探討基于OAIS的數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)

摘 要：在我國，數(shù)字信息領(lǐng)域的實(shí)踐項(xiàng)目相對匱乏，特別是跨領(lǐng)域或者跨地域的實(shí)踐項(xiàng)目，在很大程度上為數(shù)字信息化發(fā)展帶來挑戰(zhàn)。本文從數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中的技術(shù)問題、數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中的管理問題以及數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中的法律問題三個方面入手，對數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中的重難點(diǎn)問題展開分析。在此基礎(chǔ)上，對基于OAIS的數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)策略提出具體建議。

關(guān)鍵詞：OAIS；數(shù)字檔案系統(tǒng)；功能框架

社會成員之間，除了借助資產(chǎn)、契約、人事以及技術(shù)等紐帶實(shí)現(xiàn)連接之外，一般還會借助信息作為媒介，在信息網(wǎng)絡(luò)的支持下實(shí)現(xiàn)成員之間的有效聯(lián)系，進(jìn)而達(dá)到信息資源共享的目的。在信息時代，隨著信息技術(shù)的高度發(fā)展及其在人們工作生活中的滲透，在很大程度上改變了人們的生產(chǎn)生活方式，也以此產(chǎn)生了龐大的數(shù)據(jù)信息。如何采取科學(xué)有效的措施對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和處理，成為重要課題。

1 OAIS的基本內(nèi)容分析

1.1 OAIS信息模型整合提出了信息包概念

OAIS全稱為開放式檔案信息系統(tǒng)模型，早在1995年應(yīng)國際標(biāo)準(zhǔn)化組織需求，美國國家航空與航天局空間系統(tǒng)咨詢委員會，針對數(shù)字資源存取標(biāo)準(zhǔn)以及長期保存的諸多概念和參考框架，展開了開發(fā)工作。OAIS信息模型整合提出了信息包概念，不僅明確了數(shù)字檔案系統(tǒng)信息流中輸入、運(yùn)轉(zhuǎn)以及輸出的結(jié)構(gòu)，同時也是這個信息管理模型的核心所在。信息包具體可以細(xì)分為提交信息包、分發(fā)信息包和存檔信息包三類，其中提交信息包主要是信息生產(chǎn)者提供給OAIS的信息包；存檔信息包中涉及一系列完整的保存描述信息，屬于OAIS可識別的存儲內(nèi)容范疇；分發(fā)信息包主要是結(jié)合使用者的實(shí)際需求，為其提供相應(yīng)的存檔信息包。

1.2 OAIS的數(shù)字存檔系統(tǒng)整體功能框架的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

OAIS定義六項(xiàng)功能實(shí)體，主要包括攝入模塊、檔案存儲模塊、數(shù)據(jù)管理模塊、保存規(guī)劃模塊、存取模塊以及檔案存儲模塊。在具體的數(shù)字存檔系統(tǒng)中，上述六項(xiàng)功能的存在為整體功能框架的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)提供了較為完整的高層概念框架模型。數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中，OAIS攝入模塊主要是指從信息生產(chǎn)者那里接收與提交信息包，并對信息包內(nèi)容實(shí)施質(zhì)量確認(rèn)，最終生成標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式與存檔信息包。OAIS攝入模塊負(fù)責(zé)對信息的接收與處理，在此基礎(chǔ)上為提交信息在檔案系統(tǒng)中的存儲與管理提供便利。檔案存儲模塊負(fù)責(zé)對信息包的存儲、維護(hù)與檢索，同時可以為相關(guān)功能的實(shí)現(xiàn)提供必要的保障。數(shù)據(jù)管理模塊負(fù)責(zé)執(zhí)行數(shù)據(jù)庫的更新以及對檔案數(shù)據(jù)庫的管理，通過對管理數(shù)據(jù)的檢索獲取查詢報告。系統(tǒng)管理模塊主要是針對整體檔案系統(tǒng)提供相應(yīng)的操縱管理，從而促進(jìn)系統(tǒng)運(yùn)行效率的提升。保持規(guī)劃模塊負(fù)責(zé)對OAIS環(huán)境的檢測，同時可以針對目標(biāo)用戶的變化提出相應(yīng)的評估。存取模塊依據(jù)信息等級分類以及用戶權(quán)限，與使用者實(shí)現(xiàn)通訊并接受請求[1]。

