事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合研究（2）

鐘穎

摘 要：隨著信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)影響力的不斷擴(kuò)大，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)更顯自動(dòng)化的特征，為事業(yè)單位內(nèi)外部交流提供無(wú)縫化信息溝通渠道。事業(yè)單位檔案管理也注重與自動(dòng)化辦公相融合，構(gòu)建智能檔案管理機(jī)制，以有效提高管理效率。但是，檔案管理實(shí)踐尚未與事業(yè)單位辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高效整合，影響資源配置的合理性?；诖?，本文以信息化為背景，對(duì)事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合問(wèn)題進(jìn)行了深入的探討，以期為事業(yè)單位良性發(fā)展創(chuàng)造更加優(yōu)質(zhì)的條件。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；辦公系統(tǒng)；智能檔案管理；融合

在科技的帶動(dòng)下，事業(yè)單位普遍實(shí)行了辦公自動(dòng)化，以信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，強(qiáng)化信息共享，各部門(mén)配合更顯協(xié)同性，信息收集與處理的效率更高，在根本上大大提高了事業(yè)單位辦公效率。事業(yè)單位檔案管理事業(yè)也參與信息化建設(shè)，采用了數(shù)字化檔案管理模式，構(gòu)建了信息化檔案管理平臺(tái)，檔案管理智能化發(fā)展迅速。由此可見(jiàn)，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與檔案管理的信息化建設(shè)都取得跨越式發(fā)展，但是，尚未實(shí)現(xiàn)高效整合。為此，既要正視融合的可行性，又要進(jìn)行深入探討，以實(shí)現(xiàn)二者共同進(jìn)步與發(fā)展。

1 結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際對(duì)辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的概述

1.1 辦公系統(tǒng)與智能檔案管理融合的背景

針對(duì)辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合，主要是以大數(shù)據(jù)為時(shí)代背景。從條件上分析，事業(yè)單位內(nèi)部要具有成熟與完善的信息管理系統(tǒng)，滿足信息共享平臺(tái)構(gòu)建的要求，擁有順暢的信息交流通道，以此為依據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理在檔案收集整理中的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位資源最優(yōu)化配置。

1.2 辦公系統(tǒng)與智能檔案管理融合的內(nèi)容

從整合內(nèi)容上分析，辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合涉及范圍較廣，既要進(jìn)行信息資源的大范圍再組織，又要對(duì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行綜合運(yùn)用，探尋系統(tǒng)間的內(nèi)在聯(lián)系，融實(shí)體整合與虛擬資源整合于一體，更加充分發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，保證崗位與人員配備的科學(xué)性與高效性。具體講，信息資源的整合要以保密原則為前提，以保密級(jí)別為基礎(chǔ)，合理進(jìn)行檔案信息的權(quán)限分配，保證信息共享的同時(shí)，增強(qiáng)信息安全性。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)整合的對(duì)象是智能檔案管理系統(tǒng)中涉及的先進(jìn)新技術(shù)，主要包含數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫(kù)等。針對(duì)系統(tǒng)整合，目標(biāo)是提升兩個(gè)系統(tǒng)共存的兼容性。實(shí)體整合關(guān)注的是檔案資源的存儲(chǔ)空間等具體問(wèn)題。人才配置整合更多重視的是檔案管理人員所擁有的知識(shí)結(jié)構(gòu)與體系。也就是說(shuō)，整合背景下的人才既要掌握先進(jìn)的信息知識(shí)與技術(shù)，又要擁有扎實(shí)的檔案管理理論。

1.3 事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理融合發(fā)展的目標(biāo)

針對(duì)事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合，要遵守“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分層管理”的基本準(zhǔn)則，強(qiáng)化對(duì)單位內(nèi)部資源的合理調(diào)配，在維護(hù)兩個(gè)系統(tǒng)基本功能的前提下，依托高素質(zhì)的人員，達(dá)到對(duì)各種資源的高效利用。目前，雖然兩個(gè)系統(tǒng)融合工作備受認(rèn)可，但是，存在明顯的分割性，也就是說(shuō)，資源配置尚未集中，分散性較強(qiáng)，阻礙信息的順暢交流。立足互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，一旦信息出現(xiàn)閉塞情況，事業(yè)單位信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)順暢溝通，工作效率無(wú)法提升，與時(shí)代需求相差甚遠(yuǎn)。也就是說(shuō)，只有有效清除辦公系統(tǒng)與智能檔案管理系統(tǒng)之間的信息閉塞與隔閡，事業(yè)單位服務(wù)社會(huì)的價(jià)值才能夠得以實(shí)現(xiàn)。

2 事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理融合發(fā)展的基本原則

2.1 遵循統(tǒng)一化原則，力求操作與運(yùn)行的標(biāo)準(zhǔn)性

目前，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理系統(tǒng)之間存在差異性，集中體現(xiàn)在資源存儲(chǔ)格式、信息處理手段、數(shù)據(jù)庫(kù)類型等。正是文本結(jié)構(gòu)與處理模式的差異制約了信息的交流。為此，規(guī)范化是辦公系統(tǒng)與智能檔案管理得以融合的前提。也就是說(shuō)，要對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，力求算法與數(shù)據(jù)庫(kù)配置的一致性，促使不同部門(mén)之間應(yīng)用一套操作規(guī)范，為信息交流創(chuàng)造有利的條件。

