關(guān)于加強(qiáng)中小學(xué)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

邴洋

中小學(xué)檔案是學(xué)校在管理和教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種有保存價(jià)值的資料總和，是學(xué)校歷史與現(xiàn)狀的記錄和見證，是傳承教育文明的載體。實(shí)踐證明，檔案工作在學(xué)校的中心工作中，具有相當(dāng)高的價(jià)值和地位，有利于探索學(xué)校辦學(xué)規(guī)律、推進(jìn)學(xué)校規(guī)范發(fā)展。近年來，隨著各級(jí)對(duì)檔案工作的日益重視，以及中小學(xué)管理的日益規(guī)范化、程序化，當(dāng)前如何加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)校檔案建設(shè)，成為擺在我們面前的一項(xiàng)重要課題。下面，圍繞如何加強(qiáng)和改進(jìn)中小學(xué)檔案工作，粗略談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

1 中小學(xué)檔案管理工作取得顯著進(jìn)步

1.1 積極拓寬歸檔范圍

據(jù)走訪調(diào)研，近年來煙臺(tái)市各中小學(xué)校的檔案管理意識(shí)不斷增強(qiáng)，普遍結(jié)合日常業(yè)務(wù)工作，匯集學(xué)校的教師名單、各項(xiàng)榮譽(yù)、優(yōu)質(zhì)課程、教學(xué)論文等各類信息，并將其制作成表格、文本等形式匯編成冊(cè)并進(jìn)行了系統(tǒng)化、科學(xué)化歸檔，教學(xué)檔案、財(cái)會(huì)檔案、基建檔案等各類檔案材料的歸檔率不斷提高，使學(xué)校的基本資料信息和各項(xiàng)工作成績，做到留存有序、一目了然，切實(shí)為學(xué)校各項(xiàng)工作規(guī)范有序開展，創(chuàng)造了良好條件、提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)。例如，有些學(xué)校獨(dú)辟蹊徑，以學(xué)校校慶為良好契機(jī)，匯集歷屆校友名單、聯(lián)系方式等信息，創(chuàng)新性地形成了校友錄檔案，對(duì)提升學(xué)校知名度和美譽(yù)度起到了重要作用。

1.2 嚴(yán)格分類科學(xué)歸檔

近年來，煙臺(tái)市各中小學(xué)校普遍健全完善了檔案工作相關(guān)制度，出臺(tái)了檔案保管、檔案收集整理、檔案查閱等一系列制度文件，對(duì)檔案接收、收集整理、案卷排列、鑒定保管期限等方面，作出了明確具體的要求，切實(shí)做到了按制度、按規(guī)章管理檔案。各學(xué)校的檔案員也普遍增強(qiáng)了責(zé)任意識(shí)，基本上能夠按照相關(guān)制度規(guī)定要求開展工作，在文件分類、案卷裝訂、封面編目、案卷排列、目錄編制等業(yè)務(wù)上認(rèn)真仔細(xì)、一絲不茍，檔案普遍整潔有序、井井有條。

1.3 全面提升硬件配套

煙臺(tái)市各中小學(xué)校普遍加大檔案工作經(jīng)費(fèi)投入，有的學(xué)校專門在新建教學(xué)樓中開辟面積較大的庫房，將其作為專門的檔案管理室，并特意增加了檔案櫥具及防火、防盜設(shè)施，庫房面積、硬件設(shè)施等基本均能滿足實(shí)際需要和標(biāo)準(zhǔn)要求，使煙臺(tái)市中小學(xué)檔案管理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平不斷提升。

2 中小學(xué)檔案管理需要重視的幾個(gè)重要方面

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提

各中小學(xué)校檔案館大多掛靠在學(xué)校辦公室，而辦公室是學(xué)校的綜合部門，事務(wù)較為繁雜，檔案工作只是辦公室的一個(gè)單項(xiàng)工作。因此，領(lǐng)導(dǎo)重視與否，直接影響檔案工作的成效。毋庸諱言，當(dāng)前仍有部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)較為淡薄，認(rèn)為檔案工作技術(shù)含量低、作用不大，沒有將檔案工作納入主要議事日程，檔案工作處于沒有計(jì)劃、沒有考核、沒有標(biāo)準(zhǔn)的狀況。

