和培訓(xùn)時間表這四者部分或者全部。

3）檢查和評估是對于培訓(xùn)來說尤其重要。它是通過評估檢查培訓(xùn)的效果，歸結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)新的培訓(xùn)需求，為下一輪培訓(xùn)提供重要依據(jù)，從而推動檔案管理員工培訓(xùn)工作不斷走向深入。培訓(xùn)效果的評估要有可衡量的指標(biāo)，檔案管理角度的評估指標(biāo)可以分解為培訓(xùn)項目的效果和培訓(xùn)項目的投資回報率，員工角度的評估指標(biāo)可以分解為員工自身對培訓(xùn)師內(nèi)容的實(shí)用性及其掌握程度的評價，對培訓(xùn)方式、師資、環(huán)境等指標(biāo)的滿意度，以及對培訓(xùn)與自身發(fā)展及獲利機(jī)會的相關(guān)程度的感知。

4）培訓(xùn)方式應(yīng)靈活多樣。檔案管理工作若想實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展，就必須擁有一支素質(zhì)過硬的職工隊伍。檔案管理要不斷創(chuàng)新培訓(xùn)方式，增強(qiáng)培訓(xùn)的實(shí)效性，吸引員工自覺投入到培訓(xùn)中。

互幫互學(xué)，形成梯次培訓(xùn)。以一師帶多徒的模式，每人帶一個學(xué)習(xí)小組。讓他們工作有目標(biāo)、有責(zé)任，其小組的學(xué)習(xí)成果與負(fù)責(zé)人的績效考核掛鉤。此培訓(xùn)模式，充分發(fā)揮了技術(shù)骨干的傳幫帶作用。

就地取才，設(shè)立兼職教師庫。檔案管理可以利用現(xiàn)有的技術(shù)力量成立兼職教師庫，讓專業(yè)技術(shù)人員及骨干人員這些土生土長的教員上臺當(dāng)講師。兼職教師庫要信息齊全，不僅要收錄每名兼職教師的個人資料、職業(yè)資格等信息，還要規(guī)定教學(xué)計劃、教案等內(nèi)容，形成完備的培訓(xùn)信息庫。

總之，任何單位理要想在市場競爭中贏得一席之地，都必須依靠員工的不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)步，員工的素質(zhì)將最終決定檔案管理的競爭優(yōu)勢。所以，提升檔案管理工作層次就需要向培訓(xùn)要效益，通過有效的培訓(xùn)提高員工的自覺性、積極性、創(chuàng)造性、能動性來增加檔案管理的產(chǎn)出效益和組織凝聚力，為檔案管理的長期戰(zhàn)略發(fā)展培養(yǎng)后備力量，保持檔案管理長久的市場競爭力！

注釋

①若佳《提高檔案管理員工培訓(xùn)有效性的思考》http：//www.docin.com/p-285351821.html 2010年6

②2018年度培訓(xùn)計劃實(shí)施方案http：//wenku.baidu.com/view/4ff5eb3510661ed9ad51f3da.html

參考文獻(xiàn)

[1]淺談檔案管理培訓(xùn)中存在的問題及解決方案

http：//www.boke28.com/News_75_2876.html 2010年08月17日

[2]高虎.中小檔案管理如何有效開展培訓(xùn)工作

http：//www.chinahrd.net/talent-development/training-management/2012/1212/182234_2.html 2012-12-12

[3]楊宏.檔案管理員工培訓(xùn)的重要性

http：//www.boke28.com/News_75_2876.html 2012-02-17

[4]程富泉.提高企業(yè)員工培訓(xùn)有效性的思考[J].經(jīng)濟(jì)師，No.256（06）：189-191.