如何做好檔案安全工作

于麗

摘 要：隨著中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)日新月異的發(fā)展，我國(guó)檔案事業(yè)得到了前所未有的迅速發(fā)展。然而，在我國(guó)檔案管理體系中，由于檔案資源數(shù)量龐大、管理層次復(fù)雜、發(fā)展不盡平衡等原因，一些地方檔案事業(yè)管理還存在諸多問題而檔案安全就是其中之一。下面，筆者結(jié)合全國(guó)檔案安全體系會(huì)議精神，特別是檔案安全體系建設(shè)的主要任務(wù)，對(duì)檔案安全工作作出以下幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵詞：檔案安全；工作；措施

隨著中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)日新月異的發(fā)展，我國(guó)檔案事業(yè)得到了前所未有的迅速發(fā)展。然而，在我國(guó)檔案管理體系中，由于檔案資源數(shù)量龐大、管理層次復(fù)雜、發(fā)展不盡平衡等原因，一些地方檔案事業(yè)管理還存在諸多問題而檔案安全就是其中之一。下面，筆者結(jié)合全國(guó)檔案安全體系會(huì)議精神，特別是檔案安全體系建設(shè)的主要任務(wù)，對(duì)檔案安全工作作出以下幾點(diǎn)思考：

1 增強(qiáng)檔案安全工作責(zé)任意識(shí)

檔案安全是檔案部門義不容辭的責(zé)任，必須擺上重要議事日程，上下共同努力，切實(shí)履職盡責(zé)。第一，要全面落實(shí)安全責(zé)任制。維護(hù)檔案安全，不僅是直接從事檔案的接收、保管、利用的工作人員的責(zé)任，與檔案工作相關(guān)的保障性崗位如技術(shù)、后勤、保衛(wèi)的工作人員以及計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)備和軟件開發(fā)維護(hù)人員，也都有保證檔案安全的責(zé)任和義務(wù)，要形成安全工作的全員合力，使檔案工作的全員全崗都成為檔案安全的第一責(zé)任人。第二，加大檔案安全管理的力度。認(rèn)真組織檔案工作安全檢查，深入檔案館室，掌握檔案安全情況，針對(duì)存在的安全問題，采取有效措施，堅(jiān)決予以整改。第三，組織開展檔案安全主題教育活動(dòng)，強(qiáng)化檔案工作人員安全意識(shí)。認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議精神，牢固樹立“檔案安全事關(guān)黨和國(guó)家根本利益”的思想，樹立“安全第一”、“安全問題無所不在”、“安全問題人人有責(zé)”的理念，把檔案安全上升到戰(zhàn)略高度來認(rèn)識(shí)，為檔案安全構(gòu)筑起堅(jiān)固的思想防線。

2 將安全工作貫穿于檔案管理的全過程

一是必須始終堅(jiān)持把檔案安全視作檔案工作的生命線，把檔案安全工作放在檔案工作的首位；二是必須始終堅(jiān)持“以防為主、防治結(jié)合”的基本原則，努力避免和減少各種外來因素對(duì)檔案安全的不利影響；三是必須始終堅(jiān)持安全督查與制度建設(shè)相結(jié)合，努力把各種可能的安全隱患消滅在萌芽狀態(tài)；四是必須始終堅(jiān)持把檔案信息安全與檔案實(shí)體安全放在同等重要位置，確保數(shù)字檔案和電子文件內(nèi)容真實(shí)、長(zhǎng)久可讀和有效利用。與此同時(shí)，就要求各級(jí)各類檔案館做好以下幾項(xiàng)工作：加強(qiáng)檔案館庫建設(shè)，加強(qiáng)制度建設(shè)和內(nèi)部管理，加強(qiáng)檔案安全設(shè)備設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案保管、利用安全管理，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，加強(qiáng)檔案接收征集工作，各級(jí)檔案部門要高度重視檔案安全工作，建立應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害及其他突發(fā)事件的防范和應(yīng)急處置機(jī)制，制定《檔案館突發(fā)事件應(yīng)急處理預(yù)案》，經(jīng)常開展演練，提高應(yīng)急處置執(zhí)行能力。同時(shí)，為把好檔案開放利用關(guān)口，還要切實(shí)建立檔案開放利用審核機(jī)制。一是對(duì)擬開放檔案進(jìn)行審核和審批。凡未開放的檔案，要按規(guī)定先審核后提供，嚴(yán)防不利于國(guó)家安全和國(guó)家利益以及公民利益的不應(yīng)公開檔案被公開利用。二是對(duì)擬在網(wǎng)上公開的信息進(jìn)行審核和審批。政府公開信息及相關(guān)信息，各單位要嚴(yán)格按照規(guī)定認(rèn)真審核、審批，切實(shí)杜絕各種不應(yīng)上網(wǎng)公開的信息上網(wǎng)發(fā)布。