2 數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中的重難點(diǎn)問題

2.1 數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中的技術(shù)問題

在科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的背景下，電子資源的數(shù)字化必須依賴于科學(xué)的軟硬件。而軟硬件使用過程中的升級需求以及新舊版本的兼容問題，均在一定程度上加大了數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)難度。從數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)際情況來看，數(shù)字檔案系統(tǒng)的存儲成本不斷降低，進(jìn)而直接影響到舊版本資源的存取，一旦出現(xiàn)處理不當(dāng)?shù)膯栴}，則會導(dǎo)致資源失去使用價值。受到技術(shù)迭代這一因素的影響，會使得數(shù)字檔案系統(tǒng)構(gòu)建方案施行速度無法配合技術(shù)變革的步伐，導(dǎo)致“建成即過時”現(xiàn)象的出現(xiàn)。另一方面，數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)中的技術(shù)問題還體現(xiàn)在格式多樣這一方面，主要與信息輸入端采取多種軟件生產(chǎn)數(shù)據(jù)有著直接的關(guān)系。在信息格式資源間的數(shù)據(jù)交換過程中，如果面臨的文件格式多樣，會直接降低數(shù)據(jù)利用效率，對于數(shù)字檔案系統(tǒng)的服務(wù)水平也會產(chǎn)生影響。

2.2 數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中的管理問題

數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中，其管理工作的重要性不可忽視。在具體的管理過程中，一般需要從宏觀規(guī)劃、組織以及控制幾個方面來實(shí)現(xiàn)。這一過程中，數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)中存在的管理問題，主要表現(xiàn)為標(biāo)準(zhǔn)不明確和維護(hù)成本過高兩個部分。數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)，往往需要綜合考慮使用標(biāo)準(zhǔn)的問題，但是現(xiàn)階段數(shù)字檔案系統(tǒng)尚未形成針對性、統(tǒng)一化的參考標(biāo)準(zhǔn)。究其原因，與數(shù)字檔案系統(tǒng)涉及范圍廣泛以及行業(yè)跨度大等因素有關(guān)。此外，數(shù)字信息利用與管理，在很大程度上需要依賴與各類設(shè)備，長此以往，技術(shù)變革與設(shè)備維護(hù)均需要較多的成本投入。

2.3 數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中的法律問題

數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中除了技術(shù)問題與管理問題之外，還會遇到法律問題。一直以來，數(shù)字檔案的建設(shè)直接影響著社會文明的傳承與發(fā)展，受到國家的高度重視與大力支持，因此為了切實(shí)保證數(shù)字檔案系統(tǒng)中相關(guān)信息的存儲安全性與應(yīng)用安全性，往往需要依靠法律制度的有力支撐。但是當(dāng)前國家尚未針對數(shù)字檔案系統(tǒng)制定相應(yīng)的法律。雖然在司法等相關(guān)領(lǐng)域中強(qiáng)化了對網(wǎng)絡(luò)信息取證的認(rèn)可，但是還難以滿足數(shù)字檔案建設(shè)的實(shí)際需求。此外，數(shù)字檔案系統(tǒng)相關(guān)立法工作，也會受到多種程序與時間的限制，與數(shù)字信息較快的變革速度相比，數(shù)字檔案信息系統(tǒng)立法工作與制度保障工作逐漸發(fā)展成為其建設(shè)中的關(guān)鍵性問題。

3 基于OAIS的數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)策略

3.1 遵循“整體出發(fā)，分層建設(shè)”的原則

基于OAIS的數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)，其總體建設(shè)思路應(yīng)該遵循“整體出發(fā)，分層建設(shè)”的原則，同時切實(shí)保證數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化與規(guī)范化。第一，做好數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)的整體規(guī)劃，從全局角度出發(fā)對數(shù)字檔案系統(tǒng)涉及到的管理體制、功能模型、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、運(yùn)行模式、組織變革以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等內(nèi)容，實(shí)施科學(xué)的統(tǒng)籌規(guī)

劃[2]。比如：參考OAIS框架，結(jié)合對應(yīng)領(lǐng)域特征表現(xiàn)，設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu)，同時確定頂層框架，從而有計(jì)劃、有層次的推動數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)，并實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案系統(tǒng)的監(jiān)管指導(dǎo)。第二，統(tǒng)一數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。想要實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案系統(tǒng)各分層個體之間的信息共享與資源交換，統(tǒng)一數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和建立完善的規(guī)范體系尤為重要。期間，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)應(yīng)該遵循國際與國家檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，同時綜合體現(xiàn)機(jī)構(gòu)與行業(yè)業(yè)務(wù)的需求，盡可能做到簡潔明了，從而為標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一執(zhí)行創(chuàng)造便利條件。第三，試點(diǎn)探索。數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)任務(wù)本身具有一定的復(fù)雜性特征，難以做到一步到位。這種情況下，可以在建設(shè)過程中選擇某些單位機(jī)構(gòu)作為試點(diǎn)，通過先行試點(diǎn)這樣方式不斷探索出適合數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)方案。這一方式不僅可以為系統(tǒng)整體建設(shè)提供必要的范式作為，同時有利于數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)方案的優(yōu)化和完善。

