數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用及展望

李靄芬

摘 要：隨著我國信息化產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，信息技術(shù)在各個行業(yè)的運用已經(jīng)越來越普遍，其對行業(yè)變革所帶來的影響也是空前的。在這個大背景下，作為企事業(yè)單位基礎(chǔ)工作之一的檔案管理，也需要跟隨時代發(fā)展的步伐來實現(xiàn)數(shù)字化管理，并以此來促進單位自身的發(fā)展。本文就數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的應(yīng)用作出了分析并給出了相對應(yīng)的策略，做出了其發(fā)展的未來展望。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案；企事業(yè)單位；檔案管理

隨著網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、移動存儲技術(shù)、掃描技術(shù)等引入檔案管理，數(shù)字化檔案這種新型檔案信息形態(tài)進入了檔案管理的視域。相較于傳統(tǒng)形態(tài)的檔案，數(shù)字化檔案借助電子信息技術(shù)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的信息庫，具有傳遞簡單、查找方便、節(jié)省空間以及資料保存完好等特點，便于實現(xiàn)資源共享。目前國內(nèi)很多企事業(yè)單位已經(jīng)開始接觸和應(yīng)用到了實際工作當中，其帶來的便捷和高效性是以往所無法想象的，得到了大多數(shù)單位的高度重視，盡管在建設(shè)初期需要投入大量的人力和財力，但是其帶來的回報是巨大的。

1 數(shù)字化檔案管理概述

“數(shù)字化檔案管理是一種運行在高速寬帶網(wǎng)絡(luò)上的、可跨庫檢索的海量數(shù)字化信息資源庫群，對有價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學數(shù)據(jù)等多媒體信息進行收集，進行數(shù)字化加工存儲和管理，實施知識增值，并提供基于網(wǎng)絡(luò)的電子存取服務(wù)?！本湍壳皵?shù)字化檔案的源文件層面來看，數(shù)字化檔案主要由兩種源文件形態(tài)構(gòu)成，一種是將紙質(zhì)文檔通過掃描轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化媒介錄入到計算機數(shù)據(jù)庫中，另一種是最初就是以數(shù)字形式保存的文字、圖像、聲音、動畫等多種形態(tài)的數(shù)字信息。使用數(shù)字技術(shù)能夠存儲海量信息，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)不受時間和地域限制，高效方便地查詢、檢索信息并獲得信息服務(wù)。通過數(shù)字化檔案管理，可極大提升檔案管理工作效果，促使檔案信息更好的應(yīng)用于企事業(yè)單位生產(chǎn)、經(jīng)營和管理之中。

2 數(shù)字化檔案順應(yīng)社會和時代發(fā)展需求

隨著時代的發(fā)展，人們的生活和工作節(jié)奏不斷加快，檔案管理工作也不例外，數(shù)字化檔案管理可以使各項工作的開展更為高效。并且，目前公眾需要社會各個領(lǐng)域各項工作更為透明化，為了順應(yīng)這一社會發(fā)展趨勢，滿足公眾對于信息共享的迫切需要，數(shù)字化檔案管理勢在必行。檔案管理部門也需要數(shù)字化檔案來為公眾提供更加便捷高效的信息服務(wù)。以往紙質(zhì)檔案保存時間短、保存難度大，查找工作量大，如果想要在紙質(zhì)檔案室中找到需要的信息如大海撈針，但是應(yīng)用了數(shù)字化檔案管理之后，公眾甚至在家就可以輕松獲取到所需要的檔案信息。