3 保證電子文件安全

要嚴(yán)格按照《電子文件管理辦法》的要求，認(rèn)真管理電子文件，保證電子文件安全。一是制定歸檔范圍；二是統(tǒng)一技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，在全國(guó)標(biāo)準(zhǔn)尚未出臺(tái)之前，盡可能地使用兼容性強(qiáng)、適應(yīng)范圍廣的硬件和軟件，以利于下一步同全國(guó)檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)接軌使用；三是建立本地區(qū)電子文件中心，通過在線接收、離線接收等方式，對(duì)本館接收范圍內(nèi)的各單位的電子文件，進(jìn)行集中保存，集中備份；四是嚴(yán)格執(zhí)行電子文件安全備份，所有應(yīng)歸檔保存的電子文件至少有一套異地備份，所有劃入永久保存的重要電子文件，盡快轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)或縮微膠卷異質(zhì)保存；五是加強(qiáng)對(duì)電子文件信息系統(tǒng)和載體的安全檢測(cè)，按照國(guó)家規(guī)定的信息安全分級(jí)、等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)建立電子文件的信息系統(tǒng)和安全防護(hù)體系，加強(qiáng)涉密計(jì)算機(jī)及涉密載體的安全保密措施，對(duì)電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和認(rèn)證，保證存儲(chǔ)介質(zhì)長(zhǎng)期可用。

4 做好檔案的安全備份工作

一是切實(shí)開展檔案?jìng)浞莨ぷ?。按照?guó)家檔案局的要求，縣以上檔案館對(duì)電子文件進(jìn)行全面?zhèn)浞?，?duì)其他檔案按其重要程度，循序漸進(jìn)地全面?zhèn)浞?。二是?shí)行遠(yuǎn)距離、跨區(qū)域的異地存放。副省級(jí)市以上已建立異地備份庫的國(guó)家綜合檔案館，應(yīng)把本單位的重份檔案或已復(fù)制檔案的至少一套送往異地庫存放備份。三是落實(shí)檔案?jìng)浞葜贫取＝⒔∪⑦M(jìn)一步擴(kuò)大實(shí)行館際之間互為備份制度，省轄市檔案館參照副省級(jí)市以上檔案館的做法，互結(jié)檔案?jìng)浞輰?duì)子，互為對(duì)方提供異地備份庫。各省級(jí)檔案局應(yīng)制定省轄市檔案館異地備份的具體方案，并督促推進(jìn)實(shí)施。認(rèn)真組織檔案?jìng)浞萁唤庸ぷ鳎ＷC檔案實(shí)體及檔案信息的安全。切實(shí)加強(qiáng)備份復(fù)制件和備份數(shù)據(jù)維護(hù)，保證備份檔案和數(shù)據(jù)安全。目前，就檔案?jìng)浞莨ぷ鱽碚f尚需進(jìn)一步研究和探討。省市對(duì)接、互建備份庫，技術(shù)支撐尚有保障。省轄市及縣（市、區(qū)）的備份庫建設(shè)，從科技力量的投入方面尚參差不齊，對(duì)安全的備份工作難免有些隱患，特別是技術(shù)實(shí)力不對(duì)等的同級(jí)別縣（市、區(qū)），更對(duì)檔案?jìng)浞莅踩岢隽速|(zhì)疑。省市檔案部門應(yīng)組織力量對(duì)擬備份的檔案館進(jìn)行檢查，確認(rèn)在技術(shù)上能夠承擔(dān)備份的資質(zhì)要求。對(duì)暫時(shí)尚無技術(shù)條件相當(dāng)?shù)膫浞輰?duì)接縣（市、區(qū)），由省市檔案部門聯(lián)系協(xié)調(diào)具體的單位和相關(guān)事宜。

5 提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

一是檔案館工作人員的應(yīng)急培訓(xùn)。在各檔案館制定應(yīng)急預(yù)案的基礎(chǔ)上，定期或不定期地組織全員培訓(xùn)，旨在提高檔案工作人員應(yīng)急處置、執(zhí)行能力。二是檔案執(zhí)法人員的培訓(xùn)。通過培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的檔案執(zhí)法隊(duì)伍，切實(shí)監(jiān)督各級(jí)檔案館、綜合檔案室做好安全防護(hù)工作，督促各單位嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》和《黑龍江省檔案管理?xiàng)l例》中的各項(xiàng)規(guī)定，及時(shí)排除各種安全保密隱患。三是檔案局（館）長(zhǎng)培訓(xùn)。主要是采取觀摩學(xué)習(xí)的形式，采取走出去，請(qǐng)進(jìn)來的方式，吸取兄弟省市在檔案安保工作中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，并應(yīng)用于檔案安全體系建設(shè)的實(shí)踐中。