2.2 人員素質(zhì)是做好檔案工作的基礎(chǔ)

檔案工作是一項(xiàng)具有較高專業(yè)性、技術(shù)性、規(guī)范性的系統(tǒng)工作，要收集、整理、接收大量的資料，并進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂、入庫等復(fù)雜的程序，將其變?yōu)橐缓泻袟l理清晰、隨時(shí)可查的檔案，需要扎實(shí)的檔案管理知識(shí)和實(shí)踐能力，還需要耐心細(xì)致、兢兢業(yè)業(yè)的敬業(yè)精神。但是，部分中小學(xué)檔案工作人員往往是校辦公室人員，一般身兼數(shù)職，并且流動(dòng)性較大，除了從事檔案工作，有的還要從事文字、財(cái)務(wù)、收發(fā)文等工作，導(dǎo)致其對(duì)檔案業(yè)務(wù)散而不精，甚至在歸檔文件分類排列、裝訂編目等細(xì)節(jié)上存在疏漏。

2.3 全面系統(tǒng)是做好檔案工作的核心

檔案追究的就是一個(gè)“全”字，不應(yīng)該存在漏項(xiàng)。目前，各學(xué)校在管理、教育和教學(xué)中，形成了大量的圖表、聲像等材料，類型五花八門、多種多樣，這些也是檔案工作不可遺漏的內(nèi)容。然而，部分中小學(xué)檔案門類載體相對(duì)比較單一，僅僅收集整理各種文書檔案，對(duì)形成的照片、音像、獎(jiǎng)牌、物品等，沒有按照要求進(jìn)行整理歸檔、移交進(jìn)館，處于你移交我接收、你不交我不管的被動(dòng)狀態(tài)。

2.4 開發(fā)利用是做好檔案工作的目的

保存檔案目的是為了“用”，如果“存而不用”，檔案就失去了存在的價(jià)值。有的學(xué)校盡管建立了檔案室保存了較多的檔案，但未能較好地為學(xué)校服務(wù)的功能，不善于利用檔案學(xué)校檔案記錄來進(jìn)一步總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、摸索辦學(xué)規(guī)律。目前，各中小學(xué)校在檔案開發(fā)利用方面，更多的是“守株待兔”，沒有挖掘自身的資源優(yōu)勢，變被動(dòng)為主動(dòng)，有效提供利用檔案或信息。

3 對(duì)加強(qiáng)中小學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)建議

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

研究出臺(tái)相關(guān)文件，要求各校本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的宗旨，將檔案工作納入學(xué)校總體工作規(guī)劃或工作要點(diǎn)中，并成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案資料保存情況納入學(xué)?？己梭w系，強(qiáng)化學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、中層、教師的檔案意識(shí)，促使他們自覺參與學(xué)校檔案建設(shè)，在全校形成人人重視檔案收集、積極參與檔案建設(shè)的濃厚氛圍。

3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案資源的開發(fā)

建議按照“變被動(dòng)為主動(dòng)”的原則，深層次開發(fā)學(xué)校檔案資源，將更多對(duì)學(xué)校發(fā)展有意義、有價(jià)值的檔案材料納入學(xué)校檔案管理工作的視野。例如，可以把歷年來學(xué)校的優(yōu)秀教職員工事跡、優(yōu)秀的論文等資料分類匯編成冊(cè)，在走廊櫥窗里展示學(xué)校教學(xué)科研獎(jiǎng)勵(lì)證書、獎(jiǎng)杯等，在墻壁張貼懸掛上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的題詞、珍貴照片等，使檔案成為宣傳學(xué)校的有效途徑。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培養(yǎng)

進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期聯(lián)合檔案部門舉行培訓(xùn)班，或者外派檔案人員到先進(jìn)地區(qū)或單位學(xué)習(xí)取經(jīng)。部分學(xué)校的檔案員隊(duì)伍青黃不接，可以發(fā)揮有經(jīng)驗(yàn)的老檔案員的“傳、幫、帶”作用，選拔和培養(yǎng)知識(shí)水平高的年輕檔案員，努力保持檔案員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，建設(shè)一支忠誠事業(yè)、業(yè)務(wù)精良的檔案員隊(duì)伍，使各學(xué)校的檔案工作扎實(shí)、有序、高效開展。