2.2 正確識(shí)別信息保密級(jí)別，提升信息共享的安全性與可靠性

對(duì)于事業(yè)單位管理系統(tǒng)，無(wú)論是辦公系統(tǒng)還是智能檔案管理系統(tǒng)，在對(duì)信息進(jìn)行共享之前，都需要進(jìn)行一系列整理與分析。針對(duì)事業(yè)單位的智能檔案管理，信息在進(jìn)行交流與傳播之前，需要進(jìn)行合理分類，確定保密層級(jí)。也就說(shuō)，共享的信息要隸屬相應(yīng)保密級(jí)別范圍之內(nèi)，以保密規(guī)定為基礎(chǔ)，合理進(jìn)行信息分享，突出信息的條理性。

2.3 系統(tǒng)融合要易于掌握，操作盡顯便捷性

對(duì)于事業(yè)單位，其涉獵的工作范疇較廣，工作量繁重，依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人力操作的有力緩解。辦公系統(tǒng)與智能檔案管理系統(tǒng)的融合在根本上是為了擴(kuò)大資源共享性，以便更加有效地提升事業(yè)單位工作效率。基于此，二者在整合過(guò)程中，要貫徹操作便捷性原則，力求流程簡(jiǎn)潔高效，易于掌握。

3 如何加快事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合

3.1 以基礎(chǔ)設(shè)施整合為基礎(chǔ)，強(qiáng)化系統(tǒng)設(shè)施的升級(jí)與更新

對(duì)于當(dāng)前事業(yè)單位，其辦公自動(dòng)化系統(tǒng)普及率較高，同時(shí)，智能檔案管理系統(tǒng)也完成了基礎(chǔ)設(shè)施的升級(jí)。在兩個(gè)系統(tǒng)中，基礎(chǔ)設(shè)施類型較多，如服務(wù)器、計(jì)算機(jī)設(shè)備等，基礎(chǔ)設(shè)施的整合是系統(tǒng)融合的首要工作。具體講，基礎(chǔ)設(shè)施的整合主要是要正視差異性，以技術(shù)升級(jí)為前提，加快設(shè)備升級(jí)改造與統(tǒng)一，提升更新速度，為信息交流平臺(tái)的構(gòu)建奠定物質(zhì)基礎(chǔ)，力求應(yīng)用的安全性與可靠性。

3.2 重視人員培訓(xùn)與教育，促進(jìn)管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)的全面提升

在辦公系統(tǒng)與智能檔案管理融合中，管理人員發(fā)揮主導(dǎo)作用，面對(duì)更高的技術(shù)性要求。依托互聯(lián)網(wǎng)背景，事業(yè)單位管理人員需要具備較廣的知識(shí)儲(chǔ)備，融計(jì)算機(jī)技術(shù)、辦公知識(shí)以及檔案管理知識(shí)為一體。基于此，事業(yè)單位要重視人員培訓(xùn)與教育，應(yīng)用多種培訓(xùn)方式，如行業(yè)交流會(huì)、外派學(xué)習(xí)等，實(shí)現(xiàn)人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)的增強(qiáng)，為工作效率的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。依托高素質(zhì)的管理團(tuán)才能加強(qiáng)信息的溝通與交流，保證高效性。

3.3 加強(qiáng)制度與機(jī)制融合，力求深度與廣度

事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合針對(duì)的是不同類型的資源信息，強(qiáng)化兩個(gè)系統(tǒng)內(nèi)信息的整合。對(duì)于事業(yè)單位的辦公系統(tǒng)，其資源多以公開(kāi)形式進(jìn)行呈現(xiàn)，但是，檔案管理卻對(duì)保密性有著嚴(yán)格的規(guī)定。為此，為了促進(jìn)兩個(gè)系統(tǒng)的有機(jī)融合，需要以單位實(shí)際情況為基礎(chǔ)，構(gòu)建健全與完善的管理制度，囊括整合的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、操作流程等，強(qiáng)化兩個(gè)系統(tǒng)的深度融合。

3.4 落實(shí)安全管理工作，創(chuàng)設(shè)更加可靠的融合環(huán)境

在事業(yè)單位內(nèi)部，辦公以及檔案管理對(duì)安全性都提出較高的要求，信息安全性與可靠性十分關(guān)鍵，是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)融合不容忽視的內(nèi)容。具體講，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，要重視區(qū)分檔案保密級(jí)別，遵循保密規(guī)定，尤其是對(duì)于電子檔案，需要依托防火墻、管理技術(shù)達(dá)到對(duì)病毒、黑客等行為有效抵制。為此，事業(yè)單位在辦公系統(tǒng)與智能檔案管理融合進(jìn)程中，要落實(shí)安全管理工作，協(xié)調(diào)彼此安全級(jí)別，提升安全觀念，為融合提供更加可靠的環(huán)境。

4 結(jié)束語(yǔ)

立足新的發(fā)展時(shí)期，信息時(shí)代勢(shì)不可擋，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理發(fā)展迅速，融合成為趨勢(shì)，強(qiáng)化工作效率的全面提升。因此，要重視對(duì)事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行深入分析，遵循系統(tǒng)整合的基本原則，明確整合內(nèi)容，構(gòu)建針對(duì)性的發(fā)展策略，以先進(jìn)管理制度為依托，加快基礎(chǔ)設(shè)施的升級(jí)更新，重視人員培訓(xùn)與教育，落實(shí)安全管理思想，實(shí)現(xiàn)資源高效利用，強(qiáng)化事業(yè)單位信息共享與交流，為事業(yè)單位工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造有利條件，推動(dòng)整個(gè)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)健康與可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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