3.2 以“縱橫結(jié)合”的方式實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)管理

在數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)工作中，“縱橫結(jié)合”這一策略的實(shí)施，主要在于數(shù)字檔案系統(tǒng)的分層構(gòu)建和縱向管理系統(tǒng)的構(gòu)建兩個部分。其中分層構(gòu)建的目標(biāo)為實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案系統(tǒng)中各個層次不同的定位與需求，而縱向管理系統(tǒng)的構(gòu)建，需要綜合考慮數(shù)字檔案系統(tǒng)整體的管控要求，在此基礎(chǔ)上滿足各個層平臺之間的信息共享需求。對此，筆者認(rèn)為，為了保證數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)性與合理性，在具體的實(shí)施環(huán)節(jié)中可以全面遵循“集中管理、單點(diǎn)構(gòu)建”這一基本原則[3]。

“集中管理、單點(diǎn)構(gòu)建”原則在數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用，也可以將其理解為“一體多點(diǎn)化”，這樣的管理系統(tǒng)構(gòu)建方式不僅可以提升多級權(quán)限控制的效率，在結(jié)合用戶角色所展現(xiàn)對應(yīng)權(quán)限視圖完成相應(yīng)的查詢、瀏覽、打印以及下載等任務(wù)中，也同樣發(fā)揮著在極其重要的作用。在數(shù)字檔案系統(tǒng)信息接收、移交、利用以及鑒定等環(huán)節(jié)中，借助一體多點(diǎn)化的管理模式，有利于進(jìn)一步拓展工作流引擎，促進(jìn)串行、并行、分支以及合流的靈活性。

3.3 加強(qiáng)數(shù)字檔案系統(tǒng)的組織保障與制度保障

在數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中，加強(qiáng)數(shù)字檔案系統(tǒng)的組織保障與制度保障，是有效應(yīng)對數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)中存在的相關(guān)法律問題的關(guān)鍵。數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，從啟動開始一直到完成，具有顯著的跨越時間長、人才需求大以及協(xié)調(diào)資源多等特征。對此，需要有專門的機(jī)構(gòu)配合實(shí)施合理的監(jiān)督與指導(dǎo)。第一，數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)中組織保障的實(shí)現(xiàn)，需要從成立專門的組織保障領(lǐng)導(dǎo)小組這一方面入手，以此來為組織資源協(xié)調(diào)工作的開展創(chuàng)造便利條件。同時，組織保障領(lǐng)導(dǎo)小組班子可以通過對數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)各項(xiàng)內(nèi)容的監(jiān)督與指導(dǎo)，從而達(dá)到宏觀把握各項(xiàng)工作有序進(jìn)行的目的。此外，結(jié)合數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)的基本要求，成立專家小組，由專家小組復(fù)雜完成數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)方案的制定工作，可以為數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)工作的開展提供必要的技術(shù)支持與業(yè)務(wù)支持。比如：在數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)期間，專家小組在充分掌握項(xiàng)目相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際情況和參考OAIS架構(gòu)，建立完善的數(shù)字檔案系統(tǒng)模型。第二，數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)中制度保障的實(shí)現(xiàn)。建立健全數(shù)字檔案系統(tǒng)管理制度，可以為相關(guān)管理措施的全面落實(shí)提供制度保障，在遵循“制度先行”的管理原則下，有效推進(jìn)相關(guān)工作持續(xù)穩(wěn)定進(jìn)行[4]。比如：結(jié)合數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)的基本情況，合理規(guī)劃宏觀制度、業(yè)務(wù)制度以及監(jiān)督制度等的建設(shè)，并將相關(guān)制度的建立與數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)相結(jié)合，使得管理制度可以充分體現(xiàn)出數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)考核驗(yàn)收等內(nèi)容。

4 總結(jié)

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)水平不斷提升和數(shù)字信息化高速發(fā)展的背景下，數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)逐漸引起高度關(guān)注。從數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)際情況分析來看，通過理論與實(shí)踐兩者的有機(jī)結(jié)合，才能不斷發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，進(jìn)而為數(shù)字檔案系統(tǒng)結(jié)構(gòu)多元化的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為檔案基礎(chǔ)工作信息化管理工作的高效開展打造良好的格局。這有這樣，才能更好地提升檔案管理的效率，發(fā)揮檔案系統(tǒng)的功能。

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作者簡介

高琪（1980-），男，浙江省紹興市，本科，畢業(yè)于上海同濟(jì)大學(xué)，助理館員，研究方向：文書檔案電子化、檔案信息系統(tǒng)。