3 數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用

3.1 提高檔案管理工作效率

計算機可以儲存大量信息是人們都已熟知的事實，數(shù)字化檔案管理將檔案信息以數(shù)字化形態(tài)進行存儲，跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案管理將檔案掃描并記錄保存到計算機中，節(jié)省了空間，使得檔案能夠完整的保存下來。相應(yīng)的，運用計算機運算效率高的特點，可以簡化檔案管理工作步驟，節(jié)省工作人員建檔、錄檔和存檔的時間。不僅如此，數(shù)字化檔案存儲通常不會出現(xiàn)，在管理中漏掉某些檔案而使單位蒙受巨大的損失的情況，在很大程度上提升了工作的準確率和安全性。并且，在查找數(shù)字化檔案時，可以借助檔案數(shù)據(jù)平臺在計算機上進行檢索，也使得檔案管理的檢索任務(wù)效率得到了很大程度的提升。

3.2 降低檔案管理成本

數(shù)字化的檔案管理不僅能夠提高工作效率，在資源節(jié)省方面也發(fā)揮著非常重要的作用，能夠為企事業(yè)單位節(jié)省經(jīng)濟成本。與以往的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化的檔案只需要存儲到計算機的硬盤當中，減少了大量紙質(zhì)的消耗。舉個簡單的例子，理論上來說10T的硬盤可以存儲5萬億個字節(jié)，以采用64位處理器的電腦來看，5萬億個字節(jié)約等于6250億個字，《紅樓夢》全書73萬字，10T的硬盤大約可以存儲85萬本《紅樓夢》。如果用以往的紙質(zhì)存儲方式，其消耗是顯而易見的巨大。而且移動硬盤的便攜性和機械硬盤的不易損壞性都具有他們獨特的優(yōu)勢，可以用來處理各種不同類型的檔案存儲工作，使檔案的存儲管理工作開展更為順利和高效。不僅如此，以往的紙質(zhì)檔案在長時間的存儲后，會出現(xiàn)潮濕和蟲蛀等損壞和損毀現(xiàn)象，會對企事業(yè)單位所需的信息造成非常大的損失，也需要投入更多的人力和財力進行后期的維護工作，但是數(shù)字化的檔案卻不會出現(xiàn)這些問題。

3.3 推進檔案管理信息共享

共享性是信息的基本特征之一，而信息社會是社會成員充分共享信息的社會，只有通過共享，信息這一戰(zhàn)略資源才能得到最大限度的開發(fā)和利用，并為社會的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。運用數(shù)字化手段進行快速高效的信息交流，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，已成為當前檔案使用的新趨勢。數(shù)字化的檔案管理能夠為檔案信息的共享帶來便捷，使單位內(nèi)部各部門之間的檔案信息資源得到有效的整合，而隨著大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)的發(fā)展，不同單位，不同區(qū)域之間的檔案信息資源也能夠互相的交流，數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)可以為社會各界提供良好的檔案資源平臺，節(jié)省許多的不必要的時間，極大提升檔案信息資源的利用率。

4 數(shù)字化檔案的發(fā)展展望

就目前的檔案發(fā)展趨勢來看，檔案管理工作開始逐漸朝著信息化和服務(wù)化和資源共享方向發(fā)展。所以，要把握好數(shù)字檔案發(fā)展的具體形式，才能更好的開發(fā)和發(fā)展數(shù)字化的檔案管理工作，以此來發(fā)揮出檔案管理的優(yōu)勢。物聯(lián)網(wǎng)、云計算技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的成熟，已為建設(shè)數(shù)字化檔案管理平臺建設(shè)提供了技術(shù)保障，檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)高效互聯(lián)，檔案信息資源共享平臺與其他業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)發(fā)展與集成，平臺性能優(yōu)化實踐將指導(dǎo)檔案信息化業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、檔案信息資源高效管理和檔案信息服務(wù)實現(xiàn)多元化。

5 結(jié)語

綜上所述，隨著我國科學技術(shù)和經(jīng)濟水平的高速發(fā)展，檔案工作也要隨著時代的發(fā)展而進一步的邁入數(shù)字化的發(fā)展中。數(shù)字化的檔案管理工作不僅能促進工作效率的提升，也能進一步的提高工作質(zhì)量和節(jié)省運作成本，使得檔案管理工作發(fā)揮最大的作用。

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