淺析計算機在現(xiàn)代檔案管理中的應用

王娟娟 劉皖皖

在當前社會經(jīng)濟飛速發(fā)展的社會條件下，如果仍然沿用以往的檔案管理模式，相信僅僅檔案管理工作，企業(yè)中就需要投入大量的人力、物力、財力，并且還會因為其數(shù)據(jù)量巨大，資料繁雜，人員眾多的特性，對日常的工作造成嚴重的影響，導致工作效率的降低。而檔案管理的信息化一旦實現(xiàn)，這些問題都會迎刃而解。

1 計算機檔案管理模式的必要性

首先，信息化的檔案管理能夠實現(xiàn)資源共享，龐大的數(shù)據(jù)在計算機中可以實現(xiàn)有效的歸類，如果需要翻閱檔案，可以通過檢索功能，而如果按照以往的方式，不僅會消耗時間，甚至給整個工作的進行造成影響。并且以往的檔案管理中，檔案都是以紙質的形式存在的，這種情況下，即使按照其相應的材料進行保管，但是還是會因為各種原因形成損毀，這種模式的檔案管理中，檔案的壽命都會比較短。而運用計算機進行檔案管理工作的模式，要關人員對于檔案原件的接觸就會大大減少，這在一定程度上就使得檔案原件的壽命得到了延長。并且還能夠減少檔案管理以及修復的成本。從以上方面就可以看出，檔案管理實現(xiàn)信息化不僅能夠方便使用，還能夠節(jié)約成本，因此，檔案管理信息化是當前社會發(fā)展的必然結果。

2 計算機應用于檔案管理中存在的問題

2.1 檔案信息發(fā)布與網(wǎng)絡建設缺乏通用性

計算機在應用于檔案管理工作以后，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能夠節(jié)省相應的人力資源，但是就當前我國計算機在檔案管理中的應用來看，還存在一定的問題。在具體的檔案管理工作中，檔案信息的發(fā)布不能與網(wǎng)絡建設實現(xiàn)通用。因此，針對這一問題，應該在對信息化的檔案管理工作進行相關操作流程的規(guī)范。這樣才能保證檔案工作的高效有序進行，避免出現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于檔案資料的質量不一致影響檔案管理工作的進行。

2.2 計算機檔案管理系統(tǒng)單一、落后

當前，雖然已經(jīng)實現(xiàn)了計算機檔案管理模式，并且許多單位都意識到了對檔案進行信息化管理的重要性，但是就當前的現(xiàn)狀來說，計算機檔案管理總體水平比較底下，管理系統(tǒng)也過于單一、落后，在這種情況下，實際的檔案管理工作還是會出現(xiàn)諸多的問題，影響信息化檔案管理的發(fā)展和有效推行。

2.3 計算機檔案管理存在安全隱患

當前，全球都處在一個信息化的時代，互聯(lián)網(wǎng)的開放性、共享性等特點都會導致一些不法分子對于檔案信息的盜取，當前在網(wǎng)絡中進行的眾多文件的交流其保密性都得不到保證。另外，計算機網(wǎng)絡中還存在病毒的侵襲，一個病毒就可能導致整個檔案系統(tǒng)的癱瘓，給相關的企業(yè)、個人帶來損失，但就我國現(xiàn)有的防火墻技術來說，對于一些黑客中的高手，并不能很好的進行控制，這就使電子檔案的安全受了嚴重的威脅。

3 針對計算機的檔案管理工作中存在問題的應對方案

3.1 規(guī)范化檔案信息的發(fā)布

傳統(tǒng)的檔案管理方式最大的一個缺點，就在于其檔案信息的質量良莠不齊。而計算機檔案管理，不同與其的一點就在于能夠更快、更方便的對檔案進行管理，但是，如果檔案在發(fā)布過程中沒有一個相應的規(guī)范，就會造成檔案資料的不一致，這樣同樣還是會對檔案管理工作造成不便，因此在計算機檔案管理工作中，對于檔案信息的發(fā)布，一定要對其進行規(guī)范化，這樣才能夠使電子檔案的質量得到保證。從而確保檔案管理工作的效率。

3.2 積極開發(fā)計算要軟件，完善計算機檔案管理

當前由于計算機檔案管理技術比較落后，因此在日常的檔案管理工作中，還是會出現(xiàn)一些問題，影響企業(yè)相關工作的進行，要想解決這些問題，就要大力進行計算機檔案管理系統(tǒng)相關軟件的研究和開發(fā)，這樣才能使計算機檔案管理工作得到完善，具體可以從四個方面進行：首先，加大對計算機軟件開發(fā)資金的投入，進行相應完善的計算機軟件的開發(fā)，最終達到操作方便、檢索等功能齊全，并且能夠實現(xiàn)高度兼容，針對不同單位都可以使用的檔案管理軟件。其次，對電子檔案相關規(guī)范、體系的完善，實現(xiàn)權責分明，保證電子檔案工作高效性。另上，對于電子檔案的管理工作應該有一個長期的發(fā)展規(guī)劃，使其形成一套科學、系統(tǒng)的，高效的檔案管理系統(tǒng)，推動電子檔案管理不斷的發(fā)展。最后，進行計算機檔案管理人才的培訓也是相當重要的，因為其管理模式的變化，相應的工作人員也需要對其進行一定的學習和了解，這樣才能夠更好的進行工作，并且實現(xiàn)對于檔案的操作和維護。

3.3 健全電子檔案相應的法律法規(guī)，提高檔案管理人員的檔案意識

電子檔案的實現(xiàn)，對企業(yè)方來說，極大的提高了其工作效率，同時也減少了巨大的人力、物力、財力的投入。但與此同時，電子檔案還是存在一些弊端，其安全性得不到保證，這就有可能對企業(yè)和個造成巨大的損失。因此，檔案管理人員在工作中一定要提高自身的業(yè)務水平，和檔案意識，在平時的工作中，要不斷的進行自身素質的提升，學習相關的計算機檔案管理知識，強化自身的綜合能力，這樣才能更好的對檔案進行管理和運用，滿足各方面的對于檔案的需求，并且能夠盡量的使檔案的安全性得到確保。另外，從政府方面來說，對于電子檔案相關法律法規(guī)的制定，也是保證電子檔案安全性的一個有效措施，同是也能使電子檔案的真實性得到確保。

綜上，當前計算機檔案管理已經(jīng)在我國得到了廣泛的應用，并且推動了我國檔案管理工作的不斷進行和完善。本文通過對當前檔案管理工作實現(xiàn)信息化的現(xiàn)狀進行分析，發(fā)現(xiàn)其在具體的工作中還存在一些問題，不過，信息化的檔案管理模式已經(jīng)得到了許多部門的重視，相信在相關部門的不斷深化研究中，計算機檔案管理工作一定會逐步得到完善。